Phần mềm quản lý thư viện Koha

Phần mềm Koha bao gồm các phân hệ OPAC, Lưu thông, Biên mục, Bổ sung, Quản lý ấn phẩm định kỳ, Bạn đọc, Quản trị hệ thống, Quản lý thư viện theo chi nhánh và đặc biệt chức năng thống kê, báo cáo hết sức mềm dẻo, tùy biến dễ dàng đã đưa Koha trở thành Hệ quản trị thư viện tích hợp mã mở nổi tiếng, được nhiều thư viện lớn nhỏ trên thế giới sử dụng.

(Các phân hệ trong phần mềm Koha)

1. Module Bổ sung:

• Cho phép thư viện tạo và quản lý các nhà cung cấp tài liệu cho thư viện. Mỗi hồ sơ nhà cung bao gồm các thông tin liên quan đến nhà cung cấp, thông tin liên hệ, thông tin đơn hàng.
• Cho phép thư viện thiết lập và quản lý các nguồn tài chính của thư viện, phân chia kế hoạch sử dụng các nguồn tài chính (theo tháng, theo thư viện chi nhánh, theo loại hình tài liệu).
• Cho phép thiết lập các loại tiền tệ sử dụng trong giao dịch của phân hệ bổ sung, trong đó có một đơn vị tiền tệ chính, các tiền tệ còn lại được quy đổi về đơn vị chính theo tỷ giá quy đổi.
• Cho phép thư viện thiết lập đơn đặt từ các nguồn khác nhau như: Đề xuất mua, biểu ghi trong hệ thống, từ tệp tin nhập vào hay tài liệu đặt mượn nhiều nhất...
• Phần mềm tự động kiểm soát đơn hàng theo thời gian khai báo của nhà cung cấp, tự động đánh dấu các đơn hàng chậm và cho phép thư viện gửi khiếu nại tới nhà cung cấp.

2. Module Lưu thông:

• Cung cấp đầy đủ chức năng tới thủ thư trong quá trình làm việc: Ghi mượn, ghi trả, gia hạn, đếm lượt, thống kê tài liệu quá hạn...
• Cho phép thiết lập trước các chính sách lưu thông theo quy định của thư viện. Phần mềm sẽ kiểm soát các giao dịch mượn trả theo chính sách lưu thông được thiết lập sẵn.
• Phần mềm hỗ trợ thủ thư ghi mượn, ghi trả một tài liệu hoặc nhiều tài liệu cùng một lúc.
• Phần mềm hỗ trợ thủ thư ghi mượn, ghi trả một tài liệu hoặc nhiều tài liệu cùng một lúc. Cán bộ thư viện có thể thực hiện thao tác ghi mượn, ghi trả tại bất kỳ giao diện nào của phần mềm.
• Cho phép thiết lập các chính sách gia hạn tài liệu, áp dụng gia hạn tài liệu cho các giao dịch mượn trả của thư viện.
• Thực hiện đếm lượt bạn đọc đến thư viện, dữ liệu vào ra được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu và thống kê tới thủ thư.
• Tự động gửi Email thông báo tới bạn đọc khi có tài liệu quá hạn.
• Tự động tính toán và cập nhật các khoản tiền phát lưu thông vào tài khoản của bạn đọc. Cán bộ thư viện có thể tạo thêm các khoản phạt phủ công
• Tự động kiểm soát tài khoản bạn đọc theo tài liệu quá hạn, số tiền phạt và theo chính sách lưu thông mà thư viện đã thiết lập trước.
• Tích hợp với các thiết bị an ninh RFID.

3. Module OPAC:

• Phần mềm cho phép người dùng dễ dàng tùy biến lại giao diện Opac dành cho độc giả (tùy biến bố cục, banner, màu sắc ...). Giao diện Opac hỗ trợ các thiết bị không dây như điện thoại di động, PDA
• Giao diện Opac cho phép bạn đọc tìm kiếm tài liệu theo nhiều tiêu chí khác nhau (nhan đề, tác giả, chủ đề...) với tính năng tìm kiếm nâng cao bạn đọc có thêm nhiều tiêu chí tìm kiếm tài liệu cũng như giới hạn kết quả tìm kiếm.
• Giới hạn và lọc kết quả tìm kiếm tài liệu theo nhiều tiêu chí khác nhau: Thư viện, kho tài liệu, kiểu tài liệu, chủ đề, trạng thái tài liệu...
• Giao diện Opac cung cấp đầy đủ thông tin liên quan đến tài liệu cho bạn đọc (nhan đề, tác giả, thông tin xuất bản, trạng thái tài liệu, ĐKCB).
• Bạn đọc có thể đăng nhập vào giao diện Opac để kiểm tra thông tin về tài khoản: Tài liệu mượn thư viện, tài liệu quá hạn, tiền phạt nợ thư viện... Bạn đọc có thể cập nhật bổ sung thêm thông tin cho tài khoản của mình qua giao diện Opac.
• Bạn đọc có thể đặt mượn tài liệu, gửi đề xuất mua tới thư viện, gia hạn tài liệu.

4. Module Quản lý bạn đọc:

• Phần mềm Koha quản lý bạn đọc theo các nhóm bạn đọc (kiểu bạn đọc). Mỗi bạn đọc có tài khoản duy nhất trên hệ thống và được kiểm soát theo số thẻ bạn đọc.
• Phần mềm cho phép tùy biến các trường thông tin trong hồ sơ bạn đọc (thêm, bớt trường), khai báo trường bắt buộc khai báo thông tin. Cán bộ thư viện được phép tải lên ảnh bạn đọc, các tệp tin đính kèm tới bạn đọc
• Kiểm soát trạng thái tài khoản của bạn đọc, và hiển thị thông tin cho cán bộ thư viện. Thủ thư có thể hạn chế tài khoản thủ công đối với các tài khoản vi phạm nội quy thư viện...
• Hỗ trợ công cụ nhập bạn đọc, ảnh hồ sơ bạn đọc theo lô vào phần mềm. Hỗ trợ thư viện thiết kế và in thẻ thư viện cho bạn đọc.

5. Module Biên mục:

• Hỗ trợ khổ mẫu biên mục MARC21, UNIMARC, NORMARC. Hỗ trợ chuẩn mô tả dữ liệu AACR2, ISBD.
• Cho phép thiết lập trước các khung mẫu nhập liệu cho từng loại hình. Thư viện có thể khai báo các trường dữ liệu được sử dụng, khai báo các trường bắt buộc, các trường lặp hoặc các giá trị mặc định.
• Quá trình biên mục dễ dàng bằng cách sử dụng khung mẫu nhập liệu có sẵn hoặc tìm kiếm tài liệu qua giao thức Z39.50. Trong quá trình biên mục phần mềm hỗ trợ thủ thư kiểm soát trùng lặp tài liệu theo nhan đề.
• Cho phép kết nối các biểu ghi với nhau hỗ trợ biên mục bài trích - tạp chí.
• Hỗ trợ cán bộ thư viện xử lý dữ liệu biên mục theo lô: Chỉnh sửa - xóa biểu ghi theo lô, chỉnh sửa - xóa ĐKCB theo lô, nhập ảnh bìa tài liệu theo lô, sao chép biểu ghi thư mục.
• Hỗ trợ nhập file dữ liệu vào phần mềm theo chuẩn ISO2709 và kiểm soát trùng lặp biểu ghi nhập với biểu ghi đang có trong hệ thống theo trường ISBN, ISSN.
• Cho phép thư viện thiết kế và in nhãn gáy, mã vạch cho tài liệu của thư viện.
• Kiểm soát tính nhất quán cho dữ liệu trong hệ thống (tác giả cá nhân, tác giả tập thể...).

6. Module Quản lý ấn phẩm định kì:

• Phần mềm cho phép thủ thư tải và đính kèm các tệp tin số tới biểu ghi thư mục trong hệ thống.
• Tự động kiểm soát trạng thái của ấn phẩm, thống kê các ấn phẩm chậm và cho phép thư viện gửi khiếu nại tới đơn vị cung cấp.
• Quá trình nhận ấn phẩm đơn giản với thủ thư, cho phép thủ thư chỉnh sửa lại trạng thái các kỳ ấn phẩm đã nhận.
• Hiển thị đầy đủ thông tin trạng thái các kỳ ấn phẩn trên giao diện Opac và giao diện nhân viên.

7. Báo cáo thống kê:

• Phần mềm Koha đáp ứng đầy đủ yêu cầu báo cáo của thư viện. Thư viện hoàn toàn chủ động trong việc tạo thêm các báo cáo mới.

8. Module quản trị:

Các thông số quản trị phần mềm Koha được chia thành hai nhóm: Thông số chung và thông số riêng.

• Thông số chung là các tính năng cơ bản sử dụng cho cho hệ thống. Các thông số này được áp dụng cho tất cả các thư viện chi nhánh. Các tính năng trong phần mềm được thiết lập theo dạng tùy chọn (quản trị lựa chọn các thông số theo yêu cầu đặt ra của thư viện).
• Thông số riêng là các thông số dành riêng cho từng thư viện chi nhánh: Thiết lập chi nhánh, kiểu bạn đọc, kiểu tài liệu, chính sách lưu thông.... Mỗi thư viện chi nhánh sẽ có các thông số được cấu hình giống hoặc khác nhau.
• Cho phép quản trị biên tập tin tức trên giao diện Opac, thiết lập lịch làm việc cho thư viện hoặc thiết lập lịch chạy báo cáo cho phần mềm.
• Cho phép quản trị trích xuất nhật ký hệ thống để kiểm tra lỗi phát sinh trong quá trình sử dụng.