Ưu điểm và nhược điểm của phần mềm thư viện số Dspace

Hiện nay, phần mềm thư viện số và phần mềm quản lý tài liệu số vô cùng đa dạng do nhu cầu chuyển đổi số diễn ra trên khắp thế giới. Đặc biệt, sau đại dịch Covid-19 xu hướng chuyển đổi số diễn ra ngày càng phổ biến.

Các thư viện vừa và nhỏ tại Việt Nam đang bị hạn chế về kinh phí khi xây dựng các đề án chuyển đổi số. Những thư viện nhỏ không thể sử dụng những phần mềm thương mại có chi phí cao mà nên sử dụng những phần mềm có giá thành rẻ như: phần mềm quản lý tài liệu số mã nguồn mở Dspace.

Cùng tìm hiểu những ưu điểm và nhược điểm của phần mềm thư viện số Dspace cùng IDT Vietnam nhé!

1. Phần mềm thư viện số Dspace là gì? Vai trò của phần mềm thư viện số trong các thư viện hiện nay.

1.1. Phần mềm thư viện số Dspace là gì?

DSpace là một bộ phần mềm mã nguồn mở, hỗ trợ giải pháp xây dựng và phân phối các bộ sưu tập số hóa trên internet cho các thư viện, trung tâm lưu trữ, bảo tàng, viện nghiên cứu…

1.2. Vai trò của phần mềm thư viện số Dspace trong thư viện

DSpace được sử dụng cơ bản như một phần mềm lưu trữ và phân phối tài liệu số với ba vai trò chính:

Giúp cho việc thu nhận và quản lý tài liệu được dễ dàng, bao gồm cả siêu dữ liệu
Phần mềm giúp cho việc truy cập tài liệu được dễ dàng bao gồm cả việc liệt kê và tìm kiếm.
Phần mềm thư viện số Dspace giúp thư viện bảo quản tài liệu lâu dài và khai thác tối đa được nguồn tài liệu trong thư viện.

2. Những ưu, nhược điểm của phần mềm thư viện số Dspace

2.1. Ưu điểm của phần mềm thư viện số Dspace

Phần mềm thư viện số Dspace được rất nhiều thư viện trên thế giới sử dụng bởi những tính năng nổi bật cùng chi phí hợp lý thích hợp với nhiều loại hình thư viện khác nhau.

Phần mềm thư viện số Dspace là một trong những phần mềm mã nguồn mở nổi bật với những ưu điểm sau:

Dspace là phần mềm mã nguồn mở đầu tiên được miễn phí theo giấy phép mã nguồn mở BSD
Dspace là phần mềm mã nguồn mở hỗ trợ trên nhiều hệ điều hành khác nhau như Linux, Unix, Mac OSX, đã biệt là Windows - một hệ điều hành phổ biến và được sử dụng nhiều nhất tại các cơ quan tại Việt Nam, vậy nên rất thuận tiện trong việc cài đặt và sử dụng.
Dspace sử dụng hệ quản trị CSDL độc lập nên đối với các đơn vị có số lượng tài liệu nhiều phần mềm hỗ trợ tốt. Hiện tại, phần mềm hỗ trợ hai hệ quản trị CSDL là Oracle và PostgreSQL
Hỗ trợ đa ngôn ngữ với nhiều ngôn ngữ đã tích hợp sẵn; hỗ trợ hầu hết các định dạng tập tin tài liệu điện tử.
Phần mềm Dspace có thể tùy chọn giao diện có thể dùng cho cả thiết bị di động hoặc máy tính bảng.
Dspace hỗ trợ việc tìm kiếm toàn văn với các định dạng tập tin pdf, word, powepoid, html, text. Phiên bản 4.0 trở đi sẽ được hỗ trợ tìm kiếm cả Tiếng Việt không dấu.
Dspace hỗ trợ hầu hết các phương pháp xác thực tài khoản người dùng mà các CSDL ngày nay thường sử dụng: địa chỉ IP, tài khoản, …
Tính bảo mật là điểm mạnh nổi bật của Dspace so với các phần mềm khách như GreenStone, với cơ chế phân quyền theo phân cấp:
Đối với bộ sưu tập: quyền quản trị bộ sưu tập, quyền đưa tài liệu vào bộ sưu tập, quyền duyệt tài liệu trước khi xuất hiện trong bộ sưu tập,...
Đối với tài liệu: quyền được xem mô tả biểu ghi thư mục, quyền đọc trực tuyến toàn văn tài liệu, quyền tải tập tin toàn văn,...
Phần mềm tương thích hầu hết các giao thức chuẩn trong việc truy cập, tích hợp và xuất khẩu tài liệu. Vì vậy, Dspace hỗ trợ người dùng trong việc chia sẻ tài liệu giữa các đơn vị cùng sử dụng phần mềm qua tính năng xuất, nhập khẩu biểu ghi.

2.2. Nhược điểm của phần mềm thư viện số Dspace

Bên cạnh những ưu điểm, phần mềm thư viện số Dspace cũng có những nhược điểm khiến các thư viện cần xem xét xen có phù hợp nhu cầu trước khi có quyết định đầu tư như:

Chưa phát huy hết tính năng tìm kiếm theo chủ đề.
Chưa giới hạn được số lượng tải về bạn đọc.
Chưa có tính năng phát hiện trùng tài liệu khi nhập dữ liệu.
Phân hệ xem tài liệu trực tuyến chỉ hỗ trợ cho định dạng tập tin pdf.

Hiện nay, các phiên bản được cập nhật liên tục khắc phục một số các nhược điểm còn gặp phải ở những phiên bản cũ và cập nhật thêm các tính năng mới sẽ giúp việc ứng dụng phần mềm vào các trung tâm thông tin một cách hiệu quả hơn. Với các ưu điểm trên phần mềm dễ vận hành, đáp ứng được những yêu cầu cơ bản của việc quản lý và khai thác tài liệu số