Số hóa tài liệu trong thư viện: Nhận định và giải pháp

Trong xã hội hiện nay, việc áp dụng công nghệ thông tin vào trong mọi lĩnh vực, ngành nghề đã không còn là điều xa lạ. Chúng ta có thể thấy các phần mềm, công cụ điện tử, máy móc… đã len lỏi có mặt trong nhiều công đoạn và quy trình sản xuất, sáng tạo giúp ích phục vụ thỏa mãn nhu cầu của con người.
Trong lĩnh vực thông tin – thư viện thì có thể kể đến một khía cạnh về sự can thiệp của công nghệ giúp phục vụ người dùng tin được tốt hơn đó là số hóa tài liệu.

Vậy số hóa tài liệu trong lĩnh vực thông tin – thư viện là gì?
Theo Wikipedia thì: “Số hóa là hình thức hiện đại hóa, chuyển đổi các hệ thống thường sang hệ thống kỹ thuật số. Chẳng hạn như số hóa tài liệu dạng giấy với nhiều khổ cỡ, xuất ra nhiều dạng tập tin khác nhau như tif, jpg, pdf, bmp. Hoặc số hóa truyền hình chuyển đổi từ phát sóng truyền hình analog sang phát sóng kỹ thuật số.” [1]
Vậy từ đó ta có thể hiểu đơn giản thì số hóa tài liệu trong lĩnh vực thông tin – thư viện là:
Hình thức chuyển đổi các tài liệu của thư viện, bao gồm các tài liệu truyền thống (sách, tạp chí, báo…) và các loại tài liệu khác (tranh, ảnh, bản đồ, hình vẽ…) sang chuẩn dữ liệu trên các thiết bị số và các dữ liệu đó có thể sử dụng phục vụ cho người dùng tin và cán bộ thư viện.

Ưu điểm của số hóa tài liệu trong lĩnh vực thông tin – thư viện là gì?
Về cơ bản số hóa tài liệu trong thư viện sẽ có những ưu điểm như sau:
- Tiết kiệm không gian lưu trữ.
- Giảm chi phí quản lý không gian lưu trữ, bảo quản.
- Tăng thời gian lưu trữ.
- Tăng khả năng truy xuất, tìm kiếm.
- Tăng khả năng chia sẻ.
- Có khả năng chỉnh sửa, tái sử dụng hoặc chuyển đổi sang loại dữ liệu số khác.

Để tạo lập một bộ sưu tập số trong thư viện phải làm cách nào?
Để tạo lập một bộ sưu tập số trong thư viện theo Nguyễn Hồng Ngọc (Trung tâm Học liệu – Đại học Thái Nguyên) thì có ba cách:
1. Mua tài nguyên thông tin điện tử từ các nhà cung cấp/xuất bản/cá nhân (trước khi in ra giấy) hoặc trao đổi với các đối tác.
2. Truy cập, khai thác từ việc liên kết đến các nguồn tài liệu số có cùng nội dung thông tin/thông tin chuyên biệt (thông tin Y học, thông tin về Luật học) trên Internet.
3. Tổ chức số hóa nguồn tài nguyên thông tin truyền thống bằng phương pháp quét hay nhập lại thông tin từ bàn phím của máy tính điện tử.

Trong ba cách trên, cách thứ ba là quan trọng nhất bởi lẽ: Mỗi một cơ quan thông tin, thư viện đều có thế mạnh riêng/bản sắc riêng nhờ vào đặc điểm vốn tài liệu mình đang lưu giữ. Nếu số hóa được nguồn tài liệu này, xây dựng được bộ sưu tập số là vốn quý để duy trì và phát triển thư viện của mình. Từ đây, nhiều người của cộng đồng truy cập sẽ biết đến để chia sẻ khai thác nhiều lần, sử dụng nhiều lần. [2]

Tổ chức số hóa nguồn tài nguyên thông tin truyền thống bằng phương pháp quét như thế nào?
Để thực hiện công việc số hóa nguồn tài nguyên thông tin truyền thống bằng phương pháp quét ta phải sử dụng các loại trang thiết bị, máy móc bổ trợ. Hiện nay có thể chia ra làm năm loại như sau (tham khảo theo tài liệu công ty IDT [3]):
1. Thiết bị số hóa thông minh: dòng máy quét cho phép xử lý bất cứ tài liệu nào bạn cần để số hóa, với định dạng ≤ A3. Hệ thống đèn chiếu sáng hai bên cho phép chiếu sáng đầy đủ tài liệu cần quét với độ sáng đồng nhất, đồng thời loại bỏ các trang bị bóng lóa như giấy chứng nhận, tạp chí,… với các đại diện thiết bị tiêu biểu ET16 Plus, ET18 Pro của hãng Czur (Trung Quốc).

2. Thiết bị số hóa chuyên dụng

Máy quét chuyên nghiệp có chất lượng xử lý tài liệu tốt, có thể đưa ra vài ví dụ sau:

- Máy quét M3000 Pro – Czur (Trung Quốc): máy quét chuyên nghiệp phù hợp với tất cả tài liệu có kích thước khổ ≤ A3, được thiết kế với hệ thống đèn chiếu sáng trên đầu quét và 2 bên thân máy giúp thiết bị làm việc rất tốt với tài liệu bìa bóng như tạp chí, tranh, ảnh…. M3000 Pro được thiết kế với một camera duy nhất với độ phân giải lên tới 20MP kết hợp cùng với CPU MIPS cho tốc độ quét nhanh (<1.2s/ lượt quét) và chất lượng ảnh quét cao. Máy quét sử dụng giá đỡ có thể tạo thành góc chữ “V” cho phép hỗ trợ đỡ các tài liệu đóng gáy.

- Zeta Comfort – Zeutschel (Đức): Tốc độ quét cao ≤ 2,4 giây/ 1 scan (tại 300 ppi), chu kì quét ngắn. Hỗ trợ giao diện đa ngôn ngữ và tích hợp phần mềm Perfeck Book 3.0.

3. Thiết bị số hóa bán tự động

Máy quét sự hỗ trợ của các thiết bị tự động trong quá trình xử lý tài liệu, giảm thiểu sự can thiệp của con người. Ví dụ một số máy của hãng Zeutschel (Đức) như:

- OS 16000 Advenced Plus: Hỗ trợ các tài liệu kích thước ≤A2 nhưng máy quét được thiết kế nhỏ gọn, di động, nhanh chóng, hiệu quả và rất thuận tiện. Với tiêu chí hướng tới người dùng ở tất cả mọi lĩnh vực nên hãng đã nghiên cứu để tạo ra một giao diện sử dụng đơn giản, xử lý dễ dàng nhất đồng thời vẫn đảm bảo được hiệu suất và chất lượng công việc.
Thiết kế mới hỗ trợ ống kính thu phóng giúp máy quét có thể xử lý tốt các tài liệu bản gốc kích thước nhỏ. Đầu ra hỗ trợ hầu hết các định dạng tiêu chuẩn kết hợp với việc lưu trữ dưới nhiều môi trường khác nhau như: USB, print, email, network, dropbox, mobile, ftp.

- OS 12002 Advenced Plus: Máy quét OS 12002 đáp ứng nhu cầu bảo vệ những cuốn sách cổ có giá trị cao với đế để sách có độ mở 90 độ, hỗ trợ quét sách tốt với tấm kính cố định sách. Thiết bị cho phép người dùng điều chỉnh vị trí sách bằng động cơ, tự động quét khi đóng tấm kính và tấm kính sẽ tự động mở sau mỗi lần quét. OS 12002 cũng sở hữu công cụ xử lý ảnh chất lượng cao và tốc độ quét chỉ trong nháy mắt. Không sử dụng ánh sáng quét làm lóa mắt người dùng, thiết bị không chỉ bảo vệ tài liệu gốc mà còn an toàn cho người sử dụng.

- OS 15000 Advenced Plus: Nổi bật nhất trong dòng OS 15000, thiết bị này được trang bị đế để sách với mô tơ điều chỉnh tự động với các cơ chế: tự động cố định vị trí sách, tự động mở tấm kính và hạ cuốn sách xuống sau khi quét, tự động quét khi đóng tấm kính, OS 15000 Advanced Plus là chiếc máy quét bán tự động sở hữu thiết kế nhỏ gọn, linh hoạt với đầy đủ các đặc điểm nổi bật như các sản phẩm của Zeutschel.

*Máy scan sách chuyên dụng OS 16000 Advenced Plus*

4. Thiết bị số hóa Hybrid

Thiết bị số hóa Hybird sự kết hợp hoàn hảo nhất giữa 2 mảng công nghệ - công nghệ chụp ảnh phòng thu và công nghệ của máy quét chuyên nghiệp.
Ở loại này thì có dòng máy ScanStudio - Zeutschel (Đức) được sử dụng cho các mục đích số hóa đối với các tài liệu khổ A2, có thể tùy chọn với cả các tài liệu khổ A1, cùng với đó là các loại film có định dạng 35mm hay các tấm kính âm bản. Cung cấp cho người dùng các chế độ làm việc linh hoạt mà còn mang lại một chất lượng hình ảnh vượt trội với việc áp dụng các tiêu chuẩn số hóa như FADGI, Metamorfoze và tiêu chuẩn ISO 19264-1.

5. Thiết bị số hóa tự động

Thiết bị số hóa tự động hoạt động theo cơ chế tự động hoàn toàn.
Trên thế giới hiện nay ScanRobot® 2.0 MDS – Treventus (Áo) là một hệ thống số hóa khối lượng lớn tốc độ cao (mass digitization system - MDS) sử dụng công nghệ quét lăng kính (Prism Technology) – công nghệ lật giở trang tự động bằng khí hiện đại đã được cấp bằng sáng chế độc quyền của Treventus Mechatronics.

Kết luận:
Số hóa tài liệu trong công tác thư viện là một trong các yếu tố dể xây dựng và quản lý thư viện số giúp ích trong công tác phục thỏa mãn nhu cầu tin của người dùng tin, chính vì vậy tác giả bài viết muốn đưa ra một số khái niệm cũng như định hướng để góp một phần công sức nhỏ vào kiến tạo một ngành thư viện tốt đẹp hơn.

Tài liệu tham khảo:
1. Bách khoa toàn thư mở Wikipedia, Số hóa, truy cập ngày 20/082019 tại địa chỉ:
https://vi.wikipedia.org/wiki/S%E1%BB%91_h%C3%B3afbclid=IwAR3uoyCcNtSZRc5wqk6YwT050cPfj4zl2h_31U0MOuKiWOfSkUBOSG13yd4
2. Nguyễn Hồng Ngọc (2015), Một số vấn đề về số hóa tài liệu tại Việt Nam, truy cập ngày 20/08/2019 tại địa chỉ: http://luutruvn.com/index.php/2015/11/11/mot-so-van-de-ve-so-hoa-tai-lieu-tai-viet-nam/?fbclid=IwAR2KBzVSvb9ho1bRh_ifvI5ComNGNXDC0wy9nTu171kg0-QnW_rXJ5nOQ_g
3. https://thietbisohoa.vn/ truy cập ngày 20/08/2019

Bài viết: Hải Anh
Hình ảnh: IDT