Tác giả: Dương Đình Hòa – Công ty IDT – Đại diện Mạng lưới thư viện toàn cầu OCLC tại Việt Nam

Tóm tắt

Trong bối cảnh chuyển đổi số diễn ra mạnh mẽ trên toàn cầu, thư viện đang đóng vai trò trung tâm trong việc kiến tạo và phân phối tri thức, đồng thời thích ứng với những yêu cầu mới về công nghệ, dịch vụ và trải nghiệm người dùng. Bài viết này trình bày các giải pháp công nghệ và thiết bị tiên tiến được ứng dụng trong thư viện hiện đại, từ hệ thống tự động mượn – trả tài liệu sử dụng công nghệ RFID, mô hình thư viện tự phục vụ 24/7, hệ thống đặt phòng và tủ gửi đồ thông minh, cho đến các công nghệ kiểm soát ra vào, nhận dạng người dùng bằng trí tuệ nhân tạo (AI).

Đặc biệt, bài viết đi sâu phân tích vai trò chiến lược của số hóa tài liệu và các thiết bị chuyên dụng như ScanRobot, sự chuyển đổi từ phần mềm quản lý thư viện truyền thống (ILS) sang các nền tảng tích hợp hiện đại dạng LSP (nền tảng dịch vụ thư viện), cũng như xu hướng tích hợp AI để cá nhân hóa dịch vụ người dùng và tối ưu hóa vận hành. Cuối cùng, bài viết nhấn mạnh vai trò của dữ liệu và các tiêu chuẩn quốc tế (OAIS, METS, ALTO, PREMIS, MODS) trong quản lý và bảo tồn tài nguyên số, đồng thời đề cập đến ứng dụng AI OCR trong nhận dạng nội dung, hỗ trợ truy xuất toàn văn và phục vụ người dùng đa dạng.

Bài viết khẳng định rằng thư viện hiện đại không chỉ là nơi lưu giữ thông tin mà đang trở thành trung tâm văn hóa – thông tin – tri thức, đóng vai trò không thể thay thế trong phát triển giáo dục, nghiên cứu và xã hội học tập suốt đời.

Phần 1- Mở đầu

Trong bối cảnh thế giới đang bước vào thời kỳ cách mạng công nghiệp lần thứ tư (CMCN 4.0), các lĩnh vực của đời sống xã hội đều chịu sự tác động mạnh mẽ bởi những thành tựu công nghệ vượt bậc. Những khái niệm tưởng như chỉ có trong lý thuyết như trí tuệ nhân tạo (AI), dữ liệu lớn (Big Data), Internet vạn vật (IoT), điện toán đám mây (Cloud Computing) và chuỗi khối (Blockchain)… nay đã trở thành hiện thực và đang được ứng dụng ngày càng sâu rộng vào mọi hoạt động của tổ chức, doanh nghiệp và cơ quan công quyền.

Trong hệ sinh thái chuyển đổi số đó, thư viện – vốn được xem là trung tâm lưu giữ và phân phối tri thức nhân loại – không thể đứng ngoài cuộc. Thay vào đó, thư viện cần phải tái định vị vai trò của mình như một hạ tầng tri thức động, thích ứng và đóng vai trò kiến tạo trong sự phát triển bền vững của xã hội tri thức hiện đại.

1. Thư viện: từ kho lưu trữ tĩnh sang trung tâm tri thức động

Nếu trong các mô hình truyền thống, thư viện chủ yếu được hiểu như một kho lưu trữ vật lý của tài liệu in – sách, báo, tạp chí, thì trong thế kỷ XXI, mô hình đó không còn đáp ứng được nhu cầu nghiên cứu, học tập và truy cập thông tin ngày càng đa dạng của người dùng. Sự phát triển của công nghệ đã kéo theo sự thay đổi căn bản trong hành vi tiếp cận và sử dụng thông tin: người dùng ngày nay cần truy cập nhanh, tức thì, mọi lúc, mọi nơi, trên nhiều thiết bị, và tài nguyên phải đa dạng định dạng (văn bản, hình ảnh, video, vật thể 3D, dữ liệu mở…).

Điều này đòi hỏi thư viện không chỉ số hóa tài liệu, mà còn phải tái cấu trúc toàn bộ hệ thống vận hành dựa trên nền tảng công nghệ mới, hướng đến mô hình thư viện thông minh (smart library), trong đó mọi thành phần – từ không gian vật lý, nhân sự, quy trình đến dịch vụ – đều được tích hợp và tối ưu hóa bằng công nghệ.

2. Vai trò cốt lõi của dữ liệu trong thư viện hiện đại

Một đặc điểm nổi bật của CMCN 4.0 là sự bùng nổ dữ liệu: dữ liệu được tạo ra, thu thập, xử lý và phân tích liên tục với tốc độ chưa từng có. Trong hệ thống thư viện, dữ liệu không chỉ là đối tượng phục vụ mà còn là nguyên liệu để kiến tạo các dịch vụ mới. Mô hình “Dữ liệu – Thông tin – Tri thức – Hành động” (Data – Information – Knowledge – Action) trở thành nguyên lý dẫn đường cho phát triển thư viện hiện đại.

Cụ thể:

• Dữ liệu (Data): là các đơn vị thông tin thô được thu thập từ các nguồn khác nhau: tài liệu số, hành vi người dùng, nhật ký truy cập, cảm biến không gian, dữ liệu quản trị…
• Thông tin (Information): là kết quả của việc tổ chức, phân loại và chuẩn hóa dữ liệu theo ngữ cảnh, tiêu chuẩn thư viện (MARC21, Dublin Core…).
• Tri thức (Knowledge): là sự kết nối giữa các thông tin, cho phép người dùng suy luận, tổng hợp và sáng tạo nội dung mới.
• Hành động (Action): là đích đến, nơi người dùng đưa ra quyết định nghiên cứu, học tập, đổi mới… trên cơ sở tri thức đã được cung cấp hiệu quả.

Theo đó, thư viện đóng vai trò như một trung tâm xử lý và phân phối tri thức có hệ thống, có chiến lược, có công nghệ. Việc sở hữu, kiểm soát và phân tích dữ liệu không còn là vấn đề kỹ thuật thuần túy, mà trở thành lợi thế chiến lược trong cạnh tranh tri thức toàn cầu. Những thư viện có khả năng làm chủ dữ liệu và tích hợp các công nghệ mới sẽ có ưu thế lớn trong việc phục vụ người dùng một cách cá nhân hóa, linh hoạt và hiệu quả hơn.

3. Thư viện trong chiến lược phát triển của tổ chức và quốc gia

Với đặc trưng là nơi lưu trữ, tích hợp và truyền dẫn tri thức, thư viện đang trở thành một phần không thể thiếu trong chiến lược phát triển của từng tổ chức (trường học, cơ quan, doanh nghiệp) và của từng quốc gia. Trong giáo dục đại học, thư viện không chỉ hỗ trợ học tập – nghiên cứu, mà còn là nền tảng để phát triển các mô hình học tập suốt đời, học tập mở. Trong hành chính công, thư viện số là cầu nối giữa chính quyền và người dân trong việc khai thác dữ liệu công và tài nguyên di sản.

Ở cấp độ quốc gia, thư viện số quốc gia và mạng lưới thư viện liên thông là hạ tầng mềm thiết yếu cho chính phủ số và xã hội tri thức. Những quốc gia đi đầu trong xây dựng thư viện thông minh – như Mỹ, Đức, Nhật, Hàn Quốc, Singapore, Trung Quốc – đều coi thư viện là một phần của chiến lược đổi mới sáng tạo, không chỉ là nơi “lưu giữ quá khứ” mà còn là không gian “kiến tạo tương lai”.

Phần 2 – Nội dung chính

I. Các ứng dụng tự động hóa thư viện

1. Công nghệ RFID trong hoạt động thư viện

RFID (Radio Frequency Identification) là một công nghệ nhận dạng bằng sóng vô tuyến, cho phép truyền dữ liệu từ thẻ gắn chip RFID đến đầu đọc thông qua tín hiệu tần số vô tuyến mà không cần tiếp xúc vật lý. Trong lĩnh vực thư viện, công nghệ RFID đã và đang trở thành một bước tiến lớn trong quá trình tự động hóa quy trình nghiệp vụ và nâng cao trải nghiệm người dùng.

Khác với công nghệ mã vạch truyền thống (barcode) vốn yêu cầu quét từng cuốn sách qua đầu đọc, RFID cho phép nhận diện hàng chục đến hàng trăm tài liệu trong cùng một thời điểm, ngay cả khi các thẻ RFID không ở vị trí hiển thị trực tiếp. Nhờ vậy, các thao tác như mượn – trả tài liệu, kiểm kê kho, phát hiện mất cắp đều trở nên nhanh chóng, chính xác và ít phụ thuộc vào nhân lực.

Các thiết bị RFID phổ biến trong thư viện hiện nay bao gồm:

• Trạm mượn/trả tự động (self-check station): cho phép bạn đọc tự mượn hoặc trả sách mà không cần thủ thư.
• Cổng an ninh RFID (security gate): phát hiện các tài liệu chưa được ghi nhận mượn chính thức.
• Thiết bị kiểm kê RFID di động: giúp kiểm kê kho tài liệu nhanh chóng và chính xác.
• Trạm thủ thư RFID (RFID staff station): dùng cho thủ thư gán dữ liệu vào chip và phục vụ mượn trả tài liệu.

Nghiên cứu từ các thư viện đại học lớn tại Hàn Quốc, Singapore, Hà Lan… cho thấy việc triển khai RFID giúp giảm 40–60% thời gian xử lý nghiệp vụ, đồng thời tăng đáng kể khả năng phục vụ trong khung giờ mở rộng.

2. Mô hình thư viện tự động 24h

Một trong những ứng dụng nổi bật của RFID là xây dựng thư viện tự động không người trực – mô hình mà trong đó người dùng có thể vào thư viện, tìm kiếm, mượn – trả tài liệu hoàn toàn tự phục vụ 24/7.

Mô hình này thường bao gồm các thành phần sau:

• Cửa ra vào nhận diện (bằng thẻ sinh viên hoặc khuôn mặt) để kiểm soát truy cập.
• Trạm mượn – trả tự động RFID với màn hình cảm ứng thân thiện.
• Hệ thống camera AI và cảm biến để đảm bảo an ninh, đồng thời ghi nhận hành vi người dùng phục vụ phân tích dữ liệu sau này.
• Hệ thống chiếu sáng và điều hòa tự động dựa trên cảm biến chuyển động.

Thư viện 24h không chỉ giúp tối ưu hóa việc sử dụng tài nguyên và không gian, mà còn hỗ trợ người học có lịch trình linh hoạt, đặc biệt phù hợp với các trường đại học, trung tâm đào tạo chuyên sâu hoặc khu vực đô thị đông dân. Nhiều mô hình đã được triển khai thành công như:

• “Smart Library Station” tại Seoul (Hàn Quốc): cho phép bạn đọc mượn sách từ ki-ốt tự động đặt tại ga tàu điện ngầm.
• Thư viện tự động tại Trường Đại học Daejeon: vận hành liên tục cả đêm mà không cần thủ thư trực.Hệ thống đặt phòng trực tuyến và tủ gửi đồ thông minh

3. Hệ thống đặt phòng trực tuyến và tủ gửi đồ thông minh

Trong bối cảnh thư viện hiện đại đóng vai trò như một trung tâm học tập đa chức năng, không gian thư viện không còn giới hạn ở các phòng đọc truyền thống mà được mở rộng thành nhiều loại hình linh hoạt: phòng học nhóm, phòng họp nhỏ, phòng tư vấn, phòng nghiên cứu cá nhân, khu trình chiếu, studio số hóa…. Nhu cầu đặt chỗ sử dụng các không gian này ngày càng tăng, đặc biệt tại các thư viện đại học, viện nghiên cứu và thư viện cộng đồng lớn.

Để tối ưu hóa việc sử dụng các không gian này, thư viện cần triển khai hệ thống đặt phòng trực tuyến (Online Room Booking System) với các chức năng như:

• Tra cứu thời gian còn trống theo từng loại phòng và thiết bị đi kèm.
• Đặt lịch theo thời gian thực, tích hợp với tài khoản thư viện hoặc email tổ chức.
• Xác nhận và hủy lịch linh hoạt qua thiết bị di động, tablet hoặc cổng web.
• Tích hợp xác thực bằng thẻ sinh viên, mã QR hoặc công nghệ NFC tại điểm check-in.

Việc triển khai hệ thống đặt phòng giúp tối ưu hóa khả năng sử dụng tài nguyên, giảm xung đột lịch, và nâng cao tính chủ động trong trải nghiệm học tập – nghiên cứu của người dùng.

Ví dụ thực tiễn:

• Đại học Quốc gia Singapore (NUS) đã triển khai hệ thống đặt phòng học nhóm thông qua app nội bộ tích hợp với tài khoản sinh viên.
• Trường Đại học Toronto cho phép sinh viên đặt chỗ học tại thư viện Robarts qua bảng điều khiển online và xác nhận bằng thẻ RFID tại cửa phòng.

Tủ gửi đồ truyền thống tại các thư viện công cộng hoặc thư viện trường đại học thường gặp các vấn đề như: mất chìa khóa, bảo mật thấp, khó theo dõi, và quản lý không hiệu quả. Để khắc phục các vấn đề này, nhiều thư viện tiên tiến đã triển khai tủ gửi đồ thông minh (Smart Locker System) – một giải pháp kết hợp cảm biến, phần mềm điều khiển, và xác thực thông minh.

Nguyên lý hoạt động:

• Người dùng đăng nhập vào hệ thống bằng mã QR, thẻ RFID, tài khoản thư viện hoặc ứng dụng di động.
• Sau khi đăng ký, hệ thống tự động chỉ định một ngăn trống và mở khóa.
• Khi người dùng muốn lấy đồ, họ quét lại mã hoặc thẻ để mở đúng ngăn của mình.
• Hệ thống có thể theo dõi thời gian sử dụng, tự động nhắc trả đồ nếu quá hạn hoặc cảnh báo khi có bất thường.

4. Hệ thống kiểm soát ra vào, giám sát tự động và nhận dạng người dùng

Với số lượng người dùng ngày càng tăng, không gian sử dụng đa dạng, và yêu cầu bảo đảm an ninh cao hơn, thư viện hiện đại cần đến những giải pháp kiểm soát truy cập và giám sát thông minh. Các hệ thống truyền thống sử dụng thẻ từ, camera ghi hình đơn lẻ hoặc sổ đăng ký thủ công không còn đáp ứng được hiệu quả và tính linh hoạt trong vận hành.

Để giải quyết vấn đề này, nhiều thư viện quốc tế và một số thư viện đại học tiên tiến tại Việt Nam đã triển khai hệ thống giám sát tích hợp – sử dụng trí tuệ nhân tạo (AI) và công nghệ nhận dạng khuôn mặt (facial recognition).

Công nghệ nhận dạng khuôn mặt: nguyên lý và ứng dụng

Nhận dạng khuôn mặt là một trong những công nghệ AI thị giác máy tính (computer vision) phổ biến, cho phép xác định hoặc xác thực danh tính cá nhân dựa trên đặc điểm khuôn mặt. Hệ thống này bao gồm:

• Camera có chức năng quét khuôn mặt theo thời gian thực.
• Phần mềm xử lý và đối chiếu dữ liệu sinh trắc học.
• Cơ sở dữ liệu khuôn mặt đã được đăng ký từ trước (thường từ tài khoản sinh viên hoặc nhân viên thư viện).

Trong thư viện, công nghệ này được áp dụng cho:

• Kiểm soát ra vào thư viện, phòng chức năng, khu đọc đặc biệt.
• Tự động ghi nhận số lượng người có mặt tại từng khu vực theo thời gian thực.
• Phân tích hành vi người dùng: thời lượng sử dụng, mức độ tương tác với không gian, mượn trả tài liệu.
• Phát hiện các hành vi bất thường hoặc nguy cơ an ninh như lạ mặt, đột nhập ngoài giờ, tiếp cận tài liệu cấm.

Trường Đại học Bắc Kinh (PKU), Đại học Quốc gia Singapore (NUS), và nhiều thư viện tại Đài Loan đã sử dụng nhận dạng khuôn mặt để xác thực người dùng thay cho thẻ thư viện vật lý, giảm thiểu gian lận và tăng hiệu quả truy cập.

Tác động đến trải nghiệm người dùng và tối ưu hóa dịch vụ

Nhờ khả năng phân tích dữ liệu hành vi theo thời gian thực, hệ thống này mang lại nhiều giá trị cho công tác quản lý:

• Dữ liệu thống kê chính xác về lưu lượng người dùng theo giờ, theo khu vực, từ đó điều chỉnh bố trí không gian và nhân lực.
• Xây dựng hồ sơ sử dụng của người đọc, phục vụ cá nhân hóa dịch vụ (gợi ý tài liệu, vị trí ngồi, thiết bị phù hợp…).
• Cảnh báo quá tải, tăng hiệu quả phòng cháy chữa cháy và ứng phó tình huống khẩn cấp.

Tranh cãi và vấn đề đạo đức: quyền riêng tư cá nhân

Bên cạnh các lợi ích nêu trên, việc triển khai công nghệ nhận dạng khuôn mặt trong thư viện vẫn còn gây nhiều tranh cãi về quyền riêng tư và bảo mật dữ liệu cá nhân, đặc biệt tại các quốc gia có nền pháp luật chặt chẽ như châu Âu (theo GDPR), Hoa Kỳ, Nhật Bản…

Các quan ngại phổ biến bao gồm:

• Việc thu thập sinh trắc học cá nhân mà không có sự đồng thuận rõ ràng của người dùng.
• Lưu trữ lâu dài và xử lý không minh bạch dữ liệu khuôn mặt, dễ bị rò rỉ, lạm dụng hoặc xâm phạm mục đích ban đầu.
• Việc phân tích hành vi nếu không kiểm soát tốt có thể dẫn đến theo dõi cá nhân vượt mức cần thiết, làm mất cảm giác tự do của người dùng.

Vì vậy, khi triển khai cần đảm bảo:

• Chính sách minh bạch và quyền từ chối tham gia nếu người dùng không đồng ý.
• Mã hóa và lưu trữ an toàn dữ liệu khuôn mặt.
• Thời gian lưu trữ ngắn hạn, xóa dữ liệu định kỳ theo quy định.
• Hướng dẫn đầy đủ và công khai về cách hệ thống hoạt động, mục đích sử dụng.

 II. Số hóa tài liệu: Giải pháp công nghệ chuyên dụng phục vụ chuyển đổi số trong thư viện

1. Vai trò của số hóa tài liệu trong thư viện hiện đại

Số hóa tài liệu là một trong những trụ cột cơ bản của thư viện thông minh, góp phần chuyển dịch từ mô hình quản lý tài liệu vật lý sang tài liệu điện tử. Đây là quá trình chuyển đổi thông tin từ định dạng vật lý sang định dạng số, từ đó:

• Bảo tồn tài liệu gốc, đặc biệt với tài liệu quý hiếm, xuống cấp hoặc có nguy cơ mất mát.
• Tăng khả năng truy cập và chia sẻ, cho phép người dùng tra cứu mọi lúc, mọi nơi.
• Tích hợp và kết nối với các cơ sở dữ liệu học thuật, tài nguyên mở, thúc đẩy nghiên cứu liên ngành và hợp tác học thuật.

Trong bối cảnh chuyển đổi số toàn ngành, việc thư viện sở hữu hệ thống số hóa chuyên nghiệp không còn là tùy chọn, mà là điều kiện tiên quyết để tồn tại và phát triển.

2. Các dạng tài liệu cần số hóa và yêu cầu kỹ thuật

Thư viện không chỉ quản lý sách và báo in mà còn có nhiều loại tài liệu khác nhau với yêu cầu số hóa chuyên biệt:

• Sách in, báo, tạp chí: yêu cầu tốc độ cao, chất lượng ảnh ổn định, xử lý mép gáy không phá vỡ cấu trúc gáy sách.
• Tài liệu khổ lớn như bản đồ, sơ đồ, bản vẽ kỹ thuật: yêu cầu camera độ phân giải cao và bàn scan phẳng lớn.
• Tranh ảnh, tài liệu văn hóa – lịch sử: cần ánh sáng chuẩn, không phản chiếu, lưu trữ định dạng TIFF hoặc RAW để bảo tồn lâu dài.
• Vật thể, hiện vật bảo tàng: cần thiết bị quét 3D hoặc công nghệ photogrammetry.
• Tài liệu cần OCR: hỗ trợ nhận dạng ký tự tiếng Việt, văn bản cổ, chữ viết tay…

Với mỗi loại, cần có thiết bị và quy trình xử lý phù hợp để đảm bảo chất lượng số hóa và giá trị sử dụng lâu dài của dữ liệu.

3. Thiết bị số hóa tự động ScanRobot: giải pháp hàng đầu hiện nay cho thư viện

Một trong những thiết bị tiên tiến được sử dụng rộng rãi trong các thư viện và trung tâm lưu trữ hiện nay là ScanRobot® 2.0 MDS, do hãng Treventus (Áo) phát triển.

Đặc điểm nổi bật:

• Công nghệ quét tự động dạng “robot cánh tay”, không cần chạm tay vào sách.
• Tốc độ quét lên đến 2.500 trang/giờ, phù hợp với dự án khối lượng lớn.
• Quét theo cơ chế lật trang tự nhiên (book cradle mở 60 độ), giúp bảo vệ gáy sách và tăng độ chính xác hình ảnh.
• Tự động tách nền, xử lý méo ảnh, căn lề, căn chỉnh văn bản.
• Hỗ trợ xuất đồng thời nhiều định dạng: PDF, TIFF, JPEG2000 và đặc biệt là ALTO XML dùng cho OCR và lưu trữ lâu dài.

Ứng dụng thực tiễn:

• Thư viện Quốc gia Áo và Thư viện ĐH Harvard đã triển khai hàng loạt thiết bị ScanRobot để số hóa các bộ sưu tập cổ quý hiếm.
• UNESCO và nhiều dự án bảo tồn di sản khu vực Đông Nam Á đã sử dụng thiết bị này để bảo tồn tài liệu lịch sử – văn hóa của các quốc gia đang phát triển.
• Tại Việt Nam: Thư viện ĐH Quốc gia HN, TV Quân đội, Viện Hàn lâm KHXH, HV Cảnh sát…

III. Phần mềm và nền tảng quản trị thư viện: từ ILS đến LSP

1. Từ phần mềm truyền thống đến khái niệm “nền tảng”

Trong lịch sử phát triển ngành thư viện, phần mềm quản lý thư viện tích hợp (Integrated Library System – ILS) như Koha, Aleph, Virtua… đã đóng vai trò cốt lõi trong tự động hóa các quy trình nghiệp vụ cơ bản: biên mục, lưu thông, tra cứu, thống kê…

Tuy nhiên, trong thời đại dữ liệu lớn và kết nối toàn cầu, khái niệm phần mềm truyền thống ngày càng bộc lộ hạn chế:

• Cơ sở dữ liệu cục bộ, khó tích hợp với nguồn bên ngoài.
• Khó mở rộng quy mô và đồng bộ dữ liệu giữa các thư viện.
• Khó triển khai dịch vụ từ xa, dịch vụ mượn tài liệu điện tử.
• Thiếu công cụ hỗ trợ AI, phân tích hành vi người dùng và cá nhân hóa dịch vụ.

Từ đó, một khái niệm mới đã dần thay thế: nền tảng thư viện tích hợp (Library Service Platform – LSP) hoặc nền tảng quản lý thư viện thế hệ mới, trong đó phần mềm không còn chỉ là công cụ hỗ trợ nghiệp vụ, mà là một hệ sinh thái quản trị tri thức toàn diện, liên thông và thông minh.

2. OCLC WorldShare Management Services (WMS): nền tảng quản lý thư viện toàn cầu

WMS là một nền tảng quản lý thư viện điện toán đám mây do OCLC – Mạng lưới thư viện toàn cầu phát triển. Đây là một trong những mô hình điển hình cho thế hệ phần mềm mới, tích hợp các chức năng:

• Quản lý tài nguyên in và tài nguyên điện tử trong một hệ thống duy nhất.
• Tra cứu thống nhất (Discovery Layer) qua công cụ WorldCat Discovery kết nối hơn 30.000 thư viện toàn thế giới.
• Quản lý nghiệp vụ linh hoạt: từ mua sắm, biên mục, lưu thông đến mượn liên thư viện.
• Dịch vụ mượn tài liệu toàn cầu (Interlibrary Loan – ILL).
• Hệ thống API mở, dễ tích hợp với các nền tảng học tập, hệ thống ERP, Single Sign-On, LMS…

Ưu điểm:

• Lưu trữ trên nền tảng cloud toàn cầu, không cần vận hành server nội bộ.
• Cập nhật theo thời gian thực, truy cập mọi lúc, mọi nơi.
• Tối ưu hóa nguồn lực: dùng chung dữ liệu biên mục với cộng đồng thư viện quốc tế (shared cataloging).
• Phù hợp với các thư viện đại học, tổ chức nghiên cứu, thư viện quốc gia.

Hiện nay, tại Việt Nam, một số đơn vị đã bước đầu thử nghiệm hoặc áp dụng WMS (một phần hoặc toàn bộ) như: Trường ĐH Việt Đức; Trường ĐH Anh Quốc BUV (British University Vietnam), Trường ĐH Hà Nội…

3. Tulip – nền tảng thư viện số tích hợp thông minh từ Hàn Quốc

Tulip là nền tảng quản lý thư viện số và học liệu số do công ty Futurenuri (Hàn Quốc) phát triển, được sử dụng rộng rãi trong các thư viện công cộng và đại học tại Hàn Quốc, Singapore và gần đây đã có mặt tại Việt Nam.

Đặc điểm nổi bật:

• Giao diện người dùng thân thiện, đa thiết bị (web, mobile app).
• Tích hợp tra cứu OPAC, kho tài liệu số, và tài nguyên học liệu mở (OER) lên đến hơn 200 triệu tài liệu.
• Hỗ trợ tiếng Việt và các chuẩn nghiệp vụ MARC21, RDA, Z39.50.
• Quản lý đa nền tảng: thư viện vật lý, thư viện số, thư viện lưu động, thiết bị tự động (kiosk, RFID…), thiết bị IOT.

Một điểm mạnh của Tulip là:

• Hệ thống đề xuất tài nguyên học tập cá nhân hóa, dựa trên hành vi mượn sách, lịch sử tìm kiếm và lĩnh vực quan tâm của người dùng.
• Tích hợp module phân tích thống kê thông minh cho thư viện trưởng.
• Tất cả các chức năng trên cùng 1 nền tảng.
• Tính bảo mật cao phù hợp triển khai cho các mạng lưới thư viện an ninh, quốc phòng.

Hiện nay, tại Việt Nam, một số đơn vị đã ứng dụng và có nhiều đánh giá tích cực về phần mềm Tulip bao gồm Học viện CSND, Học viện Ngoại giao, ĐH Văn hóa…

4. Trí tuệ nhân tạo (AI) trong phục vụ người dùng thư viện

Với sự phát triển của học máy (machine learning), xử lý ngôn ngữ tự nhiên (NLP) và thị giác máy tính (computer vision), AI đang ngày càng được tích hợp sâu trong các hệ thống thư viện hiện đại, phục vụ ba nhóm chức năng chính:

a) Phân tích hành vi người dùng

• Thu thập dữ liệu truy cập, mượn trả, lịch sử tra cứu.
• Dự đoán nhu cầu đọc, xu hướng nghiên cứu của từng nhóm đối tượng.
• Cá nhân hóa giao diện và gợi ý tài liệu phù hợp.
• b) Gợi ý và tìm kiếm thông minh

b, Gợi ý và tìm kiếm thông tin 

• Tự động gợi ý tài liệu liên quan.
• Hỗ trợ tìm kiếm ngữ nghĩa (semantic search), khắc phục lỗi chính tả, ngữ cảnh.
• Chatbot tham vấn người dùng và hỗ trợ nghiệp vụ.

c, Quản trị vận hành 

• Phân tích dữ liệu mượn sách để tối ưu tồn kho và luân chuyển tài liệu.
• Dự báo khối lượng truy cập, phân bố người dùng trong không gian.
• Hỗ trợ xây dựng kế hoạch phát triển tài nguyên.

IV. Dữ liệu và tiêu chuẩn hóa trong thư viện và lưu trữ số: Tạo lập – Bảo quản – Phân phối – Khai thác thông minh

1.Dữ liệu là tài sản cốt lõi trong thư viện hiện đại 

Trong thư viện thông minh, dữ liệu không chỉ là nội dung của tài liệu số, mà còn bao gồm: metadata mô tả tài nguyên, dữ liệu hành vi người dùng, nhật ký hệ thống, thông tin truy cập, dữ liệu phân tích… Việc quản lý hiệu quả toàn bộ “chuỗi dữ liệu” này là điều kiện tiên quyết để:

• Bảo tồn và khai thác tri thức lâu dài.
• Liên thông với các hệ thống khác trong và ngoài tổ chức.
• Triển khai các dịch vụ số hóa, học tập mở, và nghiên cứu học thuật hiệu quả.

Dữ liệu thư viện không thể được lưu trữ tùy tiện mà cần tuân theo các chuẩn công nghệ và nghiệp vụ quốc tế, giúp đảm bảo khả năng chia sẻ, di chuyển, bảo mật, và sử dụng lại trong dài hạn.

2. Các tiêu chuẩn quốc tế trong dữ liệu thư viện số

Dưới đây là một số tiêu chuẩn quan trọng đang được sử dụng phổ biến:

OAIS (Open Archival Information System)

• Là mô hình tham chiếu cho hệ thống lưu trữ lâu dài dữ liệu số.
• Mô tả các thành phần chức năng, vai trò người tham gia, luồng dữ liệu từ tạo lập đến truy xuất và bảo tồn.
• Là cơ sở pháp lý và kỹ thuật cho các trung tâm lưu trữ số quốc gia.

METS (Metadata Encoding and Transmission Standard)

• Được sử dụng để mô tả cấu trúc tài liệu số phức hợp, bao gồm văn bản, hình ảnh, siêu dữ liệu kỹ thuật, hành chính…
• Phù hợp với tài liệu số hóa có nhiều trang, định dạng, phần phụ lục.

ALTO (Analyzed Layout and Text Object)

• Chuẩn được dùng để lưu trữ kết quả nhận dạng ký tự quang học (OCR) cùng với bố cục trang.
• Kết hợp với METS để phục vụ tìm kiếm toàn văn và trình bày tài liệu số.

PREMIS (Preservation Metadata)

• Chuẩn mô tả siêu dữ liệu bảo quản số: lịch sử đối tượng số, định dạng, quyền sử dụng, quá trình chuyển đổi tệp.
• Giúp đảm bảo tính toàn vẹn và khả năng sử dụng lâu dài.

MODS (Metadata Object Description Schema)

• Là một dạng siêu dữ liệu mô tả tài liệu học thuật, được phát triển bởi Thư viện Quốc hội Hoa Kỳ.
• Cấu trúc mở, dễ dàng chuyển đổi sang MARC21 hoặc Dublin Core.

Việc tuân thủ các tiêu chuẩn này giúp thư viện không chỉ đảm bảo tính bền vững của dữ liệu mà còn liên kết được với các kho tài nguyên quốc tế, mở rộng phạm vi phục vụ bạn đọc toàn cầu.

3. AI OCR – Trí tuệ nhân tạo trong nhận dạng và xử lý dữ liệu số

AI OCR (Optical Character Recognition with Artificial Intelligence) là công nghệ nhận dạng ký tự sử dụng trí tuệ nhân tạo và thuật toán học máy để cải thiện độ chính xác, đặc biệt khi xử lý:

• Tài liệu in mờ, cũ, xuống cấp.
• Văn bản đa ngôn ngữ hoặc có ký tự đặc biệt (như tiếng Việt có dấu, chữ Hán – Nôm).
• Bố cục trang phức tạp: nhiều cột, ảnh lồng văn bản, chú thích…

AI OCR vượt trội hơn OCR truyền thống ở khả năng:

• Tự học qua mẫu dữ liệu đào tạo, cải thiện dần độ chính xác theo từng ngôn ngữ và kiểu tài liệu.
• Tách dòng, đoạn, tiêu đề thông minh thay vì quét toàn trang như ảnh phẳng.
• Kết hợp với NLP để hiểu ngữ cảnh, ví dụ: phân biệt tiêu đề chương và đoạn văn.
• Bóc tách dữ liệu theo yêu cầu của người dùng.

Ứng dụng tại thư viện:

• Tạo nội dung số có thể tìm kiếm (searchable PDFs, XML, TXT).
• Tự động trích xuất metadata (tiêu đề, tác giả, ngày xuất bản).
• Cung cấp truy cập toàn văn cho các tài liệu số hóa.
• Hỗ trợ người khiếm thị thông qua trình đọc văn bản (text-to-speech).

Phần 3 – KẾT LUẬN

Trong thời đại mà dữ liệu trở thành nguồn tài nguyên chiến lược, thư viện – với chức năng lưu trữ, tổ chức và phổ biến tri thức – giữ một vai trò không thể thay thế. Dữ liệu, thông tin và tri thức không chỉ là đầu vào cho quá trình học tập – nghiên cứu mà còn là nền tảng quan trọng cho đổi mới sáng tạo, ra quyết định và phát triển bền vững của mọi tổ chức. Việc quản lý, bảo quản và khai thác hiệu quả dữ liệu chính là chìa khóa để chuyển đổi số thành công trong lĩnh vực thư viện.

Thư viện không còn đơn thuần là “nơi chứa sách”, mà đã và đang trở thành đầu mối phục vụ chiến lược của tổ chức: là “khối óc” phân tích – sàng lọc – cung cấp thông tin chuẩn xác, là “trái tim” kết nối người học, nhà nghiên cứu và cộng đồng, là nơi gìn giữ ký ức tập thể và cũng là nơi kiến tạo tương lai tri thức. Với các đơn vị đào tạo như trường đại học, thư viện là không gian học thuật trung tâm. Với các cơ quan chuyên ngành như Thư viện Bộ Công an, thư viện đóng vai trò then chốt trong lưu trữ tài liệu mật, đào tạo nghiệp vụ và tra cứu nghiệp vụ chuyên sâu. Với cộng đồng dân cư, thư viện là không gian mở, nơi học tập suốt đời và nâng cao dân trí.

Sự phát triển nhanh chóng của công nghệ – từ trí tuệ nhân tạo, dữ liệu lớn, điện toán đám mây, Internet vạn vật, đến các công nghệ sinh trắc học, nhận dạng và lưu trữ thông minh – đang làm thay đổi sâu sắc mô hình thư viện truyền thống. Trong tương lai gần, các công nghệ mới như AI tạo sinh (generative AI), dữ liệu liên kết (linked data), siêu tự động hóa (hyperautomation), và thực tại số (digital twin) sẽ tiếp tục được triển khai mạnh mẽ trong thư viện. Chúng không chỉ nâng cao hiệu quả phục vụ mà còn cá nhân hóa trải nghiệm người dùng, mở rộng không gian học tập, và đưa thư viện thực sự trở thành trung tâm văn hóa – thông tin – tri thức của thời đại số.

Tài liệu tham khảo:

1. Breeding, M. (2024). Library Technology Guides. Nguồn: https://librarytechnology.org
2. (2023). WorldShare Management Services Overview. Nguồn: https://www.oclc.org/en/worldshare-management-services.html
3. ISO 14721:2012. (2012). Open archival information system (OAIS) – Reference model. Geneva: International Organization for Standardization.
4. Library of Congress. (2023). METS, MODS, ALTO, PREMIS Standards. Nguồn: https://www.loc.gov/standards/
5. IDT Vietnam. (2024). Giải pháp số hóa và quản trị thư viện số. Nguồn: https://www.idtvietnam.vn
6. (2024). Giải pháp công nghệ lưu trữ – thư viện – số hóa. Nguồn: https://www.digiit.vn
7. Trung tâm Thông tin – Thư viện, Đại học Quốc gia Hà Nội. (2023). Mô hình triển khai RFID và thư viện tự phục vụ.