Bổ sung tài liệu, OCLC 'giấu' gì trong ‘chiếc túi tiện lợi’ WMS?

Phân hệ bổ sung cho phép đặt hàng, nhận và xử lý các tài liệu in và tài liệu điện tử. Mời bạn cùng IDT khám phá nội dung các công việc chính bên trong phân hệ này nhé!

Các công việc tiêu biểu trong phân hệ Bổ sung:

1. Kho biểu ghi tài liệu khổng lồ

(Hình ảnh minh họa số lượng tài liệu cho một tìm kiếm)

Bạn có thấy kỳ lạ khi WMS đặt công cụ tìm kiếm tài liệu tại trình Bổ sung? Thắc mắc được giải đáp rằng thực hiện việc giúp người cán bộ thư viện tìm kiếm thông tin tài liệu để xác nhận tài liệu chưa có trong thư viện và thêm tài liệu vào phần đặt hàng để chuẩn bị cho các công đoạn tiếp theo của công việc bổ sung.

Người cán bộ thư viện sử dụng một cổng tìm kiếm duy nhất để xem thông tin của tất cả tài liệu liên quan đến từ khóa được nhập vào ô tìm kiếm. Và hãy chắc chắn từ khóa không có lỗi chính tả để hệ thống hiểu và phục vụ bạn chu đáo.

2. Quản lý ngân sách

Hình ảnh Quản lý ngân sách

Thể hiện ngân sách theo thời gian, mỗi kỳ ngân sách thể hiện theo bảng – nơi lưu trữ đầy đủ các thông tin sử dụng ngân sách và biểu đồ tròn màu sắc – mô tả khối lượng ngân sách đã sử dụng và chưa sử dụng trên cùng một hình ảnh, đi kèm là các con số ghi chú.

3. Nhà cung cấp toàn cầu

(Hình ảnh thêm nhà cung cấp mới)

Hệ thống cho phép người dùng liên kết tới tất cả nhà cung cấp tả dụng trên toàn thế giới. Khi chọn lựa tài liệu từ nhà cung cấp bất kỳ, giá thành tài liệu được hiển thị công khai, hữu ích cho việc quản lý ngân sách. Các công cụ được gắn kết với nhau cùng hoạt động, do vậy sẽ không còn những thời gian chết cho việc chờ đợi phản hồi từ các nhà cung cấp về số lượng tài liệu hay giá cả.

Không giới hạn kết nối với nhà cung cấp còn là một lợi thế trong việc bổ sung tài liệu từ nhiều nguồn cung cấp khác nhau. Lợi ích luôn hướng về phía cán bộ thư viện, tổ chức và người dùng tin. Một lưu ý rằng phí vận chuyển tài liệu về với thư viện nên được tính vào dự định ngân sách.

4. Yêu cầu mua hàng

Từ việc tổng hợp xu hướng sử dụng tài liệu có sẵn trong báo cáo của WMS, cán bộ thư viện sẽ nắm được những tài liệu đang được quan tâm và dựa những ý kiến tham khảo từ các khoa, chuyên gia, giáo sư, giảng viên, nhà nghiên cứu, sinh viên… - những bạn đọc thân thiết tin tưởng của thư viện để đưa ra yêu cầu mua hàng phù hợp.

5. Tài nguyên nội bộ

(Hình ảnh tạo mới tài nguyên nội bộ)

Một mục riêng cho tài nguyên nội bộ cho phép thực hiện các công đoạn đầy đủ cho bổ sung bao gồm:

Thêm tài nguyên nội bộ đặt hàng hoặc đề xuất mua
Tạo một tài nguyên nội bộ
Quản lý nguồn tài nguyên thường xuyên/ yêu thích
Tìm kiếm và lọc tài nguyên nội bộ

6. Quản lý đơn đặt hàng

Quản lý đơn đặt hàng là hoạt động trực tiếp đưa ra yêu cầu đặt hàng tới nhà cung cấp. Các công việc bao gồm:

Mẫu đơn đặt hàng
Tạo mới đơn đặt hàng
Thêm tài liệu in vào đơn đặt hàng
Xem, chỉnh sửa đơn đặt và tiến hành đặt hàng
Gia hạn xuất bản phẩm nhiều kỳ

7. In nhãn

(Hình ảnh minh họa xem chỉnh sửa nhãn)

Chức năng in nhãn được thiết kế không chỉ ở trình biên mục mà còn ở trình bổ sung. Việc liên kết giữa các hoạt động tạo nên một hệ thống liền mạch khâu công việc của cán bộ thư viện. Bạn có thể thêm nhãn tài liệu vào mục in nhãn ngay cả khai tài liệu chưa xuất hiện trong thư viện của mình, điều này tiết kiệm thời gian cho quá trình vận chuyển tài liệu bổ sung.

8. Quản lý tài liệu nhận và hóa đơn

(Hình ảnh tạo mới hóa đơn)

Khi tài liệu được đem tới thư viện, công việc tiếp theo là quản lý chúng và cả hóa đơn đi kèm hay quản lý tài liệu ngay cả khi không có hóa đơn. Do đó công việc cần được thực hiện lần lượt từng bước, sự tỉ mỉ và cẩn thận của người cán bộ thư viện là một lợi thế trong các hoạt động:

Nhập ngày đến cho tài liệu
Nhập sách và lập hóa đơn
In nhãn cho các tài liệu đã nhận
Thanh toán hóa đơn
Nhận sách mà không lập hóa đơn
Trả lại một tài liệu

Giải pháp mà WMS đem lại cho người dùng trong phân hệ Bổ sung đã tích hợp và kết nối đầy đủ các giai đoạn công việc thực hiện hoàn toàn trên nền tảng điện toán đám mây. Không chỉ vậy, “chiếc túi tiện lợi” WMS của thư viện còn nhiều điều thú vị khác cần khám phá. Hẹn gặp lại bạn trong những nội dung tiếp theo.

Hân hạnh