Dịch vụ số hóa tài liệu lưu trữ: Giải pháp toàn diện cho chuyển đổi số dữ liệu và tri thức
Trong bối cảnh chuyển đổi số đang diễn ra mạnh mẽ tại các cơ quan nhà nước, trường đại học, viện nghiên cứu và tổ chức lưu trữ, việc bảo tồn, quản lý và khai thác hiệu quả tài liệu ngày càng trở thành yêu cầu cấp thiết.
Tuy nhiên, số hóa tài liệu không đơn thuần là “scan thành file PDF”. Nếu triển khai thiếu chuẩn hóa, dữ liệu số có thể khó tìm kiếm, khó khai thác, không đáp ứng yêu cầu nghiệp vụ hoặc không đủ điều kiện tích hợp vào hệ thống quản lý lâu dài.
Với kinh nghiệm triển khai nhiều dự án lớn trong lĩnh vực thư viện – lưu trữ – số hóa, IDT Vietnam cung cấp dịch vụ số hóa tài liệu lưu trữ toàn diện (End-to-End), giúp tổ chức chuyển đổi tài liệu giấy thành tài sản số có thể quản lý, khai thác và phát triển thành nền tảng dữ liệu phục vụ tương lai.
-
Hiện trạng của nhiều đơn vị lưu trữ tài liệu
Nhiều đơn vị gặp phải tình trạng:
- Tài liệu đã scan nhưng không tìm kiếm được nội dung
- Thiếu chuẩn metadata khiến dữ liệu khó quản lý
- File số hóa phân tán, khó khai thác lâu dài
- Dữ liệu không thể tích hợp với phần mềm quản lý hiện có
- Tài liệu quý hiếm bị hư hỏng trong quá trình xử lý
Hiểu rõ được những thách thức trong việc xây dựng hệ thống dữ liệu, IDT Vietnam triển khai dịch vụ “Số hóa tài liệu lưu trữ” với định hướng số hóa để khai thác, không chỉ để lưu trữ trong kho.
2. Dịch vụ số hóa tài liệu lưu trữ của IDT Vietnam có gì đặc biệt?
Khác với các đơn vị cung cấp dịch vụ khác, IDT Vietnam cung cấp chuỗi giải pháp khép kín, triển khai tổng thể từ A-Z mà không cần kết hợp nhiều nhà cung cấp đơn lẻ. Điều này giúp các đơn vị tối ưu được thời gian làm việc và kinh tế xuyên suốt dự án.
Điểm qua 1 số hạng mục trong chuỗi giải pháp khép kín mà IDT Vietnam đang cung cấp:
1.1. Số hoá và thu thập dữ liệu (Scan & Capture)
IDT Vietnam hiện đang triển khai số hóa cho đa dạng loại hình tài liệu như:
- Hồ sơ lưu trữ
- Tài liệu hành chính
- Sách, luận văn và tài liệu nghiên cứu
- Tài liệu quý hiếm, tài liệu cổ
- Bản đồ với nhiều kích cỡ khác nhau
- Microfilm, microfiche
- Tài liệu đóng gáy mà không cần tháo gáy
Tùy thuộc vào hiện trạng tài liệu, IDT Vietnam lựa chọn công nghệ scan phù hợp nhằm đảm bảo chất lượng hình ảnh cao, an toàn cho tài liệu gốc và tối ưu tốc độ xử lý.
1.2. Xử lý ảnh, OCR và ứng dụng AI
Sau khi số hóa, dữ liệu tiếp tục được xử lý thông minh, giúp tối ưu chất lượng hình ảnh và thực hiện bóc tách dữ liệu, OCR tài liệu đa ngôn ngữ. Chuyên viên thực hiện chuẩn hóa nội dung phục vụ tìm kiếm và khai thác.
Đặc biệt, hiện nay IDT Vietnam có khả năng chuẩn bị nền tảng dữ liệu phục vụ:
- AI Search
- Chatbot tri thức
- Phân tích dữ liệu tài liệu
- Hệ thống tra cứu thông minh
Từ đó, tài liệu số hóa không chỉ được lưu trữ mà còn trở thành nguồn dữ liệu đầu vào cho AI và chuyển đổi số.
1.3. Chuẩn hóa metadata theo tiêu chuẩn nghiệp vụ
Một hệ thống tài liệu số chỉ thực sự hiệu quả khi dữ liệu được mô tả chuẩn hóa. IDT Vietnam có kinh nghiệm triển khai metadata theo nhiều chuẩn như: MARC, Dublin Core, EAD, các quy định của Nhà nước về lưu trữ như Thông tư 02, Thông tư 04, Thông tư 05-BNV và các tiêu chuẩn nghiệp vụ liên quan.
Đồng thời, đội ngũ IDT Vietnam luôn bám sát Luật Lưu trữ 2024 cùng các quy định chuyên ngành để đảm bảo dữ liệu số hóa có thể được sử dụng thực tế, khai thác lâu dài và đáp ứng yêu cầu quản lý.
1.4. Sử dụng thiết bị số hoá chuyên dụng
IDT Vietnam sở hữu lợi thế lớn khi là đối tác phân phối và triển khai nhiều dòng thiết bị số hóa chuyên dụng:
- Máy scan sách và tài liệu quý hiếm Zeutschel
- Máy scan thông minh CZUR
- Máy scan văn phòng từ các thương hiệu như Kodak, Fujitsu…
Nhờ đó, IDT Vietnam có thể xử lý hiệu quả các dự án có độ khó cao như:
- Tài liệu cũ, dễ hư hỏng
- Sách đóng gáy khó mở
- Tài liệu khổ lớn, bản đồ
- Vi phim, microfilm và microfiche
- Bộ sưu tập di sản, tài liệu quý hiếm
1.4. Hiểu sâu nghiệp vụ thư viện – lưu trữ – di sản
Một trong những khác biệt lớn nhất của IDT Vietnam là không chỉ mạnh về công nghệ mà còn hiểu sâu về nghiệp vụ chuyên ngành.
Đội ngũ IDT Vietnam đã có kinh nghiệm trong:
- Chỉnh lý tài liệu lưu trữ
- Chuẩn mô tả tài liệu
- Quy trình khai thác dữ liệu
- Tổ chức tài nguyên thông tin trong thư viện và lưu trữ
Những kinh nghiệm trên giúp hạn chế những sai lầm phổ biến như số hóa xong nhưng không thể sử dụng và khai thác hiệu quả. Thay vào đó, IDT Vietnam tư vấn đúng từ giai đoạn đầu để xây dựng mô hình số hoá phù hợp với từng đơn vị.
1.5. Năng lực tích hợp hệ thống và chuyển đổi số
IDT Vietnam không dừng lại ở việc tạo file số, mà còn hỗ trợ tích hợp với:
- Phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ
- Hệ thống thi công số hóa
- Phần mềm bóc tách dữ liệu
- Hệ quản trị thư viện như Koha, WMS
- Cổng thông tin điện tử
- LMS và hệ thống đào tạo
Từ đó, hình thành hệ sinh thái dữ liệu số đồng bộ, phục vụ quản lý và khai thác lâu dài.
1.6. Kinh nghiệm triển khai các dự án quy mô lớn
IDT Vietnam đã tham gia nhiều dự án tại:
- Trung tâm Lưu trữ Quốc gia
- Lưu trữ lịch sử địa phương
- Cơ quan nhà nước
- Thư viện quốc gia và thư viện đại học
- Viện nghiên cứu
- Trường đại học
- Trung tâm dịch vụ việc làm
- Các dự án di sản và tài liệu quý hiếm
Điểm mạnh của IDT không nằm ở số lượng thiết bị mà ở kinh nghiệm xử lý thực tế với dữ liệu phức tạp, thiếu chuẩn hoặc tài liệu đặc thù.
1.7. Mô hình triển khai linh hoạt theo nhu cầu
Để phù hợp với từng tổ chức, IDT cung cấp nhiều mô hình triển khai:
- Số hóa tại chỗ (Onsite)
- Trung tâm số hóa tập trung
- Thuê hoặc mua thiết bị
- Đào tạo và chuyển giao vận hành
Giải pháp phù hợp với:
- Cơ quan chính phủ
- Trường đại học
- Viện nghiên cứu
- Thư viện
- Bảo tàng và tổ chức di sản
IDT Vietnam – Đối tác đồng hành trong số hóa tài liệu lưu trữ
Với năng lực công nghệ, hiểu biết sâu về nghiệp vụ và kinh nghiệm thực chiến trong nhiều dự án quy mô lớn, IDT Vietnam cam kết mang đến giải pháp số hóa tài liệu lưu trữ toàn diện, chuẩn nghiệp vụ và sẵn sàng cho tương lai số.
Liên hệ IDT Vietnam để được tư vấn giải pháp số hóa tài liệu phù hợp với đơn vị của bạn.
