IDT Vietnam Thực Hiện Dự Án Số Hoá Và Biên Mục Tài Liệu Số Tại Thư Viện Quốc Hội

IDT Vietnam hân hạnh trở thành đơn vị đồng hành và thực hiện dự án số hoá và biên mục tài liệu số của thư viện Quốc Hội từ tháng 9/2024 đến tháng 12/2024 với khối lượng tài liệu khổng lồ, cụ thể 4.468 cuốn, tương ứng với 1.717.778 trang tài liệu. 

Với đặc thù hoạt động trong nhiều năm, Thư viện Quốc hội có kho tài liệu tương đối đồ sộ trải dài ở nhiều thời kỳ phát triển của đất nước. Trong kho tài liệu có những loại tài liệu có từ trước năm 1975, có tuổi đời lên đến 50-60 năm thậm chí có những tài liệu lên đến 100 năm. Trong kho tài liệu có rất nhiều tài liệu quý hiếm và độc bản hiện đang xuống cấp nghiêm trọng. Chính vì vậy, số hoá tài liệu chính là phương pháp giúp bảo tồn nguồn tài liệu, tăng cường khai thác và tiếp cận đến nhiều cán bộ trong Văn phòng Quốc Hội và xa hơn nữa là đại chúng. 

Việc xây dựng tài nguyên số hiện đang là xu hướng tất yếu và phổ biến ở cả thư viện trong và ngoài nước. Dự án số hoá và biên mục tài liệu số tại Thư viện Quốc hội giúp giải quyết những vấn đề lưu trữ, bảo quản tài liệu, chia sẻ nguồn tài nguyên thông tin và cải thiện dịch vụ cung cấp thông tin cho người dùng tin. 

Đối với dự án số hoá và biên mục tài liệu số tại Thư viện Quốc Hội yêu cầu đơn vị thực hiện là IDT Vietnam thực hiện quét, nhận dạng ký tự quang học, kết xuất và nén file. Bên cạnh đó còn 1 số hạng mục công việc khác như: làm bookmark mục lục, thực hiện biên mục và đính kèm file vào phần mềm Dspace đưa lên hệ thống sẵn sàng cho người sử dụng. 

(Hình ảnh chuyên viên số hoá của IDT Vietnam tại Thư viện Quốc Hội)

Với bài toán do Thư viện Quốc Hội đặt ra, IDT xây dựng và điều chỉnh giải pháp phù hợp với tình hình thực tế như: 

Quy trình số hoá tài liệu lưu trữ tại dự án 

Tại quy trình này, IDT Vietnam thực hiện đầy đủ theo trình tự các bước được quy định tại Quyết định 1595/QĐ-BTTTT về việc công bố Định mức tạo lập cơ sở dữ liệu trong hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin ngày 3/10/2011 của Bộ Thông tin và truyền thông. Các bước bao gồm: 

Bước 1: Thu thập dữ liệu 

Bước 2: Đánh giá và phân loại dữ liệu 

Bước 3: Xây dựng dữ liệu đặc tả 

Bước 4: Nhập dữ liệu 

Bước 5: Chuẩn hoá và chuyển đổi dữ liệu 

Bước 6: Kiểm tra dữ liệu đã tạo lập 

Bước 7: Nghiệm thu và bàn giao sản phẩm 

(Hình ảnh chuyên viên số hoá của IDT Vietnam thực hiện dự án tại Thư viện Quốc Hội)

Giải pháp kỹ thuật về số hoá tài liệu và xử lý dữ liệu tại Thư viện Quốc Hội 

Đối với các loại tài liệu ở Thư viện Quốc Hội, IDT Vietnam cần đảm bảo tính chính xác, giữ nguyên bố cục của tài liệu gốc và đặc biệt không được tháo, gỡ hay bóc gáy tài liệu. Việc lưu trữ, sắp xếp các file điện tử được ký hiệu thống nhất theo trình tự khoa học, an toàn thông tin và có khả năng truy cập, khai thác ngay say khi tài liệu được tạo lập. 

Về chất lượng số hoá chắc chắn phải đảm bảo bằng biện pháp kỹ thuật và các chỉ tiêu kỹ thuật cụ thể như sau: 

• Độ phân giải tối thiểu là 300 dpi; màu 24 bit 
• Định dạng file đầu ra với ảnh gốc ở dạng .JPG hoặc .TIFF (trang tách rời) với tỉ lệ số hoá 100% 
• Ảnh gốc không nén; đảm bảo tính toàn vẹn về vật lý của tài liệu gốc trong quá trình số hoá (không làm rách, mất trang, hỏng gáy hoặc tháo gáy, tháo rời tài liệu) 
• Chất lượng hình ảnh rõ nét, đọc được dễ dàng và giống bản gốc 
• Có đầy đủ thông tin phục vụ trong việc quản lý và khai thác tài liệu; có khả năng lưu trữ và truyền tải thông tin thuận tiện 
• Các trang tài liệu sau khi số hoá phải được đánh dấu bằng cụm từ “bản sao lưu trữ” 

Các tài liệu sau khi xử lý cần được đáp ứng tối thiểu so với các tiêu chuẩn dưới đây: 

• Tài liệu cần được xử lý nhận dạng ký tự quang học (OCR) với các ngôn ngữ phổ biến bao gồm cả Tiếng Việt, để tra cứu toàn văn (fulltext) thông tin tài liệu. 
• Định dạng đầu ra sử dụng có nén, bookmark (làm mục lục) cho từng file tài liệu và sử dụng siêu dữ liệu mô tả như tiêu chuẩn Dublin Core. 

IDT Vietnam sở hữu 2 chứng nhận về hệ thống quản lý Chất lượng ISO 2015:9001 và hệ thống quản lý an ninh thông tin ISO 2013:27001 về số hoá tài liệu. 

Với lượng tài liệu đặc thù, Thư viện Quốc Hội yêu cầu đối với từng loại tài liệu sẽ được thực hiện trên các loại máy quét khác nhau, nhà thầu sẽ đảm bảo cung cấp các thiết bị phục vụ quá trình số hoá. 

• Đối với tài liệu đóng quyển cũ, dày và đóng sát gáy, dễ giòn, hư tổn không mở được 180 độ sẽ tiến hành số hoá trên máy quét sách có giá đỡ sách chữ V. 
• Tài liệu đóng quyển với độ dày từ 5cm đến 10 cm sẽ được tiến hành số hoá trên máy quét chuyên dụng A3 với công nghệ quét từ trên cao, có giá đỡ sách dạng tự động cân bằng và có tấm kính ép phẳng trang tài liệu. 
• Với các dạng tài liệu đóng quyển với độ dày dưới 5cm có thể mở được 180 độ được quét trên máy quét sách chuyên dụng với công nghệ quét trên cao. 

Toàn bộ quá trình quét tài liệu được thực hiện và kiếm soát nghiêm ngặt bởi phần mềm quản lý thi công số hoá chuyên dụng, giúp giảm thiểu những rủi ro không đáng có trong quá trình số hoá. 

Trong quá trình thực hiện tại dự án “Số hoá và biên tài liệu” tại Thư viện Quốc Hội, IDT Vietnam cũng gặp nhiều khó khăn do trong kho tài liệu đang có nhiều tài liệu cũ nên việc số hoá cần cực kỳ cẩn thận, tránh làm ảnh hưởng đến tài liệu. Bên cạnh đó, Thư viện Quốc Hội yêu cầu thi công tại chỗ trong khi diện tích để lắp đặt các thiết bị số hoá và phân loại còn hạn chế vê diện tích (50m2) cũng chính là bài toán khó để thực hiện dự án. 

(Không gian số hoá hạn chế khiến IDT Vietnam gặp nhiều khó khăn)

Qua 3 tháng thực hiện dự án số hoá và biên mục tài liệu tại Thư viện Quốc Hội, dù có gặp nhiều khó khăn về diện tích số hoá, khối lượng tài liệu lớn và có nhiều tài liệu cổ nhưng đội ngũ chuyên viên số hoá tại IDT Vietnam đã hoàn thành kịp mốc tiến độ của dự án và tiến hành kiểm tra, bàn giao và nghiệm thu chính thức vào tháng 12/2024. Với khoảng thời gian số hoá nhanh chóng cùng với chất lượng số hoá tốt nên IDT Vietnam đã được CĐT đánh giá rất cao đối với dự án “Số hoá và biên mục tài liệu” tại Thư viện Quốc Hội. 

IDT Vietnam là đơn vị có hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực số hoá tài liệu cho Thư viện. IDT Vietnam mong muốn được đồng hành cùng các Quý Thư viện trong nhiều dự án với nhiều quy mô khác nhau. Liên hệ ngay với IDT Vietnam để được tư vấn xây dựng đề án số hoá và giải pháp phù hợp với đơn vị. 

Tác giả: Đỗ Hải Anh

—————————-

Địa chỉ: Số 3/36 Trần Điền – Định Công – Hoàng Mai – Hà Nội

Email: contact@idtvietnam.vn

Điện thoại: 0243. 2222.720

Hotline: 0904.288.822

VPHN: 0246.291.1401/ 0246.326.1898

VPMN: 0282.229.5501/ 0938.651.659