Dự án và dự án phát triển cơ quan thông tin - thư viện

Hiện nay vấn đề dự án và xây dựng dự án đối với các cơ quan của nhà nước, trong đó có cơ quan thông tin - thư viện (TT-TV) đã không còn là vấn đề xa lạ. Mặc dù vậy, không phải mọi người ai cũng hiểu sâu sắc về dự án và biết cách xây dựng dự án phát triển cơ quan, tổ chức của mình. Bởi vậy, nhiều cơ quan, tổ chức muốn xin tài trợ từ dự án vẫn phải thuê cá nhân hoặc tổ chức khác viết dự án cho cơ quan, tổ chức của mình. Xuất phát từ lý do này, tác giả bài viết xin trao đổi cùng bạn đọc một số thông tin về vấn đề dự án. Hy vọng với bài viết của mình sẽ phần nào chia sẻ những thông tin hữu ích với những ai muốn quan tâm đến vấn đề này.

1. Một số vấn đề chung về dự án và xây dựng dự án phát triển cơ quan thông tin - thư viện

1.1. Khái niệm dự án

Có rất nhiều định nghĩa khác nhau về dự án, tựu trung lại tác giả cho rằng có thể hiểu dự án như sau: Dự án là một tổng thể các hoạt động dự kiến được bố trí theo một trình tự chặt chẽ với nguồn lực và thời gian cần thiết cũng như địa điểm xác định nhằm thực hiện những mục tiêu đã được đề ra.

1.2. Đặc điểm của dự án

- Dự án có mục tiêu cụ thể rõ ràng. Ví dụ: xây dựng một cái cầu, gây một quỹ cho hoạt động từ thiện, bảo tồn một di tích lịch sử...

Dự án là một chuỗi các hoạt động liên tục: từ xác định mục tiêu của dự án, đối tượng liên quan của dự án, quy mô dự án, đội ngũ thực hiện dự án, kinh phí cho dự án... cho đến kết thúc dự án.

- Dự án có ràng buộc về nguồn lực: nhân lực, vật lực, tài lực...

- Dự án có thời hạn nhất định: thời điểm bắt đầu và thời điểm kết thúc.

- Tổ chức dự án là một bộ máy tạm thời. Khi kết thúc dự án tổ chức này không còn tồn tại.

- Dự án có chu kỳ hoạt động bao gồm 3 hoặc 4 giai đoạn với tên gọi khác nhau. Ví dụ: Khởi đầu dự án, triển khai dự án, kết thúc dự án hoặc xác định và xây dựng dự án, lập kế hoạch, quản lý thực hiện và kết thúc dự án. Nhìn chung theo nhiều tác giả, chu kỳ hoạt động của dự án thường bao gồm 3 giai đoạn: chuẩn bị dự án, thực hiện dự án và kết thúc dự án.

- Dự án thường mang tính không chắc chắn, nhất là các dự án nảy sinh từ nhu cầu của một tổ chức, một cá nhân hay nhóm.

1.3. Phân biệt dự án, đề án và chương trình

Trong thực tế, ngoài chương trình được hiểu là một tổ hợp các dự án hoặc nhóm đề tài được tập hợp theo một mục đích xác định (ví dụ: các chương trình mục tiêu quốc gia liên quan đến chương trình xoá đói giảm nghèo như “Chương trình về phòng chống một số bệnh xã hội, bệnh dịch nguy hiểm và HIV/AIDS” có các dự án phòng chống bệnh sốt rét, phòng chống bệnh bướu cổ, bệnh phong, bệnh lao…; “Chương trình về giáo dục và đào tạo” có dự án đào tạo cán bộ tin học và đưa tin học vào nhà trường; dự án xây dựng một số trường đại học, trung học chuyên nghiệp trọng điểm; “Chương trình phát triển văn hoá” có các dự án chống xuống cấp và tôn tạo các di tích lịch sử; Dự án nghiên cứu, điều tra, bảo tồn một số làng, bản, buôn tiêu biểu và lễ hội truyền thống đặc sắc của dân tộc ít người…) thì có không ít người hiểu dự án và đề án là như nhau. Tác giả cho rằng, giữa dự án và đề án có những điểm tương đồng như chúng đều làm một bản đề xuất trình lên một cấp quản lý hay một cơ quan tài trợ để xin được thực hiện một công việc nhất định. Song giữa chúng cũng có một số điểm khác biệt giúp chúng ta nhận dạng để khi viết đề xuất sẽ tránh được sự nhầm lẫn. Thứ nhất, như trên đã trình bày dự án là một đề xuất, xuất phát từ nhu cầu của một tổ chức, một cơ quan nên có thể nó không mang tính chắc chắn (bởi theo cơ quan đề xuất dự án thì ý tưởng mà mình đưa ra mang tính cấp thiết, nhưng cơ quan quản lý hay tài trợ lại cho là chưa cấp thiết). Thứ hai, bản thân dự án chỉ có một hay nói cách khác là "độc nhất vô nhị” với mục tiêu đầu ra cụ thể. Ngược lại, đề án được xây dựng trên cơ sở có căn cứ khoa học, căn cứ pháp lý và tính cấp thiết rõ ràng phục vụ cho chiến lược phát triển kinh tế - xã hội trong một giai đoạn nhất định. Nhiều khi đề án mang tầm cỡ một Bộ, một Ngành hoặc một Quốc gia… và nếu như dự án chỉ là một thì đề án lại có thể bao hàm nhiều dự án và chương trình khác nhau (ví dụ: Đề án “Đổi mới và nâng cao chất lượng đào tạo của các trường văn hoá nghệ thuật giai đoạn 2011-2020” có các dự án như: Đổi mới cơ cấu đào tạo và phát triển hoàn thiện mạng lưới các cơ sở đào tạo văn hoá nghệ thuật; Dự án đổi mới nội dung và phương thức đào tạo văn hoá nghệ thuật trình độ trung cấp, cao đẳng, đại học và sau đại học; Dự án đổi mới công tác tuyển sinh, tốt nghiệp trong lĩnh vực văn hoá nghệ thuật; Dự án nâng cao năng lực và hiệu quả đào tạo của các trường văn hoá nghệ thuật…).

1.4. Khái niệm dự án phát triển cơ quan thông tin - thư viện

Có thể có nhiều cách lý giải về thuật ngữ phát triển cũng như có nhiều cách hiểu về dự án phát triển cơ quan TT-TV khác nhau. Ở đây tác giả cho rằng: phát triển là tạo ra cái mới hoặc hoàn thiện về căn bản cái đã có về số lượng và chất lượng. Trên tinh thần như vậy, có thể hiểu dự án phát triển cơ quan TT-TV là tổng thể các hoạt động dự kiến được bố trí theo một trình tự chặt chẽ với nguồn lực, thời gian cần thiết và địa điểm xác định nhằm tạo ra cái mới (sự tăng trưởng về số lượng và chất lượng) cho các hoạt động của thư viện.

1.5. Vai trò của dự án phát triển cơ quan thông tin - thư viện

Dự án nói chung trong đó có dự án phát triển cơ quan TT-TV được coi là sự cứu cánh đối với các cơ quan này trong việc tạo ra một sự thay đổi nào đó về lượng và chất góp phần làm đổi mới diện mạo của cơ quan phù hợp với bối cảnh thực tế.

Với sự đầu tư có giới hạn về nguồn lực cho đầu vào nhưng dự án lại phải hoàn thành một sản phẩm đầu ra độc đáo (độc nhất, vô nhị). Do đó dự án được coi là công cụ quản lý quan trọng, giúp các cơ quan này thực hiện được các mục tiêu đề ra trong giới hạn về nguồn lực. Nói một cách khác, dự án có vai trò như là các giải pháp hữu hiệu cho việc sử dụng các nguồn lực đầu vào có giới hạn để thu được đầu ra theo mục tiêu đã định.

2. Sự cần thiết phải xây dựng dự án phát triển cơ quan thông tin - thư viện

Hiện tại, các dự án phát triển cơ quan TT-TV cũng đã được triển khai ở một số nơi. Ví dụ: Dự án xây dựng thư viện điện tử, dự án số hoá tài liệu quý hiếm hoặc dự án trang thiết bị nội thất thư viện tỉnh, thành phố...

Trong các dự án trên, có những dự án xuất phát từ nhu cầu thực tế được cơ quan tài trợ ủng hộ, cũng có dự án được bản thân cơ quan tài trợ gợi ý cấp. Tuy nhiên, cho dù ở cấp độ nào thì vấn đề xây dựng dự án cũng chưa được các cơ quan TT-TV cho là nhu cầu cần thiết. Bởi vậy, các dự án chỉ mang tính tự phát. Có thể nói một trong những nguyên nhân của tình trạng trên là do các thư viện đã quá quen với chế độ bao cấp, mọi hoạt động của thư viện chỉ chủ yếu trông chờ vào ngân sách Nhà nước cấp.

Trong xu thế hội nhập năng động và đầy biến động, áp lực công việc nhất là áp lực cạnh tranh buộc các cơ quan nói chung trong đó có cơ quan TT-TV không thể không triển khai nhanh các công việc một cách có hiệu quả. Chính vì vậy, để có thể hoàn thành đúng mục tiêu công việc với một khoảng thời gian và ngân sách nhất định, các nhà quản lý nói chung và cơ quan TT-TV nói riêng không còn con đường nào khác là phải áp dụng phương thức quản lý khoa học. Một trong những phương thức quản lý đó là quản lý theo dự án. Điều đó có nghĩa là, bất kỳ một công việc nào muốn đạt được kết quả theo mục tiêu đã đặt ra từ trước và với một nguồn lực nhất định thì vấn đề cần làm là hãy thực hiện nó như thực hiện một dự án.

3. Xây dựng dự án theo ý đồ của nhà tài trợ

Như phần trên đã nêu, dự án có thể được xây dựng trên ý tưởng xuất phát từ nhu cầu thực tế của cơ quan song cũng có dự án được xây dựng dựa trên gợi ý của nhà tài trợ. Trong bài viết này, tác giả xin trao đổi vấn đề xây dựng dự án dựa trên sự gợi ý của cơ quan tài trợ.

Để xây dựng dự án theo cách này, trước hết nhà thiết kế dự án cần xác định chủ đề, mục tiêu, nội dung và nguồn lực cần thực hiện phù hợp với yêu cầu của nhà tài trợ. Cụ thể, dự án phải trả lời được các câu hỏi chính sau:

- Chủ đề của dự án là gì?

- Mục tiêu của dự án là gì?

- Kết quả của dự án là gì?

- Đối tượng hưởng lợi là ai? Bao nhiêu?

- Địa điểm thực hiện dự án ở đâu?

- Thời gian: khi nào bắt đầu? thời hạn kết thúc là bao lâu?

- Cách giải quyết vấn đề như thế nào?

- Kinh phí của dự án là bao nhiêu?...

Sau khi đã trả lời chi tiết từng câu hỏi trên, nhà thiết kế dự án cần viết đề cương dự án chi tiết theo mẫu hướng dẫn của nhà tài trợ. Vấn đề lưu ý ở đây là: muốn dự án thành công, nhất thiết người viết dự án phải am hiểu vấn đề mà nhà tài trợ đặt ra hay nói một cách khác là phải hiểu về nhà tài trợ, hiểu họ muốn vấn đề gì (mà người ta quen gọi là nắm được “Gu” của nhà tài trợ) để khai thác khía cạnh có lợi cho mình. Như vậy, người viết dự án vừa phải viết đúng mẫu lập dự án vừa phải hiểu thấu đáo nhà tài trợ. Thông thường không có một mẫu chung cho tất cả các bản đề xuất dự án. Tuy nhiên mẫu của một bản đề xuất dự án thường theo yêu cầu của nhà tài trợ dựa trên tiêu chí có sẵn. Dưới đây là một ví dụ về cấu trúc một bản đề xuất dự án cổ điển bao gồm 10 bước và nguyên tắc cho những bản đề xuất dự án tốt (tư liệu của dự án quỹ Ford).

Cấu trúc một bản dự án cổ điển: Bao gồm 10 bước

Tên/ tiêu đề: Một câu tóm lược

Phần 1

- Giới thiệu chủ đề của dự án;

- Bối cảnh toàn cầu;

- Những vấn đề đã biết.

Phần 2

- Nền tảng và bối cảnh cụ thể ở Việt Nam;

- Những vấn đề đã biết;

- Dẫn chứng.

Phần 3

- Mô tả Dự án;

- Phác thảo những yếu tố/ phương diện chính.

Phần 4

Giải thích về những kỹ thuật và phương pháp được sử dụng để thực hiện dự án (đào tạo/ các phương pháp nghiên cứu/ giáo dục…).

Phần 5

- Thông tin sâu về những đối tác và giải thích tại sao họ phù hợp cho dự án;

- Dẫn chứng.

Phần 6

Mô tả chi tiết về từng yếu tố/ phương diện.

Phần 7

Những phương pháp giám sát, đánh giá và các phương pháp được sử dụng.

Phần 8

Phân tích những rủi ro.

Phần 9

- Hậu cần;

- Khung thời gian thực hiện dự án;

- Kinh phí.

Phần 10

Phụ lục - tư liệu bổ trợ/ các bảng biểu của tổ chức, những tài liệu bổ trợ khác.

Nguyên tắc cho một bản đề xuất dự án đạt kết quả tốt

1. Vấn đề nêu ra phải cụ thể.

2. Lập dự án của đơn vị/ tổ chức trong bối cảnh của một vấn đề mang tính quốc gia/ toàn cầu.

3. Không bao giờ được giả định rằng nhà tài trợ hiểu vấn đề bạn đang nêu ra.

4. Sử dụng bản đề xuất dự án gồm 3 phần.

5. Sử dụng những dấu (hoa thị, dấu cộng…) trong bản đề xuất dự án để gây sự chú ý cho người đọc.

6. Không kết hợp nhiều hơn một ý tưởng dự án trong một bản đề xuất - tập trung vào một ý tưởng chính.

7. Nên nhớ rằng bạn đang bán một ý tưởng.

8. Bắt đầu với một dự án thí điểm nếu vấn đề quá rộng hoặc quá lớn để có thể giải quyết ngay.

9. Đảm bảo sự tham gia rộng mở của nhiều đối tác trong dự án.

10. Đảm bảo rằng những sản phẩm đầu ra của dự án có thể tái tạo và duy trì trong tương lai.

11. Sử dụng kết hợp các kỹ thuật đánh giá tại chỗ trong nghiên cứu định lượng và định tính.

12. Phải có khả năng viết một trang (A4) tổng quan về dự án của đơn vị/ tổ chức.

TÀI LIỆU THAM KHẢO

1. Cao Đức Hải, Lê Ngọc Thuỷ. Quản lý dự án văn hoá nghệ thuật. - H.: Nxb. Đại học Quốc gia Hà Nội, 2009. - 151tr.

2. Cẩm nang kinh doanh - Harvard. Quản lý dự án lớn và nhỏ : tài liệu dịch. - Tp. Hồ Chí Minh : Tổng hợp, 2006. - 192tr.

3. Tài liệu tham khảo các bài giảng môn "Quản lý dự án”. - H.: Trung tâm A&C, 2006. 

____________________________

PGS.TS. Nguyễn Thị Lan Thanh

Trường Đại học Văn hoá Hà Nội

Nguồn: Tạp chí Thư viện Việt Nam - 2014. - Số 1. - Tr. 13-16.a