.

Giới thiệu công cụ phân loại tài liệu Web Dewey

Giới thiệu công cụ phân loại tài liệu Web Dewey

Phân loại là khái niệm được sử dụng rất phổ biến trong các lĩnh vực hoạt động của xã hội con người. Phân loại là dựa vào những dấu hiệu giống nhau và khác nhau để phân chia, sắp xếp các sự vật, hiện tượng trong tự nhiên, xã hội theo một trật tự nhất định. Chính vì vậy, phân loại là chìa khoá giúp cho con người nhận biết được thế giới. Có 2 dạng phân loại: phân loại theo tự nhiên và phân loại nhân tạo. Phân loại tự nhiên là dựa vào đặc điểm vốn có của sự vật và hiện tượng để phân loại. Phân loại nhân tạo là kiểu phân loại theo mục đích sử dụng của con người [2].

Phân loại tài liệu là phân loại nhân tạo theo mục đích sử dụng của con người. Đây là một trong những công tác quan trọng trong hoạt động thông tin - thư viện nhằm cung cấp hệ thống tổ chức tri thức, kiểm soát thư mục giúp cho việc tổ chức, khai thác và phổ biến thông tin một cách hiệu quả và nhanh chóng.

Để hỗ trợ công tác phân loại tài liệu, trên thế giới có rất nhiều công cụ (bảng) phân loại khác nhau: UDC, BBK, DDC, LC... phù hợp với từng cơ quan, tổ chức cũng như quốc gia và vùng địa lý cụ thể.

Tại Việt Nam, việc sử dụng các khung phân loại trong phân loại tài liệu được áp dụng từ rất sớm trong các cơ quan thông tin, thư viện, lưu trữ và việc áp dụng này theo tinh thần tự nguyện, tự giác. Tuy nhiên, năm 2006 với sự ra đời Ấn bản tiếng Việt Khung phân loại thập phân Dewey rút gọn 14 (DDC Abridged14) do Thư viện Quốc gia Việt Nam tổ chức biên dịch và giới thiệu đánh dấu một bước quan trọng trong việc chuẩn hóa và hội nhập của ngành Thư viện Việt Nam.

1. Vài nét khái quát về Web Dewey

Phân loại thập phân Dewey (DDC) được Melvil Dewey xây dựng từ năm 1873 và lần đầu tiên xuất bản năm 1876. Ông là một cán bộ thư viện và là nhà giáo dục trong lĩnh vực thư viện tại Hoa Kỳ. Đây là khung phân loại có các lớp tổ chức theo ngành, lĩnh vực nghiên cứu và được chia thành 10 lớp chính bao gồm toàn bộ tri thức của nhân loại, mỗi lớp chính chia thành 10 phân lớp và mỗi phân lớp được chia thành 10 tiểu mục [1] (không phải các số dành cho phân lớp và tiểu mục đều đã được sử dụng vì nó được giành cho việc bổ sung kiến thức khoa học mới).

Năm 1990, Trung tâm Thư viện Tin học hóa trực tuyến OCLC (Online Computer Library Center) được toàn quyền sở hữu DDC. Qua nhiều lần xuất bản, hệ thống phân loại  thập phân DDC được xây dựng và phát triển liên tục cho hoàn thiện và phù hợp với sự phát triển tri thức, khoa học của nhân loại.

Phiên bản DDC 23 được công bố vào giữa năm 2011, với 4 tập đầy đủ được đội ngũ cán bộ của OCLC xây dựng trong 7 năm. Đây là lần xuất bản có nhiều thay đổi trong toàn bộ khung phân loại với nhiều chức năng mới giúp cho cán bộ biên mục thực hiện công việc một cách dễ dàng và nhanh chóng hơn. Ngoài ra, để đáp ứng nhu cầu của các cơ quan thông tin, thư viện có quy mô vừa và nhỏ (khoảng hơn 20 nghìn tài liệu) OCLC cho xuất bản phiên bản tóm tắt lần thứ 15 vào tháng 3 năm 2012. Phiên bản DDC 23 đầy đủ và bản rút gọn lần thứ 15 dưới dạng in ấn và điện tử đều có nội dung giống nhau, tuy nhiên ở bản điện tử có mức độ cập nhật thường xuyên và liên tục theo sự thay đổi của các ngành khoa học mới cũng như xu hướng liên ngành.

Đặc điểm Web Dewey

- Sử dụng mối liên hệ giữa các số phân loại Dewey và Đề mục chủ đề (LCSH) của Thư viện Quốc hội (TVQH) Mỹ như là những điểm truy cập tới bảng phân loại DDC.

- Khả năng truy cập tới rất nhiều số phân loại được tạo lập sẵn, đặc biệt là lĩnh vực văn học.

- Cập nhật thường xuyên, chứa các mục chỉ số bổ sung, từ vựng được ánh xạ.

- Tạo ghi chú riêng số phân loại với chức năng ghi chú của người dùng.

- Sử dụng hàng nghìn thuật ngữ chỉ mục quan hệ (Relative Index) làm điểm truy cập phụ trợ.

Cấu trúc Web Dewey

Web Dewey là CSDL được cập nhật thường xuyên, bao gồm toàn bộ phiên bản DDC 22 được cập nhật từ năm 2003 đến nay. Web Dewey có cấu trúc như sau:

- Bảng chính gồm các lớp chính và bảng phụ trợ.

- Hướng dẫn sử dụng (DDC manual).

- Bảng Chỉ mục quan hệ (DDC Relative Index).

- Kết hợp giữa Đề mục chủ đề (ĐMCĐ) của TVQH Mỹ với số phân loại trong lớp chính.

Tính năng của Web Dewey

Với giao diện thân thiện và đơn giản, Web Dewey cung cấp cho người dùng những tiện ích như sau:

- Khả năng tìm kiếm linh hoạt - có thể mở rộng hoặc thu hẹp kết quả tìm bằng cách sử dụng toán tử Boolean: AND/OR/NOT, kí tự thay thế, tìm kiếm tương đối, toán tử chặt cụt.

- Khả năng duyệt lướt các chỉ số ở lớp chính, chỉ mục quan hệ và ĐMCĐ của TVQH Mỹ.

- Tìm các chỉ số của từ khóa thuộc các lĩnh vực trong Bảng chỉ mục quan hệ.

- Cấu trúc hiển thị phân cấp, lớp lớn và lớp nhỏ có liên quan chặt chẽ với nhau.

- Sử dụng rộng rãi các siêu liên kết để truy cập tới các mục liên quan và các mục hướng dẫn được trích dẫn trong ghi chú.

- Hiển thị của 10 lớp chính và các bảng phụ trợ cho phép xem lướt hoặc chuyển vị trí từ trên xuống dưới một cách dễ dàng.

- Ngoài ra, người dùng có thể truy cập tới các ghi chú và các số phân loại có liên quan bằng cách nhấn phải chuột vào các đường link.

- Web Dewey còn bao gồm các thuật ngữ và số phân loại được tạo lập sẵn (kết hợp giữa bảng chính, bảng phụ trợ). Đây là chức năng mới và không có trong bản in.

- Một số kết quả tìm kiếm có đường link đến ĐMCĐ của TVQH Mỹ.

Một số lưu ý khi sử dụng Web Dewey

- Không phải kết quả tìm kiếm nào cũng có đường link tới ĐMCĐ của TVQH Mỹ, trong trường hợp như vậy, cán bộ biên mục phải tự khắc phục bằng công cụ khác.

- Khi phân loại tài liệu, việc sử dụng Web Dewey vẫn phải thực hiện qui trình giống như trong bản in, đó là tìm lướt trong phần tóm tắt của các lớp chính và kiểm tra trong phần Chỉ mục liên quan.

- Thực hiện các quy tắc phân loại giống như trong Bảng phân loại DDC dạng in, cụ thể là:

+ Xác định chủ đề của tác phẩm.

+ Xác định môn loại (sử dụng Bảng chỉ mục quan hệ - nếu cần và luôn luôn sử dụng Bảng phân loại).

+ Xác định vị trí tác phẩm trong khung phân loại (về 1 hay nhiều hơn 1 chủ đề trong cùng môn loại hoặc về nhiều hơn 1 môn loại).

+ Nếu hai chủ đề cùng được đề cập đến ngang nhau mà không được sử dụng để giải thích hay giới thiệu cho nhau thì phân loại tài liệu theo chủ đề mà kí hiệu phân loại của nó xuất hiện trước trong bảng phân loại DDC (Qui tắc chủ đề thứ nhất trong hai chủ đề).

+ Phân loại một tài liệu có 3 hay nhiều hơn 3 chủ đề mà những chủ đề đó đều thuộc một chủ đề rộng thì xếp tài liệu đó vào kí hiệu cao nhất thuộc chủ đề rộng đó. Nếu một chủ đề được đề cập đến nhiều hơn so với các chủ đề khác thì xếp tài liệu đó vào chủ đề được nhắc tới nhiều nhất.

2. Hướng dẫn sử dụng một số chức năng chính của Web Dewey

Đăng nhập

Trung tâm Thư viện Tin học hóa trực tuyến (OCLC) cung cấp bản dùng thử của Web Dewey trong 30 ngày, nếu cơ quan hay tổ chức muốn sử dụng cần đăng kí và có trả phí hàng năm để sử dụng ứng dụng này trong phân loại. Trang web để truy cập tới Web Dewey: http://dewey.org/webdewey/

Chức năng tìm kiếm (Search)

Cán bộ phân loại sử dụng chức năng tìm kiếm một cách hiệu quả khi:

- Có từ khóa chính xác, cụ thể

- Có ĐMCĐ của TVQH Mỹ phù hợp với tài liệu cần phân loại.

alt

Hình 1: Màn hình Search của Web Dewey

- Chức năng tìm kiếm không hiệu quả nếu cán bộ phân loại sử dụng từ khóa chung chung ví dụ: “Education”, “Economics”…

- Tìm kiếm trong mọi trường (all fields) có thể sẽ hiệu quả hơn khi cán bộ phân loại có từ khóa cụ thể, chi tiết vì có thể từ khóa này sẽ không tồn tại trong Chỉ mục quan hệ (Relative Index), ví dụ: Voluntary Simplicity Movement [3].

- Để có kết quả tìm chính xác và hiệu quả cao, cán bộ phân loại nên sử dụng chức năng tìm kiếm nâng cao (Advanced Search) với các tiêu chí nhằm giới hạn kết quả tìm.

- Ví dụ: Để tạo lập kí hiệu phân loại cho tài liệu có nội dung về giáo dục của học sinh cấp 2 bị khiếm thính (Education of deaf secondary students), cán bộ phân loại có thể tổng hợp thành 2 thuật ngữ: Deaf và Education để tìm kiếm trong chức năng tìm nâng cao.

alt

Hình 2: Màn hình Tìm kiếm nâng cao của Web Dewey

Chức năng duyệt lướt (Browse)

Cán bộ phân loại sử dụng chức năng duyệt lướt một cách hiệu quả khi:

- Đã có sẵn số phân loại nhưng muốn kiểm tra lại.

- Cán bộ phân loại đã khu trú được tài liệu thuộc lĩnh vực nào đó và muốn tìm số phân loại cụ thể, gần sát với nội dung hơn.

- Để thu hẹp kết quả tìm kiếm bằng cách duyệt lướt trong Chỉ mục quan hệ (Relative Index) từ khóa sử dụng phải là từ khóa chung chung.

Ví dụ: Thay bằng việc tìm kiếm (Search) từ khoá Peace, cán bộ phân loại sử dụng chức năng duyệt lướt (Browse) trong Chỉ mục quan hệ (Relative Index)

- Số phân loại phù hợp với yêu cầu tìm sẽ xuất hiện đầu tiên trong bảng chỉ mục quan hệ (Relative Index), kết quả tìm cho từ khóa “Peace” là 303.66 (hình 3).

alt

Hình 3: Màn hình duyệt lướt (Browse) của Web Dewey

Chức năng viết ghi chú (Comments).

Sử dụng chức năng ghi chú khi cán bộ phân loại cần ghi chú lại những trường hợp khó phân loại hoặc những tài liệu mang tính đặc thù nhằm dễ dàng tìm kiếm lại và sử dụng cho lần sau.

alt

Hình 4: Màn hình ghi chú (Comments) của Web Dewey

Web Dewey được phát triển dựa trên phiên bản điện tử Dewey for Windows (1996-2000). Khi xuất bản Web Dewey, OCLC đã chuyển đổi từ truy cập trên CD-ROM sang truy cập từ Internet. Web Dewey cung cấp hàng loạt ứng dụng khác nhau qua giao diện đơn giản, dễ sử dụng như: Tìm kiếm, duyệt lướt, viết ghi chú, tạo lập số phân loại mới, và hàng loạt dịch vụ hỗ trợ khác từ OCLC hỗ trợ trực tiếp cho công tác biên mục, phân loại tài liệu.

Hiện nay, DDC là công cụ được sử dụng để phân loại tài liệu rộng rãi nhất trên thế giới, với hơn 135 nước sử dụng và được dịch sang hơn 30 thứ tiếng trong đó có tiếng Việt. Trải qua quá trình hình thành và phát triển, với những tiện ích của DDC đã góp phần không nhỏ cho việc chuẩn hoá hoạt động thông tin - thư viện trên thế giới nói chung và Việt Nam nói riêng.

Tài liệu tham khảo

1.http://www.oclc.org/dewey/

2.https://www.oclc.org/support/worldwide/en_us/
servi-ces/dewey/documentation/webdewey_userguide.html.

3.http://vietnamlib.net/chuyen-mon-nghiepvu/bien-muc-xu-ly/y-nghia-tac-dung-cua-khungphan-loai-tai-lieu.

_________

ThS. Nguyễn Thị Ngà, ThS. Thạch Lương Giang

Nguồn: Tạp chí Thư viện Việt Nam. - 2013. - Số 5. - Tr. 33-36.