Mượn liên thư viện toàn thế giới, chiếc cầu nào có khả năng vượt trội ấy?

Thư viện bạn có tài nguyên và điều tuyệt vời nhất mà bạn mong muốn là đem tài nguyên ấy đến với nhiều bạn đọc nhất có thể.

Một câu hỏi đặt ra, bạn làm cách nào để bạn đọc ngoài thư viện biết đến tài liệu mà thư viện sở hữu?

Đăng lên OPAC và bạn đọc sẽ thấy chúng chỉ bằng một vài cú pháp tìm kiếm
Giới thiệu hàng loạt tài liệu mới lên trang chủ thư viện cùng hiệu ứng di chuyển thật đẹp mắt
Công khai hòm thư điện tử và số điện thoại cùng lời nhắn rằng bạn luôn sẵn sàng phục vụ
Tổ chức những cuộc triển lãm, giới thiệu sách, mời chuyên gia tới thuyết giảng về ý nghĩa cuộc sống

Và còn rất nhiều cách khác, những ý tưởng hay không ngừng nhảy nhót trong đầu khiến mỗi ngày làm việc của bạn là một ngày vui.

Chợt một câu hỏi khác đặt ra khiến bạn không khỏi thắc mắc, sau tất cả những công việc thúc đẩy sự tiếp cận của tài nguyên đến bạn đọc thì các bạn đọc vẫn thuộc khu vực của bạn. Bạn đọc ngoài thư viện bạn phải làm gì để tiếp cận được tài liệu của thư viện bạn? Mặt khác, thư viện bạn có thể giúp gì cho bạn đọc của mình để mượn tài liệu từ thư viện bên ngoài?

Sẽ là một câu chuyện dài về chính sách và điều kiện đăng ký. Những lần đi lại làm giấy tờ thủ tục sẽ khiến bạn đau đầu và dĩ nhiên bạn đọc sẽ thấy việc kết nối với thư viện thật gian lao.

Các ý tưởng bắt đầu nảy mầm, bạn chắc chắn rằng tổ chức của mình có thể cung cấp cho bạn đọc ngoài thư viện mượn tài liệu, việc liên lạc chẳng còn là vấn đề. Nhưng cơ sở nào giúp bạn chắc chắn bạn đọc sẽ trả lại tài liệu, hay chi phí cho mỗi lượt mượn được tính ra sao, phí vận chuyển và các điều khoản thu hồi, phạt…? Bấy nhiêu câu hỏi đặt ra khiến bạn thấy việc chia sẻ tài nguyên rộng khắp trở thành một nỗi bứt dứt.

Bất ngờ dành cho bạn đó là hiện nay, đội ngũ chuyên gia của OCLC đã xây dựng ILL (WorldShare Interlibrary Loan) – cầu nối giúp chia sẻ tài nguyên giữa các thư viện trên toàn cầu.

Với chức năng tạo chính sách của ILL, bạn chỉ cần thiết lập một lần duy nhất về các thông tin cần thiết bao gồm:

Thông tin chung
Thông tin mượn
Thông tin cho mượn

Nội dung thông tin chung là các thông tin về tổ chức của bạn như tên, địa chỉ, số điện thoại, hòm thư điện tử…

Trước tiên, hãy bàn luận về thư viện bạn với vai trò là đơn vị cho mượn;

Nếu bạn có một số tài liệu quý hiếm hoặc đó là tài nguyên nội sinh không muốn công bố, tùy chỉnh sẽ ẩn các tài liệu ấy hoặc ngay khi bạn quên, bạn vẫn có thể tùy chỉnh lựa chọn khi yêu cầu mượn được chuyển tới hệ thống.

Bạn có rất nhiều công việc khác do vậy việc trả lời các yêu cầu mượn sẽ bị gián đoạn, đừng lo bởi thời gian được thiết lập mặc định cho một hồi đáp là 4 ngày. (Nếu bạn cần nhiều hơn con số 4, hãy liên hệ với đội ngũ hỗ trợ để biết thêm về điều khoản này). Sau khoảng thời gian mặc định, yêu cầu sẽ tự động được báo về thư viện mượn để lựa chọn thư viện khác có tài liệu tương tự trên toàn thế giới.

Hồi đáp yêu cầu được gửi tới có mẫu trả lời mặc định, sẵn sàng cho bạn lựa chọn.

Trường hợp 1: Thư viện mượn đáp ứng chính sách mượn từ thư viện bạn, bạn sẽ xem xét đến bước tiếp theo là cho mượn tài liệu và lựa chọn đơn vị vận chuyển (với tài liệu vật lý), tải lên đám mây và cung cấp địa chỉ thông tin truy cập (với tài liệu điện tử).

Trường hợp 2: Thư viện mượn không đáp ứng đủ chính sách mượn từ thư viện bạn, hoặc đơn vị chưa sẵn sàng cho mượn; các mẫu câu từ chối sẽ giúp tiết kiệm thời gian cho cả hai bên thư viện.

Tiếp theo, thư viện với vai trò là đơn vị mượn,

Hãy chắc chắn rằng bạn đọc của thư viện nắm được thông tin chính sách của thư viện cho mượn thông qua hoạt động đào tạo người dùng tin hoặc với một bài đăng ngắn gọn hướng dẫn chi tiết bạn đọc có thể xem các thông tin đó ở đâu tại thư viện bất kỳ.

Khi nhận được yêu cầu từ bạn đọc của mình, cán bộ thư viện sử dụng ILL yêu cầu tới thư viện nắm giữ tài liệu và gửi yêu cầu nhân danh thư viện.

Sau khi nhận được hồi đáp, việc còn lại của thư viện bạn là gửi đến bạn đọc tài liệu/ thông tin truy cập trong trường hợp được chấp nhận. Trong trường hợp không được chấp nhận, việc nhanh chóng chọn thư viện tiếp theo chứa tài liệu là một công đoạn được đánh giá cao.

Từ ILL, người dùng tin có thể tìm kiếm và đặt mượn tài liệu liên thư viện toàn cầu, thư viện đáp ứng được nhu cầu và trở thành một người bạn tin tưởng trong hệ thống thư viện thế giới sử dụng giải pháp hữu hiệu này.

Bài viết: HP

Hình ảnh nguồn: Internet