SỐ HÓA TÀI LIỆU ĐÀO TẠO VÀ KHẢO THÍ: XU HƯỚNG TẤT YẾU TRONG CHUYỂN ĐỔI SỐ GIÁO DỤC

Số hoá tài liệu đào tạo, khảo thí tại các cơ sở giáo dục là nhiệm vụ quan trọng, giúp nâng cao chất lượng nguồn dữ liệu đào tạo đã được ứng dụng và thành công tại các quốc gia phát triển. Vậy làm sao để số hoá tài liệu đào tạo và khảo thí một cách dễ dàng, hiệu quả? Tìm hiểu ngay cùng IDT Vietnam nhé 

1. Những vấn đề chung về số hoá tài liệu đào tạo, khảo thí tại các cơ sở giáo dục 

1.1. Bối cảnh chung về việc số hóa tài liệu đào tạo, khảo thí

Trong thời đại cách mạng công nghiệp 4.0, quá trình chuyển đổi số trong lĩnh vực giáo dục trở thành xu hướng tất yếu, được nhiều quốc gia, trong đó có Việt Nam đặc biệt quan tâm. Tại Việt Nam, Bộ Giáo dục và Đào tạo đã ban hành nhiều văn bản chỉ đạo về việc ứng dụng công nghệ thông tin trong giảng dạy, quản lý và kiểm tra đánh giá liên quan đến số hóa tài liệu ở các cơ sở giáo dục Đại học, Cao đẳng, Trung cấp. Chính vì vậy trong công cuộc chung của chuyển đổi số, thì việc số hóa tài liệu, đặc biệt là số hoá tài liệu đào tạo, khảo thí không chỉ xuất phát từ yêu cầu quản lý hiệu quả, tiết kiệm chi phí, mà còn nhằm nâng cao chất lượng đào tạo, tạo điều kiện thuận lợi cho sinh viên và giảng viên trong tiếp cận và sử dụng tài liệu.

1.2. Khái niệm về số hóa tài liệu đào tạo, khảo thí

Số hóa tài liệu đào tạo, khảo thí là quá trình chuyển đổi các tài liệu vật lý (giáo trình, đề thi, bài làm, phiếu điểm…) sang dạng số để lưu trữ, quản lý, truy cập và chia sẻ dễ dàng trên các nền tảng công nghệ. Quá trình này bao gồm cả việc quét ảnh, nhận dạng ký tự quang học (OCR), lưu trữ đám mây, mã hóa bảo mật và tích hợp với hệ thống quản lý đào tạo (LMS).

1.3. Phân loại các loại tài liệu đào tạo, khảo thí có thể số hóa

• Tài liệu giảng dạy: Giáo trình, sách tham khảo, bài giảng, slide, video bài giảng…
• Tài liệu quản lý đào tạo: Kế hoạch giảng dạy, chương trình học, sổ điểm…
• Tài liệu khảo thí: Đề thi, đáp án, bài làm của sinh viên, bảng điểm, biên bản chấm thi…
• Tài liệu khác: Phiếu khảo sát, tài liệu hướng dẫn thực tập, báo cáo tốt nghiệp…

1.4. Đặc điểm của việc số hóa tài liệu đào tạo, khảo thí

• Tính đa dạng định dạng: Tài liệu đào tạo và khảo thí không chỉ dừng lại ở dạng văn bản mà còn bao gồm hình ảnh, biểu đồ, video, âm thanh, và các tệp tin tương tác. Do đó, công tác số hóa phải đảm bảo khả năng lưu trữ và truy xuất được nhiều loại dữ liệu khác nhau.
• Tính chính xác và toàn vẹn dữ liệu: Quá trình số hóa cần đảm bảo tính nguyên vẹn, không sai lệch so với bản gốc. Đặc biệt với các tài liệu khảo thí, từng ký tự, công thức, hay biểu đồ đều có thể ảnh hưởng tới kết quả học tập của sinh viên.
• Yêu cầu bảo mật cao: Các tài liệu như đề thi, đáp án, bảng điểm cần có hệ thống mã hóa, kiểm soát truy cập nghiêm ngặt để tránh rò rỉ thông tin và gian lận học đường.
• Tính linh hoạt và tích hợp hệ thống: Tài liệu số hóa cần được thiết kế để tích hợp với hệ sinh thái đào tạo hiện đại, từ hệ thống quản lý học tập (LMS), thư viện số, cho tới phần mềm chấm điểm tự động, phân tích học tập.
• Tính cập nhật liên tục: Tài liệu số hóa không phải là tĩnh mà cần được cập nhật theo tiến trình đào tạo, thay đổi nội dung học liệu, đề thi, hay chính sách đánh giá.

1.5. Lợi ích đem lại của việc số hóa tài liệu đào tạo, khảo thí

• Tăng cường khả năng tiếp cận: Sinh viên và giảng viên có thể truy cập tài liệu học tập mọi lúc, mọi nơi chỉ cần với một thiết bị kết nối Internet. Điều này đặc biệt hữu ích với học tập từ xa, đào tạo trực tuyến và học kết hợp (blended learning).
• Tối ưu hóa lưu trữ: Việc số hóa giúp các cơ sở giáo dục tiết kiệm không gian lưu trữ, giảm thiểu việc in ấn và quản lý hồ sơ giấy tờ truyền thống, đồng thời dễ dàng tổ chức, phân loại và tìm kiếm tài liệu.
• Nâng cao hiệu quả quản lý đào tạo: Hệ thống quản lý tài liệu số giúp giảng viên, phòng đào tạo, ban khảo thí dễ dàng theo dõi tiến trình học tập, quản lý lịch thi, phân tích kết quả thi, và đưa ra các điều chỉnh phù hợp.
• Tăng tính minh bạch và khách quan: Khi các quy trình ra đề, thi, chấm điểm được số hóa và lưu trữ có hệ thống, khả năng gian lận được giảm thiểu, đồng thời tạo niềm tin cho sinh viên và phụ huynh.
• Hỗ trợ học tập suốt đời: Tài liệu đào tạo được lưu trữ lâu dài và có thể tái sử dụng nhiều lần trong quá trình học tập liên tục, tự học và bồi dưỡng sau đại học.
• Đóng góp vào chiến lược chuyển đổi số quốc gia: Việc số hóa học liệu góp phần xây dựng kho học liệu mở, tăng khả năng chia sẻ và kết nối tri thức trong cộng đồng giáo dục.

2. Các thiết bị và phần mềm giúp cho việc số hoá tài liệu đào tạo và khảo thí

2.1. Các thiết bị và phần mềm có trong thị trường hiện nay

Hiện nay thị trường cung cấp đa dạng thiết bị và phần mềm hỗ trợ cho việc số hóa tài liệu đào tạo, khảo thí. Các sản phẩm này đến từ nhiều thương hiệu khác nhau như Canon, Fujitsu, Czur, Zeutschel, ABBYY, Adobe, DocuWare…

2.2. Các thiết bị giúp cho việc số hóa tài liệu đào tạo, khảo thí

Máy scan quét thủ công:

• Đặc điểm: Với dòng máy này vẫn được thiết kế cụm camera ở phía trên giúp chụp hình ảnh tài liệu sắc nét, hệ thống phần mềm trang bị dễ dàng chỉnh sửa và làm phẳng trang, giúp rút ngắn quá trình xử lý tài liệu. IDT Vietnam ứng dụng dòng scan này với những đơn vị có khối lượng tài liệu không quá lớn nhưng yêu cầu cần chất lượng số hoá vượt trội. 

• Gợi ý một số thiết bị scan – số hóa: 

Czur ET Series (ET18 PRO, ET24 PRO): Các dòng máy scan A3 dành cho mọi loại tài liệu kể cả tài liệu đóng tập dày. ET Series sở hữu tốc độ scan đáng kinh ngạc, chỉ khoảng 1,5 giây/trang, giúp xử lý khối lượng tài liệu lớn trong thời gian ngắn. Công nghệ quét overhead scanner (chụp từ trên cao) A3 dễ dàng quét cả quyển tài liệu mà không cần phải tháo gáy, tránh tác động vật lý, làm hỏng hồ sơ gốc. Chỉnh sửa hình ảnh thông minh: Tự động làm phẳng hồ sơ; tự động cắt viền, chia trang thông minh,… Chất lượng hình ảnh cao: độ phân giải Camera từ 18MP đến 24MP, giúp dễ dàng quét chụp toàn bộ thông tin của các hồ sơ cũ. 

Máy scan sách chuyên dụng M3000 Pro V3:  là dòng máy cải tiến từ M3000 Pro V2, sở hữu mọi tính năng và chất lượng của máy quét sách chuyên nghiệp phù hợp với tất cả các dạng tài liệu, sách có kích thước khổ ≤ A3. Máy scan được trang bị hệ thống đèn thân và đèn chiếu sáng phía trên đầu quét giúp số hoá rõ nét các tài liệu bìa bóng như tạp chí, tranh ảnh… mà không bị ảnh hưởng từ môi trường ảnh sáng bên ngoài. Với sự cải tiến camera từ 28 MP lên 48 MP cùng với CPU MIPS mang đến tốc độ quét nhanh (<1,2s/ lượt quét) và chất lượng hình ảnh cao.

Máy scan sách chuyên dụng Zeta: là dòng máy scan dùng trong các thư viện, trung tâm lưu trữ… giúp số hóa tài liệu, sách khổ A3 với hình ảnh chất lượng cao đạt chuẩn quốc tế. Máy scan được trang bị phần mềm kiểm soát chất lượng hình ảnh cùng với chức năng in ấn, lưu trữ sang USB hoặc gửi email ngay sau quét giúp dễ dàng lưu trữ và sao chép tài liệu. 

Máy scan bán tự động: 

• Đặc điểm: Dòng máy này được thiết kế camera bên trên và được trang bị thêm giá sách chuyên dụng tự nâng hạ bằng mô tơ, có tấm kính giữ phẳng tài liệu tự đóng mở, và phần mềm của máy cho phép thiết lập các thao tác máy tự động scan, nâng hạ giá đỡ sách, đóng mở tấm kính. Khi đó người vận hành chỉ việc thao tác lật trang tài liệu. Các máy quét bán tự động có thể cho tốc độ khá cao lên đến trên 1.000 trang/giờ. IDT Vietnam hiện đang là đơn vị phân phối các dòng máy scan chuyên dụng tại thị trường Việt Nam. 

• Gợi ý thiết bị scan – số hóa bán tự động: 

Máy scan sách bán tự động OS 15000 Advanced Plus khổ A3 phù hợp số hóa sách, tài liệu đóng tập, báo, tạp chí… là giải pháp đa chức năng cho hầu hết các tác vụ số hóa. Máy scan sách OS 15000 Advanced Plus được trang bị đế đỡ sách với mô tơ điều chỉnh tự động với các cơ chế: tự động cố định vị trí sách, tự động mở tấm kính và hạ cuốn sách xuống khi quét, tự động quét khi đóng tấm kính.

2.3. Các phần mềm giúp cho việc số hóa tài liệu đào tạo và khảo thí

• Mô tả chung: Phần mềm giúp xử lý hình ảnh, quản lý dữ liệu, nhận dạng ký tự (OCR), lưu trữ đám mây, bảo mật tài liệu.

• Đặc điểm chung

• Dễ sử dụng: Giao diện thân thiện.

• Đa chức năng: Scan, OCR, lưu trữ, chia sẻ.

• Tích hợp: Kết nối với hệ thống LMS, email, thư viện số.

• Gợi ý một số phần mềm

• ABBYY FineReader: Nhận dạng văn bản OCR chính xác.

• Adobe Acrobat Pro: Tạo và chỉnh sửa PDF chuyên nghiệp.

• DocuWare: Phần mềm quản lý tài liệu toàn diện.

2.4. Ưu điểm của việc dùng thiết bị và phần mềm phù hợp đúng với việc số hóa tài liệu đào tạo, khảo thí

• Tăng tốc độ số hóa: Rút ngắn thời gian xử lý khối lượng lớn tài liệu.
• Nâng cao chất lượng dữ liệu: Hạn chế lỗi nhận dạng, tối ưu hóa lưu trữ.
• Tích hợp hệ thống: Liên kết trực tiếp với các nền tảng đào tạo và thư viện số.

3. Thực tiễn việc số hoá tài liệu đào tạo, khảo thí: Trường hợp dự án số hoá tài liệu trường Đại học Thủ đô Hà Nội. 

Việc số hóa tài liệu đào tạo, khảo thí của Trường Đại học Thủ đô Hà Nội nằm trong dự án “Gói thầu số 03: Số hóa sách, tài liệu năm 2024” với cụ thể hai hạng mục như sau:
Hạng mục số hóa sách dành cho Thư viện bao gồm: 750 cuốn sách, tổng số 300.000 trang, với 45.000 trường mục lục, thực hiện nhập dữ liệu 11.250 trường.

Hạng mục số hóa bảng điểm, tài liệu phục vụ đánh giá chương trình đào tạo dành cho Phòng Khảo thí, Phòng Đào tạo bao gồm: 50.000 trang tài liệu, thực hiện nhập dữ liệu 168.000 trường.

Với yêu cầu đặc biệt trong quy trình kỹ thuật như sau:

– Đối với tài liệu sách, báo, tài liệu đóng tập: Phải đảm bảo tính chính xác, giữ nguyên bố cục của tài liệu gốc, không cho phép tháo/gỡ/bóc gáy tài liệu;

– Việc lưu trữ, sắp xếp các file điện tử phải được ký hiệu thống nhất, theo trình tự khoa học, an toàn thông tin, có khả năng truy cập, khai thác ngay khi tài liệu được tạo lập.

– Chất lượng số hóa phải đảm bảo bằng các biện pháp kỹ thuật, các chỉ tiêu kỹ thuật cụ thể như sau:

+ Độ phân giải tối thiểu là 300 dpi; Màu 24 bit.

+ Định dạng file đầu ra với ảnh gốc: .JPG hoặc .TIFF (trang tách rời)

+ Tỷ lệ số hóa: 100%;

+ Nén: Ảnh gốc không nén;

+ Đảm bảo tính toàn vẹn về vật lý của tài liệu gốc trong quá trình số hóa (không làm rách, mất trang, hỏng gáy hoặc tháo gáy, tháo rời tài liệu);

+ Chất lượng ảnh rõ nét, đọc được dễ dàng, trung thực với bản gốc;

+ Có đầy đủ thông tin phục vụ trong việc quản lý và khai thác tài liệu;

+ Có khả năng lưu trữ và truyền tải thuận tiện.

– Tài liệu được xử lý phải đáp ứng tối thiểu các tiêu chuẩn dưới đây:

+ Nhận dạng ký tự quang học (OCR) với các ngôn ngữ phổ biến, bao gồm cả tiếng Việt, để tra cứu toàn văn (fulltext) thông tin tài liệu;

+ Định dạng đầu ra sử dụng: PDF/A. Mỗi tài liệu được lưu riêng dưới định dạng file PDF ghép nối tất cả các file);

– Nhà thầu cần triển khai đầy đủ thiết bị thi công đảm bảo triển khai công việc theo đúng tiến độ đề ra. Đối với từng loại tài liệu sẽ thực hiện trên các loại máy quét khác nhau:

+ Sách mới và tài liệu đóng tập dùng loại scan tự động

+ Tài liệu cũ khổ A3 (A4x2) dùng loại scan chuyên dụng

+ Tài liệu dày, đóng tập khổ A3 (A4x2) dùng loại scan chuyên dụng

+ Tài liệu mỏng, tờ rời dùng loại scan thông minh.

– Tài liệu số hóa phải được nhập vào phần mềm và cơ sở dữ liệu cài đặt trên máy chủ sẵn có của Chủ đầu tư và kèm theo ổ cứng di động lưu trữ dự phòng toàn bộ file ảnh gốc.

– Tài liệu là sách phải được biên mục theo tiêu chuẩn Dublin Core và nhập vào phần mềm thư viện hiện có.

– Toàn bộ quy trình số hóa tài liệu phải được thực hiện trên phần mềm quản lý thi công số hóa chuyên dụng.

– Triển khai, thi công tại địa điểm của Chủ đầu tư

Công ty Cổ phần Thông tin và Công nghệ số (IDT) đã trúng thầu, đảm bảo đáp ứng những yêu cầu kỹ thuật mà Trường Đại học Thủ đô Hà Nội đưa ra, đồng thời trong việc triển khai hợp đồng cũng đảm bảo đúng tiến độ đã ký kết thỏa thuận với đơn vị giúp cho việc tra cứu, lưu trữ tài liệu của các tài liệu khảo thí, đào tạo, hay sách của thư viện được lưu trữ, phổ biến và tận dụng được một cách hiệu quả.

Số hóa tài liệu đào tạo, khảo thí là một phần thiết yếu trong tiến trình chuyển đổi số giáo dục, giúp nâng cao hiệu quả quản lý, hỗ trợ dạy và học, cũng như tạo lập môi trường học tập hiện đại, thông minh. Các cơ sở Đại học, Cao đẳng, Trung cấp cần đầu tư hạ tầng, thiết bị, phần mềm và nguồn lực con người để đảm bảo triển khai hiệu quả. Sự phối hợp giữa nhà trường, doanh nghiệp công nghệ và cơ quan quản lý sẽ là yếu tố then chốt để thúc đẩy sự phát triển bền vững trong lĩnh vực này.

Để được hỗ trợ tư vấn về số hóa tài liệu cho đơn vị, xin vui lòng liên hệ:
Công ty Cổ phần Thông tin và Công nghệ Số
Địa chỉ: Số 3/36 Trần Điền – Định Công – Hoàng Mai – Hà Nội
Email: contact@idtvietnam.vn;  Điện thoại: 0243. 2222.720

Hotline chung: 0904.288.822

Hotline tại Văn phòng Hà Nội: 0246.291.1401/ 0246.326.1898

Hotline tại Văn phòng miền Nam: 0282.229.5501/ 0938.651.659

Tác giả: Đỗ Hải Anh