1. Sơ lược về Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam
Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam có hệ thống các thư viện gồm 01 thư viện tổng hợp và 30 thư viện chuyên ngành của 32 viện nghiên cứu và đơn vị trực thuộc. Trong đó, thư viện Khoa học xã hội là thư viện tổng hợp đa ngành do Viện Thông tin Khoa học xã hội quản lý và là cơ quan đứng đầu hệ thống các thư viện của Viện Hàn lâm Khoa học xã hội. Với số lượng các thư viện như vậy cùng với việc nguồn tài liệu in, tài liệu số của mỗi thư viện cần quản lý là khá lớn, số lượng này cũng không ngừng tăng lên theo từng năm. Vì vậy, làm thế nào để quản lý thống nhất được nguồn tài nguyên giữa các thư viện và phục vụ bạn đọc có thể tra cứu, khai thác tài liệu giữa các thư viện trong hệ thống là vấn đề vô cùng quan trọng.
2. Hệ thống phần mềm thư viện sử dụng tại Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam
Để giải quyết vấn đề này, Viện Thông tin Khoa học xã hội cùng làm việc và phối hợp với Công ty IDT khảo sát, phân tích hiện trạng, nhu cầu thực tế và đưa ra giải pháp phù hợp, bao gồm:
2.1. Phần mềm biên mục tập trung Connexion – OCLC
Hiện tại, tất cả các thư viện đều đang sử dụng cùng một phần mềm thư viện điện tử để quản lý tài liệu in. Tuy nhiên, tất cả dữ liệu thư mục chưa được quản lý trong một môi trường, một kho lưu trữ thống nhất; việc biên mục và dữ liệu chưa được chuẩn hóa. Vì vậy, với phần mềm biên mục tập trung Connexion - OCLC, dữ liệu thư mục của tất cả các thư viện sẽ được đưa lên và quản lý trong hệ thống mục lục liên hợp toàn cầu WorldCat, tuân thủ các quy chuẩn quốc tế về dữ liệu thư mục; ngoài ra còn có thể chia sẻ thông tin tài liệu đến với các thư viện khác trên toàn cầu.
2.2. Phần mềm thư viện số COTENTdm – OCLC
Với đặc thù là các viện nghiên cứu và lưu giữ rất nhiều tài liệu cổ, tài liệu quý hiếm như tranh ảnh, bản đồ, hương ước, thần tích thần sắc, sắc phong,… thì việc áp dụng phần mềm CONTENTdm cho phép quản lý được tất cả các loại hình tài liệu kể trên, ngoài ra có thể quản lý các file Microsoft như Word, Powerpoint, Excel; Video, Audio,… Với CONTENTdm, các thư viện có thể xây dựng theo mô hình thư viện trung tâm - thành viên; trong đó thư viện Viện Thông tin Khoa học xã hội là đơn vị đầu mối, thực hiện việc quản trị toàn bộ hệ thống và các thư viện còn lại sẽ được phân quyền cụ thể để quản lý và đưa dữ liệu của thư viện mình vào phần mềm. Tất cả biểu ghi tài liệu số cũng được liên kết và đưa vào quản lý trong mục lục liên hợp toàn cầu WorldCat.
2.3. Phần mềm tìm kiếm tập trung WorldCat Discovery Services – OCLC
Phần mềm tìm kiếm tập trung cho phép bạn đọc từ một cổng tra cứu duy nhất có thể tìm kiếm đến tài liệu in, tài liệu số của thư viện mình, của các thư viện khác trong hệ thống, thậm chí mở rộng tìm kiếm đến các thư viện khác trên thế giới.
Toàn bộ các giải pháp được triển khai trong 5 tháng từ tháng 6/2017 đến tháng 11/2017 với 2 đợt đào tạo tập trung tại Viện Thông tin Khoa học xã hội và các đợt đào tạo tại từng thư viện. Trong đó, có sự tham gia đào tạo của chuyên gia OCLC về sản phẩm, dịch vụ được cung cấp trong dự án; chuyên gia trong lĩnh vực thông tin – thư viện về biên mục tài liệu, thư viện số; và các cán bộ nghiệp vụ của Công ty IDT.
