1. Giới thiệu chung
Trường Đại học Việt Đức là trường đại học công lập đầu tiên ở Việt Nam được thành lập trên cơ sở thỏa thuận liên Chính phủ. Với mô hình tiên phong mang tính thí điểm và đầy tham vọng, nhà trường kết hợp hài hòa khung chương trình giáo dục Đại học của Việt Nam với các mô hình và tiêu chuẩn học thuật của Đức.
Với đặc thù của một trường chất lượng cao, khối lượng sách trong thư viện cần quản lý ngày một nhiều thêm. Tuy nhiên các tính năng của phần mềm cũ được chưa đáp ứng được nhu cầu của thư viện. Bên cạnh đó việc dùng chung phần mềm với thư viện trung tâm Đại học Quốc Gia tạo ra một số hạn chế về linh hoạt trong khâu quản lý, chính sách vận hành dẫn đến việc quản lý và lưu thông tài liệu gặp nhiều những bất cập. Do đó, được sự quan tâm và ủng hộ của Nhà trường, Ban giám hiệu và các Cấp lãnh đạo, Trung tâm thông tin - Thư viện trường Đại học Việt Đức đã ứng dụng giải pháp phần mềm quản trị thư viện thế hệ mới tổng thể của OCLC do IDT cung cấp mang tên WorldShare Management Services (WMS), WorldCat Discovery và phần mềm thư viện số mã nguồn mở DSpace.
2. Thành phần giải pháp
Chú thích:
Phần mềm thư viện thế hệ mới (2.1)
Phần mềm thư viện số (2.2)
Cổng tìm kiếm tập trung (2.3)
2.1 Phần mềm thư viện thế hệ mới WorldShare Management Services (WMS)
Worldshare Management Services (WMS) là giải pháp phần mềm quản lý thư viện thế hệ mới. Được phát triển bởi Trung tâm thư viện máy tính trực tuyến OCLC và hiện đang được sử dụng tại trên 500 thư viện trên toàn thế giới. Giải pháp tổng thể phục vụ cho việc quản lý tài liệu truyền thống và tài liệu điện tử được phát triển dựa trên công nghệ điện toán đám mây. Với WMS các thư viện sẽ cùng được làm việc trên một nền tảng chung nhất với một quy trình đồng nhất, và được giới chuyên ngành thông tin thư viện trên toàn thế giới đánh giá dễ sử dụng, đem lại hiệu quả cho người quản trị, thủ thư và bạn đọc.
Một giải pháp bao gồm tất cả những gì bạn cần để quản lý thư viện.
 Acquire Tiết kiệm thời gian trong lựa chọn và bổ sung |  Describe Có nhiều thời gian hơn trong biên mục biểu ghi mới |  Discover Giúp bạn đọc dễ dàng tìm kiếm tài nguyên |
 Circulate Hợp lý hóa lưu thông và giảm thời gian đào tạo |  Share Tự động hóa mượn và trả |  Analyze Hỗ trợ quyết định về bộ sưu tập |
Một số hình ảnh minh họa (Nguồn ảnh: VGU)
(library.vgu.edu.vn)
(chữ số đã được che đảm bảo bảo mật thông tin của tổ chức)
(Công cụ yêu cầu mượn liên thư viện)
Tính năng nổi bật:
Quản lý thống nhất quy trình bổ sung tài liệu in, tài liệu điện tử. Đặt hàng trực tiếp từ nhà cung cấp toàn cầu.
Hỗ trợ nhiều quy tắc biên mục bao gồm: ISBD, AACR2, RDA và các khổ mẫu MARC 21, MARCXML, Dublin Core, MODS, UNIMARC, KBART.
Quản lý đăng ký, gia hạn và quyền truy cập đến tài liệu, cơ sở dữ liệu điện tử của thư viện.
Cổng tìm kiếm và chuyển giao tài nguyên tập trung khai thác tất cả nguồn tài liệu của thư viện: tài liệu in, tài liệu số, tài liệu điện tử, nguồn tài nguyên truy cập mở từ một cổng tra cứu.
Dịch vụ mượn liên thư viện toàn cầu nhận và chia sẻ tài nguyên với hàng ngàn thư viện trên thế giới. Đơn giản hóa chia sẻ tài nguyên điện tử, tài nguyên số thông qua việc liên kết với mục lục liên hợp toàn cầu WorldCat và công cụ Article Exchange.
2.2 Phần mềm thư viện số DSpace
(Nguồn ảnh: VGU)
(Nguồn ảnh: VGU)
(Nguồn ảnh: VGU)
DSpace là phần mềm mã nguồn mở, hỗ trợ giải pháp xây dựng và phân phối các bộ sưu tập số hóa trên internet cho các thư viện, trung tâm lưu trữ, bảo tàng, viện nghiên cứu...
Cấu trúc
DSpace có cấu trúc phân cấp theo dạng cây thư mục với các Đơn vị và Bộ sưu tập. Đơn vị dùng để quản lý các đơn vị con và các bộ sưu tập còn bộ sưu tập để quản lý tài liệu. Đồng thời với việc phân cấp các đơn vị và bộ sưu tập, DSpace còn cho phép phân cấp quản lý đối với các đơn vị và bộ sưu tập này.
DSpace được sử dụng cơ bản như một phần mềm lưu trữ và phân phối tài liệu số với ba vai trò chính:
Giúp cho việc thu nhận và quản lý tài liệu được dễ dàng, bao gồm siêu dữ liệu của tài liệu.
Giúp cho việc truy cập tài liệu được dễ dàng, bằng cả việc liệt kê và tìm kiếm.
Giúp cho việc bảo quản tài liệu lâu dài.
Ưu điểm nổi bật
Phần mềm mã nguồn mở, miễn phí, có một cộng đồng lớn người sử dụng và phát triển trên toàn thế giới.
Dễ dàng tùy chỉnh để phù hợp với nhu cầu của từng đơn vị.
Sử dụng được trên nhiều hệ điều hành như Windows, Linux, Unix...
Có thể quản lý và lưu giữ tất cả các loại tài liệu kỹ thuật số. Tài liệu được biên mục theo chuẩn Dublin Core Metadata.
Cung cấp cơ chế tìm kiếm toàn văn đối với các dạng tài liệu như: PDF, Word, Excel, Powerpoint, text, HTML…
Phân quyền và bảo mật mạnh. Có thể phân quyền đến từng tài khoản người dùng, đến từng Bộ sưu tập hoặc thậm chí đến từng tài liệu.
Hỗ trợ nhiều kiểu báo cáo: Lượt truy cập, lượt xem biểu ghi thư mục, lượt tải tài liệu...
Hỗ trợ đa ngôn ngữ.
Hỗ trợ việc chuyển đổi dữ liệu từ phần mềm GreenStone sang Dspace.
2.3 Cổng tìm kiếm và chuyển giao tài nguyên tập trung WorlCat Discovery
Worldcat Discovery do OCLC cung cấp là một giải pháp tìm kiếm và chuyển giao tài nguyên thông tin tập trung, khả năng tìm kiếm và truy cập đến 2 tỷ tài liệu của 74.000 thư viện trên thế giới và các nhà cung cấp nội dung trên thế giới. Worldcat Discovery là một ứng dụng điện toán đám mây, tạo ra một kênh liên lạc trực tiếp giữa người dùng thư viện với các dịch vụ, tài liệu của thư viện và các nhà nhà cung cấp nội dung chỉ bằng một cổng tìm kiếm thông tin duy nhất.
(Nguồn ảnh: oclc.org)
Hệ thống sẽ cung cấp cho người sử dụng khả năng truy cập vào thông tin tài liệu của trên 150 nhà cung cấp nội dung lớn trên thế giới đang là đối tác của OCLC như Springer, Elsevier, EBSCO, Proquest… Worldcat Discovery Services hiện là hệ thống tìm kiếm thông tin tập trung duy nhất trên thế giới có thể truy cập được vào nội dung tài liệu của các nhà cung cấp EBSCO và Proquest hiện nay.
Ngoài dữ liệu của các nhà cung cấp nội dung danh tiếng trên thế giới hiện nay những nguồn dữ liệu mở cũng là một hướng phát triển đang được OCLC phát triển rất mạnh cho Worldcat Discovery. Khi các thư viện đăng ký sử dụng Worldcat Discovery sẽ có quyền truy cập vào tất cả các bộ cơ sở dữ liệu tài nguyên mở đang được tích hợp trong hệ thống chỉ mục tập trung của hệ thống.
Nguồn dữ liệu mở trong Worldcat Discovery hiện nay đang được đóng góp từ các thư viện là thành viên của OCLC và các nhà cung cấp nội dung. Có thể kể tên các CSDL tiêu biểu như: OAIster, HathiTrust, Cộng đồng CONTETNdm, ArticleFirst…
3. Kết luận
Với sự hoạt động kết hợp giữa các thành phần giải pháp đã tạo nên một hệ thống phần mềm phục vụ nhu cầu của thư viện, thủ thư và bạn đọc một cách hoàn chỉnh. Dự án triển khai thành công và hoàn thành vào năm 2019 đã đánh dấu sự hợp tác và tin tưởng của VGU với IDT. Góp phần cho thành công của dự án là quá trình làm việc của đội ngũ cán bộ tại trường Đại học Việt Đức, chuyên gia OCLC và IDT. Tháng 11 năm 2019, đội ngũ chuyên gia của OCLC và IDT làm việc trực tiếp tại khuôn viên trường Đại học Việt Đức hướng dẫn và giải đáp thắc mắc của cán bộ thư viện.
Sau quá trình làm việc trực tuyến và trực tiếp, cán bộ thư viện đã vận hành WMS và đi vào sử dụng.
Kính mời quý vị tham khảo giao diện tìm kiếm tập trung của VGU nơi khai thác tất cả nguồn tài nguyên với một cổng tìm kiếm duy nhất: https://library.vgu.edu.vn/
