DỊCH VỤ SỐ HOÁ TÀI LIỆU – GIẢI PHÁP LƯU TRỮ VÀ TRUY CẬP THÔNG TIN THƯ VIỆN

Trong thời đại công nghệ 4.0, số hoá tài liệu là một trong những xu hướng trên toàn thế giới ở nhiều lĩnh vực khác nhau. Số hoá tài liệu thư viện cũng không ngoại lệ, giúp bảo tồn, lưu trữ và tối ưu hoá việc tiếp cận thông tin. Tuy nhiên, không phải thư viện nào cũng có đủ thiết bị và nhân lực phụ vụ quá trình số hoá. Chính vì vậy, IDT Vietnam xây dựng dịch vụ số hoá tài liệu thư viện chuyên nghiệp, giúp các Thư viện số hoá tài liệu dễ dàng hơn bao giờ hết. 

Lợi ích khi sử dụng dịch vụ số hoá tài liệu

Sử dụng dịch vụ số hoá tài liệu thư viện không chỉ mang đến lợi ích cho người dùng mà cán bộ thư viện hay thư viện cũng thừa hưởng không ít lợi ích: 

Đối với thư viện 

Với thư viện khi sử dụng dịch vụ số hoá tài liệu chuyên nghiệp sẽ nhận được: 

• Tiết kiệm chi phí: Với các thư viện có lượng tài liệu lớn cần số hoá không thường xuyên thì việc thuê dịch vụ giúp giảm thiểu lãng phí khi phải mua sắm máy quét chuyên dụng, chi phí bảo dưỡng định kỳ hàng năm… Bên cạnh đó, thư viện không cần lập thêm phòng ban phụ trách về số hoá và chi phí đào tạo cho nhân viên. 
• Bảo quản tài liệu lâu dài và tiết kiệm không gian: Số hoá giúp lưu trữ online, khai thác thuận tiện giúp giảm nguy cơ hư hỏng trong quá trình khai thác nguồn tài liệu trong thư viện. 
• Chia sẻ và hợp tác với các thư viện khác: Khi số hoá tài liệu thì các thư viện có thể mở rộng việc chia sẻ, hợp tác và sử dụng chung nguồn tài nguyên học thuật giúp đáp ứng được nhu cầu đọc và nghiên cứu cho bạn đọc

Đối với bạn đọc 

• Hỗ trợ tra cứu nhanh chóng: Khi số hoá thì hầu hết các đơn vị thực hiện dịch vụ số hoá cần tiến hành OCR (Công nghệ nhận dạng ký tự quang học) giúp người dùng có thể tìm kiếm những thông tin dễ dàng trong tài liệu số hoá. 
• Dễ dàng truy cập từ xa: Số hoá giúp các đơn vị thư viện tổ chức, phân loại và khai thác trên cùng một nền tảng phần mềm. Bạn đọc có thể truy cập mọi lúc mọi nơi với điều kiện cần internet, điều này giúp nâng cao hiệu suất sử dụng thư viện và tăng văn hoá đọc trong cộng đồng. 

Đặc thù của tài liệu cần số hóa trong thư viện

Các tài liệu trong thư viện cần số hóa là những tài liệu cần bảo tồn, lưu trữ hoặc muốn phổ biến thông tin, nhân số bản sử dụng, khai thác đến tay người dùng tin (bạn đọc). Tùy theo mô hình và chức năng mà mỗi thư viện sẽ có nhiều loại tài liệu khác nhau, nhưng với kinh nghiệm triển khai nhiều án dự án số hóa dành cho thư viện. Dựa vào kinh nghiệm hơn 10 năm số hoá, IDT Vietnam đã triển khai số hoá các loại tài liệu như:  

–   Tài liệu đóng tập, nhiều trang

–   Khổ cỡ:  ≤A4

–   Chứa nhiều nội dung chữ, hình ảnh, bảng biểu, biểu đồ đan xen

–   Thông thường là sách, giáo trình, luận án, luận văn…

Kinh nghiệm ứng dụng công nghệ và nhân sự vào số hóa tài liệu thư viện

Với kinh nghiệm triển khai nhiều dự án số hóa trong lĩnh vực thư viện, IDT Vietnam hiện đang ứng dụng công nghệ, phần mềm và nhân sự trong việc số hóa tài liệu thư viện như sau:

Thiết bị số hoá tài liệu

Với đặc điểm tài liệu chủ yếu đóng tập nên việc sử dụng các thiết bị máy quét thông thường không thể đáp ứng việc số hoá tài liệu. Không thể sử dụng máy scan Flatbed để quét tài liệu sẽ làm gãy gập tài liệu đóng quyển, nội dung số hoá sẽ không đầy đủ vì không thể ép hết toàn bộ bề mặt cuốn sách dày. Còn đối với máy scan ADF(máy scan khay giấy tự động cho tờ rời) thì cán bộ thư viện bắt buộc phải tháo gáy, gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến tính toán vẹn của tài liệu. Với phương pháp này không thể áp dụng với những nguồn tài liệu độc bản, quý hiếm và mang rính chất lưu trữ lịch sử. 

Đối với dịch vụ “số hoá tài liệu thư viện” IDT Vietnam chú trọng sử dụng dòng máy scan overhead (máy quét dạng trên cao), có camera đặt phía bên trên để chụp hình ảnh của tài liệu và tiến hành xử lý. Các dòng máy quét này giúp lấy được hình ảnh sắc nét, không cần tháo gáy tài liệu và được ứng dụng trong nhiều thư viện trên thế giới. Máy scan overhead được IDT Vietnam ứng dụng linh hoạt dựa theo tình trạng tài liệu của thư viện như: máy quét thủ công, máy quét dạng bán tự động và máy quét tự động. Cùng IDT Vietnam tìm hiểu từng dòng máy mà chúng tôi đã ứng dụng vào dịch vụ số hoá tài liệu thư viện toàn quốc. 

Máy scan chuyên dụng quét thủ công

Với dòng máy này vẫn được thiết kế cụm camera ở phía trên giúp chụp hình ảnh tài liệu sắc nét, hệ thống phần mềm trang bị dễ dàng chỉnh sửa và làm phẳng trang, giúp rút ngắn quá trình xử lý tài liệu. IDT Vietnam ứng dụng dòng scan này với những đơn vị có khối lượng tài liệu không quá lớn nhưng yêu cầu cần chất lượng số hoá vượt trội. 

(Máy scan sách chuyên dụng Czur M3000 Pro V2)

=> Tham khảo thêm: Máy scan sách chuyên dụng M3000 Pro V2

Máy scan bán tự động 

Dòng máy này được thiết kế camera bên trên và được trang bị thêm giá sách chuyên dụng tự nâng hạ bằng mô tơ, có tấm kính giữ phẳng tài liệu tự đóng mở, và phần mềm của máy cho phép thiết lập các thao tác máy tự động scan, nâng hạ giá đỡ sách, đóng mở tấm kính. Khi đó người vận hành chỉ việc thao tác lật trang tài liệu. Các máy quét bán tự động có thể cho tốc độ khá cao lên đến trên 1.000 trang/giờ. IDT Vietnam hiện đang là đơn vị phân phối các dòng máy scan chuyên dụng tại thị trường Việt Nam. 

(Máy scan chuyên dụng bán tự động OS 15000 Advanced Plus)

=> Tham khảo thêm: Máy quét tài liệu OS 15000 Advanced Plus

Máy quét tài liệu tự động 

Với dòng máy quét này cán bộ không cần lật hay dở sách mà máy scan sẽ tự động. IDT Vietnam ứng dụng dòng máy ScanRobot của Treventus được tích hợp công nghệ lăng kính (Prism Technology) và công nghệ lật dở trang tự động bằng khí hiện đại nhất hiện nay trên thế giới. Tốc độ số hoá có thể đạt đến 2500 đến 3000 trang/ giờ. Với dòng máy quét này chỉ có thể số hoá các loại tài liệu có tình trạng mới, sách không bị dính và không bị rách. 

(Máy scan tự động ScanRobot 2.0 MDS)

=> Tham khảo thêm: Máy scan tự động ScanRobot 2.0 MDS

Sử dụng phần mềm quản lý quy trình và xử lý dữ liệu số hóa

Trong quá trình số hóa tài liệu thư viện, IDT Vietnam sử dụng phần mềm chuyên dụng giúp tối ưu hóa quy trình, tăng cường độ chính xác và đảm bảo quản lý dữ liệu hiệu quả. Phần mềm hỗ trợ nhiều công đoạn trong quy trình số hóa, bao gồm:

• Quản lý tài liệu gốc: Sắp xếp, phân loại tài liệu trước khi số hóa.
• Quét tài liệu & xử lý hình ảnh: Cải thiện chất lượng hình ảnh, tăng độ rõ nét.
• Nhận dạng ký tự quang học (OCR): Chuyển đổi tài liệu từ hình ảnh sang văn bản có thể tìm kiếm.
• Lưu trữ & tổ chức dữ liệu: Phân loại, gắn thẻ metadata để dễ dàng tra cứu.
• Bảo mật & kiểm soát truy cập: Đảm bảo tài liệu số hóa được bảo vệ an toàn.

Nhân sự có kinh nghiệm trong lĩnh vực số hoá

Để đảm bảo quá trình số hóa tài liệu thư viện diễn ra hiệu quả, chất lượng và chính xác. IDT Vietnam ưu tiên sử dụng các chuyên viên có trình độ chuyên môn và kinh nghiệm số hoá nhiều dự án lớn. Nhân sự tham gia số hóa cần thực hiện nhiều nhiệm vụ quan trọng, bao gồm:

• Chuẩn bị tài liệu: Phân loại, làm sạch, kiểm tra tình trạng tài liệu trước khi quét.
• Vận hành thiết bị số hóa: Quản lý máy quét chuyên dụng, máy ảnh số, phần mềm OCR.
• Xử lý dữ liệu sau quét: Kiểm tra chất lượng hình ảnh, chỉnh sửa, tối ưu hóa dữ liệu.
• Quản lý và bảo mật dữ liệu: Lưu trữ tài liệu số theo tiêu chuẩn, đảm bảo an toàn thông tin.

Chính vì vậy nhân sự số hóa thông thường phải đáp ứng nền tảng các chuyên môn lĩnh vực khoa học sau: Khoa học Thông tin – Thư viện, Khoa học Thư viện, Công nghệ thông tin, Ứng dụng thành thạo thiết bị số hoá và  sử dụng thành thạo phần mềm để quản lý quy trình và xử lý dữ liệu số hóa.

IDT Vietnam với kinh nghiệm số hoá hơn 10 năm trong lĩnh vực thư viện, đã thực hiện nhiều dự án số hoá lớn cho các thư viện trên toàn quốc. IDT Vietnam có thể đáp ứng được những tiêu chuẩn khắt khe nhất về số hoá và mang đến chất lượng vượt trội cùng thời gian nhanh chóng. 

Đơn vị có nhu cầu số hoá tài liệu vui lòng liên hệ ngay IDT Vietnam để được tư vấn kỹ hơn về dịch vụ. 

Tác giả: Đỗ Hải Anh 

—————————-

Địa chỉ: Số 3/36 Trần Điền – Định Công – Hoàng Mai – Hà Nội

Email: contact@idtvietnam.vn

Điện thoại: 0243. 2222.720

Hotline: 0904.288.822

VPHN: 0246.291.1401/ 0246.326.1898

VPMN: 0282.229.5501/ 0938.651.659