Những quy định cần biết khi số hoá tài liệu lưu trữ

Hiện nay, việc số hóa tài liệu trong các cơ quan nhà nước đang rất được quan tâm. Với việc chuyển đổi số trong các đơn vị giúp nhà nước xây dựng và tạo lập bộ cơ sở dữ liệu quốc gia. Vậy số hóa tài liệu lưu trữ là gì? Những yêu cầu cho việc số hóa tài liệu sẽ được đề cập trong bài viết dưới đây.

I. Tài liệu lưu trữ số hoá là gì? số hoá tài liệu lưu trữ là gì?

Tài liệu lưu trữ số hóa là gì?

Tài liệu lưu trữ số hóa là tài liệu lưu trữ điện tử được tạo lập từ việc số hóa đầy đủ, chính xác nội dung của tài liệu lưu trữ và được ký số bởi cơ quan, tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ được số hóa.

Số hóa tài liệu lưu trữ là gì?

Số hóa tài liệu lưu trữ là việc thực hiện số hóa các loại hình tài liệu lưu trữ từ các vật mang tin khác như tài liệu nền giấy, ảnh, phim ảnh; tài liệu âm thanh….(trong đó hầu hết là tài liệu giấy) để lưu trữ, bảo quản và khai thác sử dụng một cách hiệu quả nhất.

Về công tác số hóa cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ, thông tin truyền thông đã có nhiều văn bản quy định, hướng dẫn để thực hiện thống nhất. Tuy nhiên, việc số hóa tài liệu lưu trữ trong các cơ quan nhà nước vẫn đang thực hiện một cách đại trà, chưa đúng quy trình, tiêu chuẩn, chưa có trọng tâm và trọng điểm dẫn đến dữ liệu tài liệu lưu trữ số hóa chưa đưa ra khai thác.

Chính vì vậy, bài viết sẽ cung cấp thêm cơ sở pháp lý trong công tác số hóa tài liệu lưu trữ trong các cơ quan nhà nước.

II. Thực trạng số hoá tài liệu tại các đơn vị hiện nay

Hiện nay, vấn đề số hoá tài liệu hiện nay ở các cơ quan đang được thực hiện vô cùng lỏng lẻo và đại trà. Toàn bộ quá trình số hoá tài liệu không được tiến hành theo một quy trình, một quy định cụ thể. Vì vậy, dẫn đến việc nhiều tài liệu không khai thác triệt để và gặp nhiều sự cố, sai sót dẫn đến mất nhiều thời gian.

Quy định về tài liệu sau khi số hoá là một trong những “thước đo" giúp các đơn vị triển khai số hoá tài liệu hiệu quả.

III. Quy định về chuẩn đầu ra của quá trình hóa tài liệu

Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư, các chức năng cơ bản của Hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong quá trình xử lý công việc của các cơ quan, tổ chức và Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử đã quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào của tài liệu lưu trữ số hóa. Theo đó:

1. Tài liệu lưu trữ điện tử được số hóa từ tài liệu lưu trữ nền giấy

a) Định dạng Portable Document Format (.pdf), phiên bản 1.4 trở lên:

b) Ảnh màu;

c) Độ phân giải tối thiểu: 200 dpi;

d) Tỷ lệ số hóa: 100

đ) Hình thức chữ ký số của cơ quan, tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ số hóa

- Vị trí: Góc trên, bên phải, trang đầu tài liệu;

- Hình ảnh: Dấu của cơ quan, tổ chức, màu đỏ, kích thước bằng kích thước thực tế của dấu, định dạng Portable Network Graphics (.png);

- Thông tin: Tên cơ quan, tổ chức, thời gian ký (ngày, tháng, năm; giờ, phút, giây; múi giờ Việt Nam theo Tiêu chuẩn ISO 8601).

e) Tên file: gồm mã hồ sơ và số thứ tự văn bản trong hồ sơ, cách nhau bởi dấu chấm.

2. Tài liệu ảnh

a) Định dạng: JPEG;

b) Độ phân giải tối thiểu: 200 dpi

3. Tài liệu phim ảnh

a) Định dạng: MPEG-4, .avi, .wmv;

b) Bit rate tối thiểu: 1500 kbps

4. Tài liệu âm thanh

a) Định dạng: MP3, .wma;

b) Bit rate tối thiểu: 128 kbps.”

IV. Dịch vụ số hóa tài liệu ở đâu đạt tiêu chuẩn đầu ra

IDT Vietnam cung cấp dịch vụ số hóa tài liệu trong thư viện, các cơ quan nhà nước, doanh nghiệp… với nhiều thế mạnh như:

Là đơn vị với 10 năm kinh nghiệm cung cấp giải pháp số hóa trong lĩnh vực thư viện - lưu trữ
Đội ngũ nhân viên được đào tạo từ các hãng máy scan hàng đầu thế giới cùng nhiều năm kinh nghiệm trong việc triển khai các dự án số hóa và xử lý dữ liệu trên cả nước.
Đại diện và phân phối các dòng máy scan chuyên dụng chất lượng cao cho hình ảnh số hóa đạt tiêu chuẩn ISO 19264, FADGI****, METAMORFOZE như Zeutschel, Czur, Treventus…
Sở hữu chứng chỉ hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015 và hệ thống quản lý an toàn thông tin ISO 27001:2013
Triển khai dự án số hóa trên cả nước