Phần mềm Dspace - Giải pháp quản lý tài liệu số cho thư viện

Đại dịch Covid-19 tác động rất lớn đến nền giáo dục của Việt Nam. Việc học online đang dần trở nên quen thuộc với mỗi học sinh, sinh viên và cả người dạy.Tuy nhiên, việc học online cũng đã và đang trở thành xu thế chung trong nền giáo dục hiện đại giúp thích nghi với hoàn cảnh.  Việc sử dụng các nền tảng công nghệ giúp cho giáo dục – đào tạo từ xa từ đó càng trở nên phổ biến đem lại nhiều tiện ích, nhưng vẫn còn hạn chế  để có thể phục vụ được tối đa nhu cầu của người dùng. 

Đặc biệt trong khoảng thời gian vừa qua, học sinh và sinh viên không thể đến trường dẫn đến việc khó có thể tiếp cận, khai thác các nguồn tài liệu ở thư viện phục vụ cho học tập, nghiên cứu. Để hỗ trợ bạn đọc các trường Đại học, khối K12 (bao gồm các trường: Tiểu học, Trung học cơ sở, Trung học phổ thông) đã có nhiều kế hoạch để chuyển tải các bài giảng, giáo trình, tài liệu sang dạng số; các bài giảng powerpoint, video clip, file PDF… được trình chiếu, gửi cho người học để tham khảo. Tuy nhiên việc quản trị, phổ biến và khai thác các tài liệu số, điện tử là một bài toán mà nhiều trường học còn phải cân nhắc và đặt câu hỏi cho tính hiệu quả.

Với nhiều năm kinh nghiệm cho việc tư vấn các giải pháp, triển khai ứng dụng các phần mềm trong lĩnh vực thư viện Công ty Cổ phần Thông tin và Công nghệ số (IDT) xin giới thiệu đến Quý khách hàng sản phẩm Phần mềm Quản lý Thư viện số Dspace – phần mềm mã nguồn mở giúp quản lý tài liệu số phù hợp với việc ứng dụng vào các thư viện trường học (Đại học, K12).

1. Phần mềm Dspace là gì? 

Dspace là phần mềm Quản lý thư viện số mã nguồn mở có khả năng xử lý các tài liệu đa phương tiện với nhiều định dạng tệp tin khác nhau, trong đó có các định dạng tài liệu văn bản (doc, txt, rtf, pdf, html, xml…), định dạng tài liệu về hình ảnh (gif, jpg…), định dạng các tài liệu âm thanh (wav, flv, mp3, mp4…).

2. Các phân hệ chính của phần mềm Dspace

Phần mềm Quản lý Thư viện số Dspace gồm hai phân hệ chính là:

2.1. Phân hệ quản trị hệ thống 

Phân hệ quản trị hệ thống của phần mềm Dspace bao gồm: các tính năng quản lý, cấu hình các tham số vận hành hệ thống, tổ chức, quản lý bộ sưu tập, cấu hình chính sách truy cập tài liệu số, cấu hình siêu dữ liệu…

2.2. Phân hệ Tra cứu và sử dụng tài liệu số 

Phân hệ Tra cứu và sử dụng tài liệu số bao gồm: các tính năng tra cứu tài liệu số, tìm kiếm cơ bản, tìm kiếm nâng cao, hiển thị, trình diễn tài liệu số, lọc tài liệu số theo bộ lọc facet, cho phép người dùng tự đăng tài liệu số vào các bộ sưu tập…

3. Đặc điểm nổi bật của phần mềm mã nguồn mở Dspace

Phần mềm Dspace được các tổ chức thương mại và cộng đồng cùng chung tay kiến tạo nên đã được tùy biến phù hợp cho việc sử dụng tại các thư viện trường học một cách hiệu quả và tốt nhất, thể hiện ở một số điểm đáng chú ý như sau:

3.1. Tính thân thân thiện

Phần mềm hỗ trợ nhiều loại ngôn ngữ khác nhau như: Tiếng Việt, tiếng Anh, tiếng Trung, tiếng Nhật… Giao diện Dspace sử dụng hoàn toàn trên nền Web. Tất cả các thao tác từ tìm kiếm, khai thác tài liệu, biên mục và quản trị đều thực hiện trên giao diện Web.

3.2 Tính linh hoạt

Phần mềm mã nguồn mở Dspace có thể tùy chỉnh để trở thành một thể thống nhất với hệ thống các website khác của đơn vị và trực quan hơn cho bạn đọc như: màu sắc, phông chữ, bố cục, banner, nội dung. Tuy phần mềm sử dụng  Dublin Core là khung mẫu mô tả mặc định tuy nhiên, thư viện hoàn toàn có thể tùy chỉnh thêm hoặc thay đổi các trường dữ liệu. Dspace cũng hỗ trợ chuyển đổi siêu dữ liệu từ các loại khung mẫu khác như MARC, METS và MODS.

3.3. Tính khoa học 

Phần mềm mã nguồn mở Dspace quản lý tài liệu số theo cấu trúc hình cây. Hệ thống phần mềm Dspace được phân thành các đơn vị lớn (các trường, các khoa, các ban, các ngành) và có các đơn vị nhỏ hơn hoặc các bộ sưu tập (các khoa, bộ môn) trong bộ sưu tập sẽ có các tài liệu chứa các tập tin tài nguyên số mà chúng ta cần lưu trữ. Tại mỗi đơn vị hay bộ sưu tập cán bộ có thể mô tả, giới thiệu chi tiết về đơn vị hay bộ sưu tập đó, ngoài ra có thể phân quyền cho 1 nhóm thành viên quản lý hay truy cập vào các đơn vị, bộ sưu tập hay thậm chí các tài liệu, tập tin mà bộ sưu tập đang lưu trữ.

Với các ưu điểm như trên có thể thấy phần mềm mã nguồn mở Dspace là phần mềm dễ vận hành, đáp ứng được những yêu cầu cơ bản của việc quản lý và khai thác tài liệu số của các thư viện trường học.