LỢI ÍCH CỦA HỆ THỐNG TỰ ĐỘNG HOÁ TRONG QUẢN LÝ THƯ VIỆN
Tự động hóa đã trở thành một xu hướng dẫn đầu trong nhiều lĩnh vực khác nhau, từ sản xuất đến dịch vụ. Trong kỷ nguyên chuyển đổi số, tự động hóa thư viện không còn chỉ là một xu hướng mà đã trở thành yếu tố then chốt để định hình thư viện thông minh.
Trong bài viết này, IDT Vietnam sẽ chỉ ra những lợi ích khi ứng dụng hệ thống tự động hoá trong quản lý thư viện và gợi ý một số thiết bị mà thư viện có thể cân nhắc để lắp đặt.
Với tư cách là đơn vị số 1 cung cấp giải pháp tổng thể về Thư viện – Số hóa – Lưu trữ, IDT Vietnam khẳng định rằng việc ứng dụng công nghệ hiện đại là lộ trình tất yếu để tối ưu hóa hiệu suất quản trị và nâng cao giá trị dịch vụ.
-
Hệ thống tự động hóa trong quản lý thư viện là gì?
Tự động hóa thư viện là việc áp dụng công nghệ và hệ thống máy móc hiện đại để tối ưu hóa các quy trình vận hành và cung cấp dịch vụ trong môi trường thư viện. Hệ thống là sự kết hợp của các công nghệ như máy tính, hệ thống thông tin, máy móc tự động và phần mềm quản lý để tối ưu các tác vụ như quản lý tài liệu, xử lý thông tin mượn sách, tìm kiếm, đặt sách và nhiều hơn thế nữa.
Hệ thống tự động hóa thư viện là sự giao thoa giữa công nghệ và quản trị. Về mặt kỹ thuật, tự động hóa thư viện là một hệ sinh thái tích hợp giữa phần mềm quản lý, hệ thống thông tin và các thiết bị phần cứng hiện đại. Thay vì vận hành thủ công, hệ thống này tối ưu toàn bộ chu trình lưu thông tài liệu, từ kiểm kê cho đến phân loại các tác vụ mượn/trả và giúp chuyển đổi từ quản lý truyền thống sang quản trị dữ liệu theo thời gian thực.
2. Lợi ích của hệ thống tự động hoá trong quản lý thư viện
2.1. Tối ưu hoá quy trình vận hành kỹ thuật
Đầu tiên, phải nhắc đến lợi ích của hệ thống tự động hóa thư viện là tối ưu hóa quá trình vận hành. Việc tích hợp các thiết bị tự động vào hệ thống giúp quy trình xử lý thông tin mượn/trả tài liệu và quản lý kho được thực hiện mượt mà. Điều này giúp giải phóng cán bộ thư viện khỏi các tác vụ hành chính lặp đi lặp lại và cho phép họ tập trung vào các công việc chuyên sâu như nghiên cứu và hỗ trợ người dùng chất lượng cao.
2.2. Nâng cao trải nghiệm và tiện ích cho người dùng
Lợi ích tiếp theo của tự động hóa thư viện là nâng cao trải nghiệm và tăng cường tiện ích cho người dùng. Hệ thống cho phép người dùng chủ động truy cập tài liệu thông qua các dịch vụ trực tuyến như đặt sách trước, gia hạn thẻ và tìm kiếm thông tin mà không phụ thuộc vào giờ làm việc hành chính hay sự hỗ trợ trực tiếp từ thủ thư.
2.3. Đảm bảo tính chính xác và minh bạch
Việc đảm bảo tính chính xác và minh bạch khi cung cấp dịch vụ thư viện là điều cần thiết. Hệ thống tự động hóa thư viện sử dụng công nghệ tự động loại bỏ những sai sót phát sinh từ quy trình thủ công, đảm bảo dữ liệu lưu thông luôn chính xác tuyệt đối. Điều này không chỉ nâng cao chất lượng dịch vụ mà còn giúp xây dựng niềm tin vững chắc của cộng đồng sử dụng.
2.4. Tiết kiệm chi phí và thời gian dài hạn
Mặc dù việc triển khai hệ thống tự động hóa đòi hỏi mức đầu tư ban đầu khá cao, nhưng trong dài hạn thì hệ thống giúp giảm thiểu chi phí vận hành và tối ưu hóa hiệu suất làm việc của đội ngũ nhân sự về lâu dài.
3. Gợi ý hệ sinh thái giải pháp xây dựng hệ thống tự động hoá trong thư viện từ IDT
Để hiện thực hóa những lợi ích trên, IDT Vietnam cung cấp các giải pháp kỹ thuật chuyên sâu, tập trung vào các công nghệ lõi:
3.1. Hệ thống thiết bị tự động hoá RFID
RFID (Radio Frequency Identification) là công nghệ nhận dạng đối tượng bằng sóng vô tuyến. Công nghệ này cho phép nhận biết các đối tượng thông qua hệ thống thu phát sóng radio, có thể giám sát, quản lý và lưu thông sách.
Một hệ thống RFID thường bao gồm 2 thành phần chính:
- Thẻ tag (chip RFID chứa thông tin)
- Đầu đọc (reader) đọc các thông tin trên chip
Cổng an ninh thư viện công nghệ RFID
Cổng an ninh thư viện hoạt động với tính năng nhận dạng bằng sóng vô tuyến (Radio Frequency Identification). Các tài liệu có dán một nhãn RFID đã được kích hoạt (activate) tính năng chống trộm sẽ phát ra âm báo và đèn hiệu nếu một người mượn hay một khách mang tài liệu đi giữa các anten. Chức năng chống trộm chỉ được vô hiệu hóa (de-activate) khi tài liệu được mượn tại quầy thủ thư hoặc tại các trạm tự phục vụ có chức năng đăng ký mượn tài liệu, và tắt chức năng này thì tài liệu mới không gây ra báo động.
Trạm thủ thư (lập trình và lưu thông mượn, trả) công nghệ RFID
Khi thư viện bổ sung thêm tài liệu mới, những tài liệu này sẽ được dán nhãn RFID và ghi thông tin định danh tài liệu lên chip. Đây chính là cơ sở để các máy RFID có thể xác định được đó là tài liệu gì trong suốt chu trình lưu thông của tài liệu.
Ngoài ra, trạm thủ thư còn hoạt động như một trạm lưu thông, có các chức năng cho phép mượn/trả tài liệu.Tại quầy thủ thư, khi phát sinh một yêu cầu mượn/trả, (các) tài liệu sẽ được đặt lên trạm để đọc thông tin trên chip RFID gắn trong tài liệu. Lúc này, thủ thư chỉ việc kết hợp với thông tin bạn đọc qua thẻ để thực hiện giao dịch mượn/trả này thông qua một lần nhấn nút trên phần mềm. Các tính năng an ninh (EAS) trên các tài liệu được bỏ kích hoạt và giao dịch được ghi nhận trên CSDL.
Thiết bị kiểm kê tìm kiếm tài liệu công nghệ RFID
Thiết bị kiểm kê cầm tay LibAssist hoạt động bằng pin, với thiết kế không dây có khả năng kết nối trực tiếp hoặc gián tiếp tới dữ liệu của thư viện, thông qua đó giúp việc kiểm kê của thư viện trở nên dễ dàng hơn. Thủ thư chỉ việc dùng thiết bị này quét qua các giá có chứa tài liệu gắn chip RFID. Thiết bị sẽ tự động ghi lại các tài liệu có trên giá, qua đó thủ thư có thể xác định được số lượng tài liệu có trong kho. Ngoài ra, thiết bị kiểm kê còn cho phép tìm kiếm tài liệu và xác định tài liệu đặt sai vị trí.
Hệ thống trả sách 24h và tự động phân loại sách công nghệ RFID
Nhu cầu trả sách bất kể thời gian trong ngày là nhu cầu vô cùng thiết yếu của bạn đọc. Thực tế đã chứng minh nhiều bất cập khi bạn đọc phải chờ đợi đến giờ thư viện mở cửa thì mới có thể trả tài liệu mà mình đã mượn trước đó.
Chính vì vậy, thiết bị trả sách 24h là một giải pháp hữu hiệu cho nhu cầu này. Thông thường, thiết bị trả sách 24h được kết hợp với một hệ thống phân loại tài liệu tự động (đặt bên trong thư viện). Một hệ thống đầy đủ thường bao gồm: hộp trả sách (dropbox), băng chuyền phân loại, các thùng đựng sách dạng xe đẩy (số lượng thùng có thể thay đổi theo nhu cầu của thư viện).
Thiết bị trả sách 24h thường được chia làm 2 loại chính:
– Dạng đặt ngoài trời (outdoor): Hộp trả sách được thiết kế đặc biệt, có khả năng chịu được thời tiết (nắng, mưa). Hộp thường được gắn lên tường mặt ngoài của thư viện, phía sau tích hợp các băng chuyền phân loại và thùng đựng sách.
– Dạng đặt trong nhà (indoor): Hộp trả sách thường được gắn lên tường bên trong thư viện, phía sau tích hợp các băng chuyền phân loại và thùng đựng sách.
3.2. Hệ thống kiểm soát và quản lý thông minh (IoT)
Hệ thống kiểm soát ra vào Access control
Hệ thống kiểm soát ra vào Access Control giúp kiểm tra được người ra vào thư viện một cách thông minh:
Cổng kiểm soát ra vào có thể được kết hợp với các hệ thống kiểm soát truy cập như thẻ thông minh, vân tay, mã pin hoặc nhận dạng khuôn mặt để đảm bảo rằng chỉ những người được cho phép có thể đi qua cổng.
Ngoài ra, cổng còn có tính năng tích hợp hệ thống an ninh như camera giám sát, cảm biến chuyển động hoặc cảm biến kim loại để phát hiện các vật thể lạ không được phép hoặc các hành vi bất thường. Hệ thống cổng kiểm soát ra vào được thiết kế dễ dàng để bảo trì và sửa chữa. Các bộ phận có thể tháo rời và thay thế một cách thuận tiện.
Hệ thống đặt chỗ I-Reserve
Hệ thống đặt chỗ I-Reserve là hệ thống được tích hợp giữa phần mềm và thiết bị để quản lý việc đặt mượn và sử dụng phòng, thiết bị của bạn đọc thư viện. Bạn đọc có thể tự động đặt mượn phòng, thiết bị thông qua giao diện trên máy tính hoặc máy tính bảng mà không cần nhờ thủ thư.
Ngoài ra, cán bộ thư viện hoàn toàn có thể theo dõi và điều hành việc sử dụng phòng, thiết bị của bạn đọc một cách hiệu quả. Hệ thống đặt chỗ tự động bao gồm các thiết bị kiểm soát truy cập để đảm bảo rằng chỉ những người có thẻ bạn đọc và đã đặt mượn trước mới được vào phòng và sử dụng thiết bị theo thời gian và địa điểm đã được xác nhận.
Hệ thống quản lý tủ gửi đồ thông minh IOT Lib-Locker
IOT Lib-Locker là hệ thống quản lý tủ gửi đồ thông minh được phát triển dựa trên nền tảng công nghệ điện toán đám mây IoT (IoT Cloud Platform), nhận diện thông qua mã vạch QR code, kết hợp với mạch điều khiển và các linh kiện điện tử. Với tính năng tích hợp linh hoạt, hệ thống quản lý tủ gửi đồ thông minh IOT Lib-Locker có thể tích hợp với hầu hết các loại tủ gửi đồ locker truyền thống có trên thị trường bao gồm tủ sắt, tủ gỗ hay tủ nhựa…
Hệ thống tự động hóa trong thư viện không còn là xu hướng, mà đã trở thành yếu tố bắt buộc trong quản lý thư viện hiện đại. Việc triển khai các giải pháp như: RFID, Access Control, máy trả sách tự động hay hệ thống tủ đồ thông minh… sẽ giúp thư viện “chuyển mình” từ mô hình truyền thống qua thư viện thông minh. Hệ thống giúp hỗ trợ cán bộ thư viện vận hành hiệu quả và phục vụ tối ưu.
IDT Vietnam – Đối tác tin cậy trong lộ trình hiện đại hóa thư viện
Với hơn 13 năm kinh nghiệm và là đại diện của mạng lưới thư viện toàn cầu OCLC tại Việt Nam, IDT Vietnam đã đồng hành cùng nhiều dự án lớn như Thư viện ĐH Hà Nội, ĐH Điện lực và ĐHQG Hà Nội. Chúng tôi cam kết mang đến những giải pháp công nghệ tối ưu, giúp các thư viện chuyển mình mạnh mẽ sang mô hình thư viện thông minh hiện đại.
Liên hệ ngay với đội ngũ chuyên gia của chúng tôi để được tư vấn giải pháp tự động hóa phù hợp nhất cho đơn vị của bạn.
———————————————————
CÔNG TY CP THÔNG TIN VÀ CÔNG NGHỆ SỐ (IDT VIETNAM)
VP Hà Nội: Số 3 ngõ 36 Trần Điền, Định Công, Hoàng Mai, Hà Nội
VP HCM: P.408, 43/4 Thành Thái, Phường 14, Quận 10, TP.HCM
Website: https://idtvietnam.vn | https://giaiphapthuvien.vn
Zalo: https://zalo.me/3545703259507950772
Hotline: 024 6326 1898
Email: contact@idtvietnam.vn
