THÔNG TƯ 08/2025/TT-BGDĐT: NHỮNG ĐIỀU CÁC CƠ SỞ GIÁO DỤC CẦN CHÚ Ý VỀ LƯU TRỮ HỒ SƠ, TÀI LIỆU
Ngày 12/5/2025, Bộ Giáo dục và Đào tạo đã ban hành Thông tư số 08/2025/TT-BGDĐT, quy định cụ thể về thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu trong lĩnh vực giáo dục và đào tạo. Đây là văn bản quan trọng nhằm cụ thể hóa khoản 5 Điều 15 của Luật Lưu trữ năm 2024, đồng thời thay thế Thông tư số 27/2016/TT-BGDĐT.
Thông tư là căn cứ pháp lý để các cơ sở giáo dục thực hiện việc lưu trữ hồ sơ một cách thống nhất, khoa học, bảo đảm tính pháp lý và phục vụ hiệu quả công tác quản lý, thanh kiểm tra, tra cứu thông tin, cũng như hướng tới mục tiêu chuyển đổi số trong toàn ngành.
Công tác lưu trữ: Yêu cầu thiết yếu trong quản lý giáo dục hiện đại
Trong giáo dục, hồ sơ và tài liệu là bằng chứng pháp lý phản ánh toàn bộ quá trình đào tạo, giảng dạy, nghiên cứu, kiểm định và tổ chức đội ngũ. Tuy nhiên, tại nhiều đơn vị, tài liệu vẫn đang được lưu trữ phân tán, chưa được phân loại rõ ràng, chưa xác định thời hạn bảo quản cụ thể, dẫn đến khó khăn trong tra cứu, bảo quản, thậm chí tiềm ẩn nguy cơ thất lạc, hư hỏng.
Những nội dung chính của Thông tư 08/2025/TT-BGDĐT mà các cơ sở giáo dục cần lưu ý
Thông tư gồm 04 chương, 12 điều và Phụ lục danh mục thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu, trong đó:
1. Phạm vi và đối tượng áp dụng:
– Tất cả các cơ sở giáo dục từ mầm non đến đại học, giáo dục nghề nghiệp, giáo dục thường xuyên.
– Các cơ quan quản lý giáo dục các cấp.
– Các tổ chức, cá nhân có liên quan đến việc lập, quản lý và lưu trữ hồ sơ, tài liệu trong lĩnh vực giáo dục.
2. Nguyên tắc xác định thời hạn lưu trữ:
– Dựa trên giá trị pháp lý, thực tiễn, lịch sử và nhu cầu sử dụng.
– Tài liệu được phân loại với thời hạn lưu trữ cụ thể: 5 năm, 10 năm, 20 năm, 30 năm hoặc vĩnh viễn.
3. Một số nhóm tài liệu và thời hạn lưu trữ cụ thể:
| Loại hồ sơ, tài liệu | Thời hạn lưu trữ |
|---|---|
| Học bạ, bảng điểm, văn bằng, chứng chỉ | Vĩnh viễn |
| Hồ sơ xét tốt nghiệp, kết quả đào tạo | 20 năm |
| Hồ sơ tuyển sinh, học phí, học bổng | 5 năm |
| Hồ sơ kiểm định chất lượng giáo dục | 20 năm |
| Hồ sơ nghiên cứu khoa học, đề tài cấp cơ sở | 20 năm hoặc vĩnh viễn |
| Văn bản chỉ đạo, báo cáo, kế hoạch ngành | 20 năm – vĩnh viễn |
| Hồ sơ tổ chức cán bộ, quyết định bổ nhiệm | 30 năm – vĩnh viễn |
| Hồ sơ tài chính, hợp đồng, chứng từ kế toán | 10 năm |
Khuyến nghị triển khai tại các cơ sở giáo dục
Để thực hiện đúng quy định, các đơn vị cần:
– Rà soát lại toàn bộ hồ sơ hiện có, xác định thời hạn lưu trữ theo danh mục trong Thông tư.
– Thực hiện chỉnh lý và phân loại khoa học: đánh số, lập danh mục, đóng hộp lưu trữ theo đúng chuẩn nghiệp vụ.
– Số hóa các tài liệu quan trọng như học bạ, bảng điểm, văn bằng, tài liệu kiểm định… để:
+ Lưu trữ lâu dài, tránh nguy cơ hỏng hóc, thất lạc;
+ Tăng khả năng tra cứu, khai thác nhanh chóng;
+ Phục vụ xây dựng hệ thống lưu trữ số đồng bộ, đáp ứng yêu cầu chuyển đổi số trong giáo dục.
Một số gợi ý về hỗ trợ chuyên môn
Việc chỉnh lý, tổ chức lại kho lưu trữ hoặc thực hiện số hóa tài liệu đòi hỏi hiểu biết nghiệp vụ và giải pháp kỹ thuật phù hợp. Nhiều cơ sở giáo dục đã và đang lựa chọn hợp tác với các đơn vị chuyên ngành để triển khai từng bước, đảm bảo tiết kiệm chi phí và hiệu quả lâu dài.
Việc triển khai nghiêm túc Thông tư 08/2025/TT-BGDĐT là nền tảng quan trọng giúp các cơ sở giáo dục nâng cao hiệu quả quản lý, bảo vệ thông tin học tập – công tác và chuẩn bị sẵn sàng cho một hệ thống lưu trữ hiện đại, minh bạch và bền vững.
Công ty Cổ phần Thông tin và Công nghệ Số (IDT) là đơn vị đã có kinh nghiệm triển khai nhiều dự án lưu trữ và số hóa hồ sơ cho các thư viện, trường đại học và cơ quan nhà nước. Với đội ngũ chuyên gia và giải pháp tích hợp, IDT Vietnam sẵn sàng đồng hành cùng các cơ sở giáo dục trong quá trình chuẩn hóa và hiện đại hóa công tác lưu trữ.
Liên hệ tư vấn:
Email: contact@idtvietnam.vn
Website: https://idtvietnam.vn
