Phần mềm Dspace – Quản trị và khai thác tài liệu số trong doanh nghiệp

Phần mềm Dspace giúp quản lý và khai thác tài liệu số, giúp người dùng có khả năng truy cập dễ dàng tới tất cả kiểu nội dung số bao gồm: văn bản, hình ảnh, ảnh động và dữ liệu thiết lập.

Trong thời đại công nghệ 4.0, đặc biệt khi đại dịch Covid-19 bùng nổ là lúc các ứng dụng công nghệ tiên tiến đang ngày càng trở nên phổ biến và hỗ trợ đắc lực cho các doanh nghiệp trong quá trình chuyển đổi số. 

Trong thời điểm dịch bệnh diễn ra phức tạp hàng ngàn doanh nghiệp đã phải phá sản hoặc tìm mọi cách để bám trụ và thích nghi. Để hoạt động được hiệu quả các Công ty, Doanh nghiệp đã phải học cách ứng dụng các các phần mềm hỗ trợ cho công việc. Trong đó một số phần mềm được doanh nghiệp quan tâm đến, phổ biến như Zoom Cloud Meetings, Microsoft Team, Google Meet, Zalo, Facebook, Youtube… Tuy nhiên đối với những phần mềm này phần nhiều còn có những hạn chế nhất định, đặc biệt phù hợp trong việc trao đổi thông tin, họp nội bộ hay những buổi seminar hạn chế còn việc lưu trữ thông tin, các tài liệu dạng số để khai thác và sử dụng vẫn là câu hỏi lớn cần được đặt ra vì tính linh hoạt, dễ vận hành và hiệu quả.

1. Phần mềm Dspace là gì ?

Dspace là phần mềm quản lý tài liệu số mã nguồn mở có khả năng xử lý và lưu trữ các tài liệu đa phương tiện với nhiều định dạng tệp tin khác nhau, trong đó có các định dạng tài liệu văn bản (doc, txt, rtf, pdf, html, xml…), định dạng tài liệu về hình ảnh (gif, jpg…), định dạng các tài liệu âm thanh (wav, flv, mp3, mp4…).

2. Các tính năng của phần mềm Dspace

Phần mềm mã nguồn mở Dspace về cơ bản giống các phần mềm quản lý tài liệu số khác ở điểm có các tính năng quản lý, cấu hình các tham số vận hành hệ thống, tổ chức, quản lý bộ sưu tập, cấu hình chính sách truy cập tài liệu số, cấu hình siêu dữ liệu…; và các tính năng tra cứu tài liệu số, tìm kiếm cơ bản, tìm kiếm nâng cao, hiển thị, trình diễn tài liệu số, lọc tài liệu số theo bộ lọc facet, cho phép người dùng tự đăng tài liệu số vào các bộ sưu tập…

Phần mềm Dspace được cài đặt đi kèm với một giao diện dựa trên web có thể định cấu hình dễ dàng mà bất kỳ quản trị viên hệ thống nào cũng có thể cài đặt tại Linux, Mac OSX hoặc Windows.

Đặc biệt đối với phần quản lý và lưu giữ các loại hình nội dung số DSpace có thể

nhận dạng và quản lý một số lượng lớn các loại định dạng tệp. Một số định dạng phổ biến nhất hiện được quản lý trong DSpace là các tệp PDF, Word, JPEG, MPEG, TIFF. 

2.1. Chức năng đối với người sử dụng của phần mềm Dspace

Phần mềm quản lý tài liệu số Dspace hỗ trợ đánh chỉ mục tìm kiếm và cú pháp tìm kiếm hiện đại (Tìm theo nguyên lý của google: Tiếng việt có dấu hoặc không dấu kết hợp toán tử logic (AND, OR, NOT) và các cú pháp tìm giới hạn định dạng tệp tin, Ví dụ: "Phạm Quang Quyền" AND "Thư viện điện tử" filetype:pdf; cũng như "Pham Quang Quyen" AND "Thu vien dien tu" filetype:pdf. 

Hỗ trợ người dùng tin (có tài khoản) có thể tự đăng ký nhận thông báo tài liệu mới về chủ đề mình quan tâm. 

Hỗ trợ người dùng tin tìm kiếm các kết quả liên quan đến từ khóa hoặc chủ đề đang tìm kiếm. 

2.2. Chức năng đối với người quản trị của phần mềm Dspace

Phần mềm mã nguồn mở Dspace có thể: 

Hỗ trợ xuất nhập dữ liệu theo từng bộ sưu tập để tái cấu trúc. 

Hỗ trợ biên mục hàng loạt (siêu dữ liệu)

Hỗ trợ biên mục hàng loạt (siêu dữ liệu + toàn văn)

Hỗ trợ nhập hàng loạt tài khoản người dùng

Phân quyền đa dạng (cho bộ sưu tập hoặc cho đơn vị, hoặc thậm chí từng tệp tin trong một biểu ghi)

Phần mềm quản lý tài liệu số Dspace cực kì phù hợp đối với những doanh nghiệp có lượng tài liệu lớn và có nhu cầu quản lý và khai thác. Hệ thống phần mềm dễ dàng vận hành, chi phí thấp, không giới hạn số lượng tài liệu. Phần mềm Dspace góp phần vào công cuộc chuyển đổi số trong doanh nghiệp