NHỮNG GIẢI PHÁP NỔI BẬT CỦA MẠNG LƯỚI THƯ VIỆN TOÀN CẦU OCLC

Thời đại công nghệ trí tuệ nhân tạo AI bùng nổ, các Thư viện gặp nhiều khó khăn trong quá trình tổ chức, khai thác tài liệu đến người đọc. Bạn đọc đến Thư viện ngày càng giảm, mạng lưới thư viện toàn cầu OCLC chính là giải pháp hoàn hảo cho các thư viện hiện nay trong kỷ nguyên số. 

Ở bài viết này, IDT Vietnam sẽ cung cấp cho các Thư viện những giải pháp nổi bật mà mạng lưới thư viện toàn cầu OCLC đang cung cấp! 

1. Thông tin cơ bản về mạng lưới thư viện toàn cầu OCLC 

1.1. OCLC là ai? 

OCLC (Online Computer Library Center) được thành lập năm 1967 tại Ohio – Hoa Kỳ. Ngay từ khi ra đời, OCLC đã tiên phong trong cuộc cách mạng công nghệ, thúc đẩy xây dựng một mạng lưới thư viện toàn cầu bằng hệ thống các dịch vụ, phần mềm. Từ đó tối ưu hóa, giải quyết những thách thức thời đại của thư viện. 

Hiện đã có gần 30.000 thư viện tại hơn 100 quốc gia đang sử dụng dịch vụ của OCLC. Sự chuyển mình linh động của OCLC luôn đáp ứng sự thay đổi, phát triển của ngành TT-TV trên thế giới.

Trong suốt quá trình phát triển, OCLC luôn dẫn đầu trên nhiều lĩnh vực nghiệp vụ thư viện như: tạo lập các chuẩn biên mục và lưu trữ, tạo ra các chức năng tự động kiểm soát tính nhất quán (automated authority control), quản lý ấn phẩm định kỳ, tạo CSDL mục lục phân tích báo chí…

1.2.  Các giải pháp phần mềm cốt lõi của OCLC

WorldCat là phần mềm cốt lõi xây dụng tài nguyên CSDL. Hiện nay, WorldCat sở hữu 580+ triệu biểu ghi thư mục lục liên hợp thư viện toàn; 3,5+ tỷ điểm vốn tài liệu (holdings) từ hàng chục nghìn thư viện. viện nghiên cứu, các nhà xuất bản điện tử lớn cùng đóng góp; 480+ ngôn ngữ…

WorldShare là sản phẩm lõi để xây dựng các nền tảng ứng dụng, giúp cung cấp hoàn chỉnh một bộ công cụ các ứng dụng và dịch vụ quản lý thư viện trên nền tảng web, công nghệ điện toán đám mây nhằm hỗ trợ hợp tác, khai thác, chia sẻ dữ liệu toàn cầu.

1.3. Hệ thống các giải pháp và dịch vụ của Mạng lưới thư viện OCLC

Các giải pháp và dịch vụ được OCLC nghiên cứu và xây dựng dựa trên những khó khăn mà các thư viện trên thế giới đang gặp phải. Mạng lưới thư viện toàn cầu – OCLC đã phát triển thành công những dịch vụ và phần mềm giúp thư viện hoạt động hiệu quả hơn, tối đa hóa sự hợp tác và chia sẻ nguồn lực với 6 nhóm chính:

• Công cụ quản lý thư viện
•  Biên mục và siêu dữ liệu 
• Chia sẻ tài nguyên
• Tìm kiếm và chuyển giao
• Quản lý bộ sưu tập số
• Dịch vụ tham khảo 

Điểm đặc biệt mà các giải pháp và dịch vụ của OCLC chính là đều được thiết kế để hoạt động trên nền tảng đám mây, không cần phải phụ thuộc vào cán bộ CNTT cho việc triển khai. Ngoài ra, hầu hết các yêu cầu hỗ trợ trong quá trình sử dụng sẽ đều được quản lý thông qua kênh dịch vụ Zendesk của OCLC mà không cần phải thực hiện bởi khách hàng. 

2. Giải pháp và dịch vụ nổi bật của OCLC được IDT Vietnam cung cấp

Tại Việt Nam, IDT Vietnam là đối tác uỷ quyền duy nhất của OCLC tư vấn, triển khai các dịch vụ và giải pháp như sau: 

2.1. Phần mềm thư viện thế hệ mới Worldshare Management Services

Phần mềm thế hệ mới Worldshare Management Services (WMS) là giải pháp tổng thể cho thư viện trong quy trình quản lý tài liệu in và tài liệu điện tử. Giải pháp được xây dựng bao gồm 9 module sau:

• Metadata: Biên mục dữ liệu thư mục trực tuyến trên WorldCat, quản lý siêu dữ liệu.
• License Manager: quản lý các bộ CSDL điện tử.
• Circulation: Quản lý lưu thông mượn trả tài liệu
• Acquisition: Bổ sung tài liệu trực tuyến và quản lý ấn phẩm nhiều kỳ.
• OPAC–Discovery: công cụ tra cứu dưới dạng cổng tìm kiếm, chuyển giao tài nguyên tập trung. 
• WorldShare Interlibrary Loan (ILL): mượn liên thư viện toàn cầu.
• Analytics: Các chức năng báo cáo thống kê.
• Course Reserve: Chức năng lưu trữ tài liệu theo khóa học
• Administration: Các chức năng quản trị hệ thống.

2.2. Dịch vụ khám phá dữ liệu lớn – Worldcat Discovery Services

WorldCat Discovery Services (WCD) là một giải pháp đã được áp dụng tại nhiều thư viện trên thế giới, đồng thời cũng là xu thế quan tâm của các thư viện Việt Nam thời gian gần đây. 

Chức năng:

• Cổng tìm kiếm tập trung và duy nhất (One-search) cho mọi nguồn tài nguyên thông tin.
• Liên kết đến các thư viện và các nguồn thông tin trên toàn cầu.
• Hàng trăm triệu tài liệu có thể được truy cập miễn phí từ nguồn dữ liệu truy cập mở (open-access).
• Quản lý tài nguyên khóa học (Course Reserve).
• Tích hợp các công cụ chia sẻ, trích dẫn…

2.3. Phần mềm xác thực người dùng và truy cập CSDL điện tử từ xa – EZProxy

Phần mềm EZProxy cho phép quản lý truy cập và đăng nhập 1 lần (Single Sign-On). Phần mềm cấp quyền truy cập vào các bộ CSDL từ bên ngoài dải IP thuộc khuôn viên thư viện là một nhu cầu hiện hữu và thiết thực đối với mọi thư viện có sử dụng CSDL điện tử. Không những thế, EZProxy kết nối với các nhà cung cấp nội dung để đảm bảo những gì mà bạn đọc muốn luôn sẵn có bất kể thời gian. 

EZProxy hỗ trợ các công cụ báo cáo thống kê để có thể đánh giá việc sử dụng các CSDL từ đó giúp thư viện quyết định việc xây dựng ngân sách dành cho việc sử dụng CSDL hàng năm.

2.4. Dịch vụ mượn liên thư viện toàn cầu – Worldshare Interlibrary Loan

Dịch vụ mượn liên thư viện toàn cầu (ILL) của OCLC là dịch vụ mượn liên thư viện lớn nhất thế giới với mạng lưới 10.000+ thư viện và sự tham gia của các nhà cung cấp dịch vụ mượn tài liệu lớn, uy tín như: TV Quốc hội Mỹ; TV Quốc gia Canada; Thư viện Anh Quốc…

Tính năng nổi bật của dịch cụ mượn liên thư viện toàn cầu: 

• Nhận và chia sẻ tài nguyên với hàng nghìn thư viện trên thế giới
• Tiết kiệm thời gian: Express Program rút ngắn thời gian phản hồi mượn tài liệu số (nhanh nhất 15 phút, chậm nhất 18 giờ).
• Đơn giản hóa việc chia sẻ tài nguyên điện tử và tài nguyên số thông qua việc liên kết với WorldCat và công cụ Article Change. 
• Phân phối tài liệu dễ dàng và an toàn: với Article Exchange, các tài liệu số được tải lên và yêu cầu người dùng phải được cấp quyền truy cập để sử dụng trong thời gian giới hạn.

2.5. Dịch vụ biên mục trực tuyến – Cataloging and Metadata Subsciption

Dịch vụ biên mục trực tuyến của OCLC được nhiều đơn vị thư viện áp dụng thực hiện: 

• Bao gồm các phần mềm và dịch vụ cho phép các thư viện tạo và chỉnh sửa, upload/download các biểu ghi ghi thư mục chất lượng cao trực tuyến trên WorldCat, sau đó chia sẻ chúng với hệ thống thư viện toàn cầu.
• Các thư viện có thể tải toàn bộ, hoặc một phần biểu ghi thư mục của mình lên WorldCat. Điều này làm tăng tính hiển thị của tài liệu, tăng sự hiện diện của thư viện, và tăng khả năng tiếp cận với bạn đọc toàn cầu. 
• Worldcat visibility cho phép dẫn kết quả từ các công cụ tìm kiếm phổ thông như Google, Wiki, Yahoo, Bing… về website của thư viện.

2.6. Phần mềm thư viện số và bảo quản tài liệu số CONTENTdm

Phần mềm CONTENTdm có khả năng quản lý, lưu trữ các loại hình tài liệu số của thư viện và giới thiệu các tài liệu số đến với bạn đọc thông qua Website của CONTENTdm. 

Đơn giản nhưng mạnh mẽ, CONTENTdm quản lý các loại hình tài liệu với nhiều định dạng khác nhau như các file văn bản, âm thanh, hình ảnh, bản đồ, video, các định dạng Microsoft Office. Contentdm cho phép quản lý truy cập của người dùng thông qua địa chỉ IP, hoặc tài khoản user name/password. 

Ngoài ra, gần 3.000 thư viện đang sử dụng cũng đã chia sẻ rất nhiều tài liệu quý hiếm trên CONTENTdm, cho phép các thư viện trong cộng đồng có thể cùng nhau khai thác.

2.7. Khung phân loại thập phân DDC Online – WebDewey

Khung phân loai này chính là phiên bản điện tử của khung phần loại thập phân DDC bao gồm đầy đủ các chỉ số được công bố và thường xuyên cập nhật theo sự phát triển của các thư viện. 

Các tính năng kết hợp AI: Relative Index Terms, LC Subject Heading giúp cán bộ thư viện xác định chỉ số phân loại, tiêu đề chủ đề ở mức hoàn thiện nhất.

2.8. WorldShare e-Services 

Giải pháp WorldShare e-Services giúp các thư viện tối ưu hóa việc quản lý, khám phá và khả năng hiển thị các nguồn tài nguyên điện tử. Bộ ứng dụng đám mây đầy đủ này đơn giản hóa các quy trình đầu cuối để đưa tài nguyên đến tay người dùng thư viện nhanh hơn, bất kể họ bắt đầu tìm kiếm ở đâu.

Các ứng dụng tạo nên gói e-Services được hỗ trợ bởi WorldCat, mạng lưới dữ liệu thư viện toàn diện nhất trên thế giới. Điều này có nghĩa là các thư viện sử dụng gói e-Services này được hưởng lợi khi họ chia sẻ dữ liệu và tài nguyên để thúc đẩy hiệu quả trong quản lý tài nguyên.

Gói dịch vụ điện tử được cung cấp cho các thư viện học thuật theo 3 module: Entry, Discovery và Full. Quý Thư viện có thể tham khảo bảng bên dưới để biết thêm chi tiết:

3. Lợi ích của các thư viện khi tham gia mạng lưới thư viện toàn cầu OCLC 

3.1. Điều kiện là thành viên OCLC

OCLC không giới hạn điều kiện để tham gia tổ chức. Cho dù thư viện lớn hay nhỏ đều được hoan nghênh trở thành thành viên của OCLC. 

OCLC luôn tạo điều kiện cho mọi thư viện bình đẳng và sở hữu quyền dù bạn có đóng góp biểu ghi của mình và biên mục trực tuyến trên kênh WorldCat hay chỉ đơn giản là người dùng (User). 

Nếu thư viện tại Việt Nam thì có thể liên hệ IDT Vietnam để được tư vấn quy trình tham gia mạng lưới thư viện toàn cầu. 

3.2. Lợi ích khi là thành viên OCLC

Khi đã trở thành thành viên của OCLC, lợi ích nổi bật mà các thư viện có được là:

• Kết nối với mạng lưới thư viện toàn cầu: Tham gia mạng lưới thư viện toàn cầu, kết nối tới hàng chục nghìn thư viện tại các quốc gia trên thế giới,
• Chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ: Dịch vụ biên mục của OCLC sẽ giúp biểu ghi thư mục của thư viện luôn tuân theo các quy tắc quốc tế về biên mục, phân loại, định chủ đề. Ngoài ra trong quá trình tải biểu ghi hàng loạt (Batchload) lên WorldCat, OCLC sẽ kiểm tra và giúp chỉ ra các điểm chưa hoàn chỉnh (nếu có) và giúp các thư viện hiệu chỉnh.
• Tiết kiệm thời gian, công sức: Thư viện sẽ tiết kiệm được thời gian, công sức thông qua dịch vụ biên mục của OCLC. Lúc này thư viện chỉ cần tìm kiếm trên WorldCat và sau đó có thể download, sử dụng trực tiếp biểu ghi thư mục có sẵn đã được các cán bộ thư viện trên thế giới biên mục hoàn thiện.
• Nâng cao sự hiện diện của thư viện lên toàn cầu: Điều này có ý nghĩa đặc biệt quan trọng trong việc quảng bá, xây dựng hình ảnh của một thư viện hoặc của một trường đại học ra phạm vi quốc tế. Ở một tầm vĩ mô hơn, nó góp phần quảng bá một nền văn hóa hoặc quảng bá cho một quốc gia.
• Hỗ trợ đào tạo và phát triển: OCLC cung cấp các chương trình đào tạo, hội thảo và tài liệu hướng dẫn để nâng cao năng lực cho cán bộ thư viện.

Xu hướng gia nhập mạng lưới thư viện toàn cầu OCLC đang là giải pháp mang đến hiệu quả cao, nhanh chóng trong việc quản lý, chia sẻ nguồn tài nguyên trong hệ thống các thư viện công cộng, các viện nghiên cứu và trường đại học trong nước và trên thế giới. Đây chính là nguồn động lực giúp hệ thống thư viện Việt Nam phát triển đúng hướng đi và có nhiều nguồn tri thức từ các nước phát triển 

Quý Thư viện có nhu cầu trang bị phần mềm và dịch vụ từ OCLC thì liên hệ ngay IDT Vietnam để được tư vấn nhanh nhất. IDT Vietnam hiện đang là đơn vị uỷ quyền duy nhất của OCLC tại thị trường Việt Nam.