SỐ HÓA TÀI LIỆU LƯU TRỮ LỊCH SỬ – GIẢI PHÁP HIỆN ĐẠI CHO BẢO TỒN TƯ LIỆU QUÝ GIÁ
Việt Nam hiện nay sở hữu một khối lượng lớn tài liệu lịch sử lâu năm và có giá trị cao về văn hoá và lịch sử. Số hoá tài liệu lưu trữ lịch sử chính là giải pháp hoàn hảo giúp bảo quản, lưu trữ và khai thác giá trị của tài liệu lưu trữ lịch sử. Cùng IDT Vietnam tìm hiểu về lợi ích, tiêu chuẩn số hoá và định hướng khi thực hiện số hoá.
Số hóa tài liệu lưu trữ lịch sử là gì?
Số hóa tài liệu lưu trữ lịch sử là quá trình chuyển đổi tài liệu giấy thành dữ liệu số nhằm bảo tồn, quản lý và khai thác thông tin một cách hiệu quả. Quá trình này không chỉ giúp bảo vệ tài liệu gốc khỏi hao mòn mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho việc tìm kiếm, truy xuất và chia sẻ thông tin nhanh chóng.
Lợi ích của việc số hóa tài liệu lưu trữ lịch sử
2.1. Bảo tồn tài liệu lịch sử
Tài liệu lịch sử thường có tuổi đời lâu năm, dễ bị xuống cấp do điều kiện môi trường và tác động vật lý. Việc số hóa giúp lưu trữ tài liệu ở dạng số, giảm thiểu nguy cơ hư hỏng bản gốc.
2.2. Tăng cường khả năng truy cập
Số hóa giúp các tổ chức, cá nhân truy cập tài liệu một cách dễ dàng từ bất kỳ đâu, mà không cần đến bản giấy gốc. Điều này đặc biệt quan trọng đối với các viện bảo tàng, thư viện và trung tâm lưu trữ.
2.3. Tối ưu hóa quản lý dữ liệu
Các tài liệu số hóa có thể được tổ chức và quản lý bằng phần mềm chuyên dụng, giúp tối ưu hóa quy trình tìm kiếm, phân loại và bảo mật dữ liệu.
2.4. Hỗ trợ chia sẻ và công bố dữ liệu
Các tài liệu lịch sử sau khi số hóa có thể dễ dàng chia sẻ qua internet, phục vụ công tác nghiên cứu, giáo dục và bảo tồn văn hóa.
Tiêu chuẩn Quốc tế trong số hóa tài liệu lưu trữ lịch Sử
Việc số hóa tài liệu không chỉ dừng lại ở việc quét hình ảnh mà còn đòi hỏi đơn vị thực hiện phải đảm bảo chất lượng và an toàn thông tin theo các tiêu chuẩn quốc tế:
3.1. Tiêu Chuẩn ISO 9001:2015 – Hệ thống quản lý chất lượng
Tiêu chuẩn này đảm bảo rằng quy trình số hóa được thực hiện theo một hệ thống quản lý chất lượng nghiêm ngặt, từ khâu tiếp nhận tài liệu, xử lý hình ảnh đến lưu trữ và cung cấp dữ liệu.
3.2. Tiêu Chuẩn ISO/IEC 27001:2013 – Hệ thống quản lý an ninh thông tin
Với việc số hóa tài liệu lịch sử, bảo mật thông tin là yếu tố then chốt. ISO/IEC 27001:2013 đảm bảo rằng tài liệu số hóa được bảo vệ khỏi các rủi ro an ninh mạng, truy cập trái phép hoặc mất mát dữ liệu.
Công nghệ và thiết bị số hóa hiện đại
Việc lựa chọn thiết bị số hóa phù hợp quyết định đến chất lượng đầu ra của tài liệu. Một số dòng máy quét chuyên dụng đáp ứng các nhu cầu khác nhau như:
- Máy quét dạng trên cao (over-head scanner): sử dụng camera từ trên cao chụp lấy hình ảnh của tài liệu và tiến hành xử lý. Thường đây là dạng máy thủ công, cho phép quét một cuốn tài liệu mà không cần tháo gáy. Các dòng máy scan khổ lớn A1, A2 của Zeutschel được sử dụng để số hóa các tài liệu có kích thước lớn như bản đồ, bản vẽ kỹ thuật, sắc phong, sổ bộ, hồ sơ địa chính, và các loại tài liệu hành chính lịch sử khác. Đây là những tài liệu quan trọng cần được bảo quản và số hóa với độ chính xác cao nhằm phục vụ công tác lưu trữ lâu dài, tra cứu điện tử và bảo tồn giá trị di sản. Với công nghệ quét tiên tiến, máy scan khổ lớn của Zeutschel giúp đảm bảo chất lượng hình ảnh sắc nét, không gây hư hại tài liệu gốc và đáp ứng các tiêu chuẩn khắt khe của các trung tâm lưu trữ quốc gia.
- Máy quét dạng bán tự động: cũng được bố trí camera kiểu máy quét over-head, tuy nhiên loại máy này thường được trang bị thêm giá sách chuyên dụng tự nâng hạ bằng mô tơ, có tấm kính giữ phẳng tài liệu tự đóng mở, và phần mềm của máy cho phép thiết lập các thao tác máy tự động scan, nâng hạ giá đỡ sách, đóng mở tấm kính. Khi đó người vận hành chỉ việc thao tác lật trang tài liệu. Các máy quét bán tự động có thể cho tốc độ khá cao lên đến trên 1.000 trang/giờ.
- Máy scan vi phim của Zeutschel: là giải pháp số hóa hiện đại hàng đầu, được thiết kế chuyên biệt cho các trung tâm lưu trữ quốc gia. Với độ phân giải cao, khả năng xử lý nhanh chóng và chính xác, dòng máy này giúp chuyển đổi các tài liệu lưu trữ dạng vi phim thành dữ liệu số một cách hiệu quả, đồng thời đảm bảo bảo tồn nguyên vẹn giá trị lịch sử và pháp lý của tài liệu. Zeutschel không chỉ hỗ trợ công tác bảo tồn lâu dài mà còn mở rộng khả năng tiếp cận và tra cứu thông tin cho cộng đồng nghiên cứu và quản lý tài liệu lưu trữ.
Định hướng và lưu ý khi số hóa tài liệu
5.1. Lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ uy tín
Để đảm bảo tài liệu được số hóa với chất lượng cao, doanh nghiệp nên lựa chọn các đơn vị có chứng nhận ISO 9001:2015 và ISO/IEC 27001:2013, cũng như có kinh nghiệm trong việc số hóa tài liệu lịch sử.
5.2. Đảm bảo định dạng tập tin phù hợp
Các tài liệu số hóa cần được lưu trữ ở định dạng tiêu chuẩn như PDF/A, TIFF để đảm bảo độ bền lâu dài và khả năng tìm kiếm tốt.
5.3. Kiểm soát chất lượng và sao lưu dữ liệu
Mỗi bản quét cần được kiểm tra độ rõ nét, màu sắc và độ chính xác. Đồng thời, dữ liệu phải được sao lưu định kỳ để tránh mất mát.
5.4. Tuân thủ bảo mật thông tin
Tài liệu lịch sử có thể chứa thông tin nhạy cảm, vì vậy cần có các biện pháp bảo mật như mã hóa dữ liệu, phân quyền truy cập và kiểm soát người dùng.
Số hóa tài liệu lưu trữ lịch sử không chỉ giúp bảo tồn tri thức mà còn mở ra nhiều cơ hội trong việc khai thác và sử dụng thông tin. Để đảm bảo chất lượng và an toàn thông tin, việc tuân thủ các tiêu chuẩn ISO 9001:2015 và ISO/IEC 27001:2013 là điều kiện tiên quyết. Đồng thời, sử dụng các thiết bị số hóa chuyên dụng sẽ giúp đảm bảo tài liệu được chuyển đổi một cách chính xác và hiệu quả nhất.
Việc đầu tư vào dịch vụ số hóa tài liệu lưu trữ lịch sử không chỉ là giải pháp bảo tồn mà còn là bước tiến quan trọng trong chuyển đổi số, góp phần xây dựng nền tảng tri thức số hóa bền vững cho tương lai.
