Số hóa và quản lý tài liệu địa chí trong thư viện

Xã hội ngày nay là xã hội của sự bùng nổ thông tin tri thức; hàng ngày, hàng giờ hay thậm chí là hàng phút, hàng giây cấp số nhân của thông tin được tăng lên một cách đáng kể. Với thời đại này mỗi cá nhân con người đều có thể tự do sáng tạo ra những thông tin trong khuôn khổ và phạm vi cho phép của mình. Các dữ liệu, siêu dữ liệu đó được tạo lập và lưu trữ trên nhiều nên tảng công nghệ và ứng dụng. Trước sự phát triển thông tin một cách tràn lan thiếu kiểm soát con người ta lại khó có thể nhận biết được đâu mới là thông tin chính xác, có ích, và đâu mới là thông tin sai lệch, xuyên tạc. Chính trong những lúc này các cơ quan, trung tâm Thông tin – Thư viện mới thật sự chứng tỏ được vai trò của mình là nơi “cung cấp thông tin có chọn lọc”. Trong bài viết “Libraries: Culture, Connection and Transition” có nhắc đến việc một số thành phố trên thế giới ngày càng phát triển và giàu có nhờ việc đầu tư vào những “di sản” tại địa phương mình sinh sống, nhờ đó thu hút thêm được khách du lịch, số tiền thu được lại đem đi tái đầu tư và cứ thế quay vòng thành một chu trình tăng trưởng. Thư viện tại mỗi địa phương đó được coi như là một trung tâm lưu trữ, trung tâm văn hóa có hợp tác với các tổ chức liên quan để trở thành kho lưu trữ vùng có chứa những thông tin như gia phả của các dòng họ, lịch sử địa phương… Với các thông tin có giá trị đó các thư viện có thể trở thành nơi cho khách du lịch tham quan, hay rộng hơn cả là thu hút cộng đồng đến sử dụng thư viện. [1]

Việc tạo lập, sưu tầm và phát triển những bộ sưu tập về tài liệu của địa phương là một điều cần thiết, là mắt xích của việc góp phần thúc đẩy kinh tế – xã hội – văn hóa của khu vực đó. Nhóm tài liệu mà các thư viện bổ sung và tạo lập đó gọi là “tài liệu địa chí”. Theo nhóm biện soạn sách “Công tác địa chí trong thư viện” thì tài liệu địa chí là “loại tài liệu ghi chép và khắc họa diện mạo các vùng, các địa phương”. Cụ thể hơn thì tài liệu địa chí có thể hiểu như sau:

• Tài liệu địa chí là loại tài liệu ghi chép, phản ánh các sự kiện, hiện tượng, con người, liên quan đến lãnh thổ địa phương, có thể là một làng xã, một huyện, một tỉnh, thành phố hoặc rộng hơn, một vùng, miền.
• Nội dung của tài liệu địa chí chứa đựng vốn hiểu biết toàn diện, có hệ thống và tối thiểu về một vùng đất.
• Tài liệu địa chí thực hiện các chức năng như tri thức – nhận thức, tra cứu – công cụ phục vụ thực tiễn và công cụ giáo dục.
• Tài liệu địa chí ghi chép các hiện tượng địa phương mang tính khách quan, chính xác, cụ thể, khoa học và phong phú trong một thời điểm lịch sử nhất định với bất cứ ngôn ngữ nào, dưới hình thức nào. [2]

Tài liệu địa chí được lưu trữ trong thư viện là một loại tài liệu có giá trị, giúp các nhà khoa học, các chuyên gia và những người muốn tìm hiểu về một vùng đất có thể khai thác thông tin để từ đó sử dụng. Hàm lượng thông tin chứa trong tài liệu địa chí thông thường khá bao quát và nhiều.
 

​

Hình ảnh minh họa tài liệu địa chí (Nguồn ảnh: Sưu tầm internet)

Để tiện hơn trong việc lưu trữ, bảo quản và phục vụ bạn đọc các thư viện trong những năm gần đây có xu hướng số hóa tài liệu địa chí, bởi vì:

• Việc số hóa tài liệu địa chí sẽ giúp cho việc đảm bảo lưu trữ thông tin của tài liệu được toàn vẹn, tránh trường hợp tài liệu gốc bị hư hỏng do các tác động như môi trường, con người, tự nhiên, vi sinh vật gây nên…
• Đối với các tài liệu địa chí mang tính chất lịch sử - văn hóa việc lưu lại nguyên bản hình ảnh gốc là điều vô cùng khả thi khi được số hóa.
• Hơn hết trong giai đoạn cuộc Cách mạng 4.0 đang bùng nổ thì việc ứng dụng các công nghệ thông tin vào các thư viện, cụ thể là trong hoạt động số hóa tài liệu để phục vụ bạn đọc là một điều tất yếu. Tài liệu được số hóa sẽ không bị phụ thuộc vào không gian và thời gian thông thường, chỉ với vài thao tác và ứng dụng nhỏ các thư viện có thể chia sẻ, cấp phép cho bạn đọc sử dụng vốn tài liệu số hóa.

Vậy để số hóa tài liệu địa chí thì cần những thiết bị nào?

Sử dụng máy Scan - Số hóa.

Hiện nay Công ty Cổ phần Thông tin và Công nghệ số (IDT) chúng tôi đang cung cấp những thiết bị Scan – Số hóa để phục vụ cho nhu cầu này, có thể chia thành các loại như sau:
A. Số hóa sách tự động/ Bán tự động
(1) ScanRobot 2.0 MDS
(2) OS 15000 Advanced Plus - Zeutschel
(3) OS 16000 Advanced Plus - Zeutschel
(4) OS 12002 Advanced Plus - Zeutschel
(5) OS 12002 V - Zeutschel

B. Số hóa chuyên dụng - Số hóa khổ lớn
(1) Máy scan chuyên dụng khổ A3
(2) Thiết bị số hóa chuyên dụng khổ A2
(3) Thiết bị số hóa chuyên dụng khổ A1
(4) Thiết bị số hóa chuyên dụng khổ A0

C. Hệ thống scan đa dụng ScanStudio
(1) ScanStudio

D. Scanner thông minh
(1) AURA PRO
(2) Scanner ET16 Plus
(3) ET18 Pro
(4) M3000 PRO

​

Hình minh họa máy Scan - Số hóa (Nguồn ảnh: IDT)

Sau khi đã lựa chọn được xong công cụ để số hóa tài liệu địa chí các thư viện có thể cân nhắc tới việc sử dụng các phần mềm ứng dụng để việc quản lý và khai thác tài liệu địa chí đến với bạn đọc được thuận lợi hơn:

Sử dụng phần mềm Quản trị thư viện Kipos – Phân hệ thư viện số.

- KIPOS.DIGITAL cung cấp một chức năng quản lý các tệp tin từ xa, cho phép nhân viên thư viện tập hợp các tệp tin tài liệu số và tải lên server, quản trị từ xa kho dữ liệu số do mình phụ trách.

- KIPOS.DIGITAL cung cấp khả năng biên tập tài liệu số trên giao diện Windows trực quan và đặc biệt tiện lợi cho người sử dụng. Giao diện biên tập tài liệu số tiêu chuẩn METS thân thiện với các tình năng tương tác với tệp tin từ xa, xem qua ảnh tệp, xây dựng ánh xạ tự động…

- Phân hệ Trình Diễn Tài liệu số phải phát huy tối đa khả năng trình diễn trên web của các tài liệu số phức hợp gồm nhiều loại định dạng khác nhau như âm thanh, hình ảnh, văn bản..

- KIPOS.DIGITAL tích hợp một Search Engine – Máy tìm kiếm mạnh mẽ cho phép chỉ mục các tệp tin toàn văn trong kho dữ liệu số của thư viện, từ đó cung cấp dịch vụ tìm kiếm toàn văn trên giao diện trình diễn tài liệu số.
 

Hình minh họa phần mềm Kipos (Nguồn ảnh: Công ty CP Phần mềm Quản lý Hiện đại)

Sử dụng phần mềm dịch vụ Libguides - Quản lý tài liệu, chia sẻ kiến thức, xuất bản nội dung.
LibGuides là một loại hướng dẫn chủ đề được sử dụng bởi các thư viện trên toàn thế giới. LibGuides là một hệ thống quản lý và xuất bản nội dung được SpringShare tạo ra. Các thư viện có thể sử dụng LibGuides để tạo các hướng dẫn môn học, hướng dẫn về khóa học, cổng thông tin hoặc các trang trợ giúp nghiên cứu.

Người dùng có thể chọn mẫu, sao chép LibGuides khác, hoặc bắt đầu bằng một trang trống. Trong thực tế, người dùng có thể sử dụng hầu như bất kỳ LibGuide có sẵn trên web như một khuôn mẫu. Các trang khác nhau có thể được liên kết với nhau bằng cách tạo các tab trong LibGuides. Các tab này hoạt động giống như các tab trình duyệt trong Firefox hoặc Internet Explorer, bạn có một cửa sổ trình duyệt, nhưng các tab khác nhau cho các trang web khác nhau.

LibGuides có thể được thiết lập để cho phép "đồng chủ sở hữu" các trang LibGuides, cho phép nhiều người dùng chỉnh sửa nội dung trong hướng dẫn.

Một khía cạnh quan trọng của LibGuides có thể thu hút thư viện là các tính năng thống kê của LibGuides. LibGuides cung cấp một bộ báo cáo thống kê đầy đủ để bạn có thể thấy hướng dẫn của bạn đang được sử dụng như thế nào.

Sử dụng các công cụ sản phẩm và phần mềm ứng dụng để số hóa tài liệu địa chí phục vụ bạn đọc là xu hướng tất yếu trong thời đại ngày nay.

Hình minh họa phần mềm LibGuides (Nguồn ảnh: Sưu tầm internet)

Để được tư vấn thêm về ý tưởng này, vui lòng liên hệ:
VP Hà Nội: Biệt thự B2 Lô 18 Khu đô thị mới Định Công, quận Hoàng Mai, Hà Nội
contact@idtvietnam.vn
024.3222.2720, hoặc 024.62911401
Kinh doanh: 038.786.5698
VP TP HCM: P.609, 43/4 Thành Thái, Phường 14, Quận 10, TP.HCM
tuanlq@idtvietnam.vn
028.2229.5501
0938.651.659
HỖ TRỢ KỸ THUẬT
tech.support@idtvietnam.vn
VPHN: 024.62.911.224
VPHCM: 0938.651.659
____________________________________________________________
Tài liệu tham khảo:
[1] Clairemcguire (2020), Libraries: Culture, Connection and Transition​, truy cập vào ngày 06/05/2020 tại địa chỉ:
https://blogs.ifla.org/lpa/2020/02/07/libraries-culture-connection-and-transition/?fbclid=IwAR2A8uhSYoLLxqAPXRaFI73jWKej9QiGGvHkImqnGqdjSJe6meZ6ZLXA_FY
[2] Nguyễn Văn Cần (2009), Công tác địa chí trong thư viện, .-H: NXB. Đại học Quốc gia Hà Nội, 230 tr.
____________________________________________________________
Tổng hợp và viết bài: Hải Anh
Ngày đăng: 06/05/2020