Đề xuất ứng dụng công nghệ thông tin vào thư viện vừa và nhỏ

1. Lời nói đầu:

Trong thời đại hiện nay việc ứng dụng công nghệ thông tin vào thư viện đã không còn là điều gì xa lạ nữa, chúng ta có thể thấy hàng loạt các sản phẩm, trang thiết bị công nghệ được trang bị tại thư viện thay thế con người trong nhiều công đoạn, giảm thiểu sức lao động, thời gian nhưng lại tăng năng suất hiệu quả công việc. Nhưng trên thực tế, nguồn kinh phí để đầu tư vào thư viện còn hạn chế, nhất là trong những thư viện thuộc dạng vừa và nhỏ thì các chi phí để xây dựng, hoạt động còn phụ thuộc vào nhiều yếu tố. Với mong muốn đề xuất ra một số giải pháp về công nghệ giúp cho các thư viện có thể tham khảo thêm để đầu tư cho các hoạt động của mình, tác giả viết bài viết này dựa trên quan điểm cá nhân trong quá trình làm việc, và khảo sát nhu cầu của một số mô hình thư viện vừa và nhỏ.

2. Nội dung chính:

2.1. Xây dựng hệ thống an ninh công nghệ E.M:

Để hoạt động của một thư viện đảm bảo thì điều trước tiên cần phải quan tâm đó chính là hệ thống an ninh của thư viện. Nếu một thư viện đảm bảo được vấn đề an ninh tốt thì sẽ tránh thất thoát được vốn tài liệu của thư viện; vốn tài liệu sẽ được đảm bảo an toàn phục vụ cho bạn đọc ngay cả trong mô hình xây dựng phòng đọc mở, và cả trong công đoạn mượn/ trả sách.

Vậy hệ thống an ninh EM là gì ? Hệ thống an ninh thư viện công nghệ E.M (Electro Magnetic - Công nghệ điện từ) là hệ thống sử dụng công nghệ điện từ gắn lên các vật thể cân theo dõi trong thư viện là các tài liệu dạng in như sách, báo, tạp chí, luận văn, đồ án, bản vẽ…; tài liệu đa phương tiện như đĩa CD/DVD, băng video, cassette…; các tài liệu đặc biệt dạng vật thể và các dạng khác…

Thông thường trong công nghệ EM dùng cho thư viện, sách báo, tài liệu sẽ được dán các tem từ có kích thước nhỏ gọn. Khi tài liệu được mang trái phép ra khỏi thư viện (không qua thủ tục mượn với thủ thư) thì cổng từ sẽ phát tín hiệu báo động, ngược lại nếu làm đúng quy trình thủ tục thì sẽ không có tín hiệu báo động.

Khác với các công nghệ cổng từ dùng cho siêu thị hoặc một số ngành khác, cổng từ EM dành cho thư viện có thiết kế đặc biệt hơn do các đặc thù của thư viện. Do đó, tem từ EM dùng cho tài liệu trong thư viện cũng được thiết kế khác, đảm bảo mỏng và dán kín trong tài liệu, không được to và dày như tem từ công nghệ AM. Tuổi thọ của tem từ trong thư viện cũng phải lâu hơn và cho phép nạp, khử từ nhiều lần để phục vụ cho mượn/trả tài liệu, không giống như công nghệ RF, không cho phép khử từ. Tem từ EM sẽ tồn tại cùng với tuổi thọ của sách hàng chục năm trở lên.

Các thành phần cơ bản của hệ thống an ninh EM:

1. Cổng từ: thường được đặt tại cửa ra/vào chính của thư viện. Có tác dụng phát hiện và sinh ra tín hiệu báo động khi có tài liệu mượn sai quy trình được mang ra khỏi cổng. Chỉ khi tài liệu được đăng ký mượn đúng quy trình tại quầy thủ thư thì mới không gây báo động khi đi qua cổng. Cổng có thể có cấu trúc 2 cánh (1 lối đi) hoặc 3 cánh (2 lối đi), hoặc nhiều hơn.

   

    

2. Máy nạp/khử từ: được đặt tại các vị trí thủ thư và có tác dụng khử từ khi bạn đọc có nhu cầu mượn tài liệu, và tái nạp từ khi bạn đọc trả tài liệu. Quá trình nạp/khử từ được kích hoạt bởi một cảm biến quang học. Do có phản ứng nhanh nên có thể dễ dàng sử dụng để kết hợp nạp/khử cùng lúc nhiều thẻ từ trong cùng một quá trình quét tiêu chuẩn.

   

    

3. Dây từ (hay còn gọi là tem từ, chỉ từ, dải từ): dùng trong thư viện thường được sử dụng cho sách, báo, tạp chí hoặc đĩa CD/DVD (dán bên trong trang sách – sát gáy sách). Dây từ được thiết kế siêu mỏng với băng keo 2 mặt để dán vào giữa các trang sách và tạp chí.

   

    

2.2. Trang bị các thiết bị  Scan - Số hóa:

Công tác Scan – Số hóa là một công tác luôn gắn liền với thư viện, nhất là trong thời đại số hiện nay thì việc số hóa tài liệu đã trở nên quen thuộc. Thư viện số hóa tài liệu để dễ dàng chia sẻ, lưu trữ,… hướng đến phục vụ nhu cầu của bạn đọc một cách tốt nhất.

Hiện nay trên thị trường đã có khá nhiều thiết bị bị Scan – Số hóa, với trải nghiệm thực tế khi làm việc với các thư viện tác giả có đề xuất một số loại Scan – Số hóa với chi phí hợp lí như sau:

ET16 Plus: thuộc dòng máy quét thông minh, cho phép xử lý bất cứ tài liệu nào bạn cần để số hóa, với định dạng ≤ A3. Hệ thống đèn chiếu sáng hai bên cho phép chiếu sáng đầy đủ tài liệu cần quét với độ sáng đồng nhất, đồng thời loại bỏ các trang bị bóng lóa như giấy chứng nhận, tạp chí,…

Cùng với chế độ hoạt động đa chức năng có thể lựa chọn quét qua: bàn đạp chân, nút nhấn bằng tay, nút quét trên thân máy hoặc cũng có thể lựa chọn nút quét trên giao diện phần mềm. Có khả năng tự động quét khi lật trang. Thao tác quét đơn giản và không cần tháo gáy tài liệu và hỗ trợ nhiều định dạng tài liệu khác nhau như: Sách, báo, tạp chí, hợp đồng, hồ sơ y khoa, các bản thiết kế, vật thể, … mà không làm hỏng bản gốc.

ET18 Pro: thuộc dòng máy quét thông minh, cho phép xử lý bất cứ tài liệu nào bạn cần để số hóa, với định dạng ≤ A3. Hệ thống đèn chiếu sáng hai bên cho phép chiếu sáng đầy đủ tài liệu cần quét với độ sáng đồng nhất, đồng thời loại bỏ các trang bị bóng lóa như giấy chứng nhận, tạp chí,… Với việc nâng cấp Camera và tích hợp kết nối Wifi, ET18 Pro là một thiết bị nhỏ gọn nhưng đầy đủ mọi tính năng. Máy quét có thể hoạt động độc lập, không cần kết nối với máy tính giúp nâng cao tính linh hoạt cho các nhu cầu số hóa di động. 

Ngoài ra đây cũng là loại máy có chế độ hoạt động đa chức năng có thể lựa chọn quét qua: bàn đạp chân, nút nhấn bằng tay, nút quét trên thân máy hoặc cũng có thể lựa chọn nút quét trên giao diện phần mềm. Có khả năng tự động quét khi lật trang.

M3000 Pro: là một máy quét chuyên nghiệp phù hợp với tất cả tài liệu có kích thước khổ ≤ A3, được thiết kế với hệ thống đèn chiếu sáng trên đầu quét và 2 bên thân máy giúp thiết bị làm việc rất tốt với tài liệu bìa bóng như tạp chí, tranh, ảnh…. M3000 Pro được thiết kế với một camera duy nhất với độ phân giải lên tới 20MP kết hợp cùng với CPU MIPS cho tốc độ quét nhanh (<1.2s/ lượt quét) và chất lượng ảnh quét cao. Máy quét sử dụng giá đỡ có thể tạo thành góc chữ “V” cho phép hỗ trợ đỡ các tài liệu đóng gáy tốt. 
 

3. Kết luận:

Bài viết dựa trên quan điểm cá nhân của tác giả trong quá trình làm việc thực tiễn trong công tác tư vấn trong hoạt động thư viện, với mong muốn là một nguồn tham khảo đối với các thư viện vừa và nhỏ đang quan tâm đến vấn đề này.

_____________________________________________________________

Tài liệu tham khảo:

1. Thuyết minh công nghệ E.M (Electro Magnetic - Công nghệ điện từ) (Tài liệu lưu hành nội bộ công ty IDT)

2. https://idtvietnam.vn/ truy cập vào ngày 25/11/2019

3. https://thietbisohoa.vn/ truy cập vào ngày 25/11/2019

4. https://us.pv-supa.com/ truy cập vào ngày 25/11/2019

_______________________________________________________________

Hình ảnh: IDT
Sưu tầm và tổng hợp bài viết: Hải Anh