Những tính năng của phần mềm quản lý thư viện Worldshare Management Servic

I. Phần mềm Worldshare Management Services là gì? 

Phần mềm Worldshare Management Services là giải pháp phần mềm quản lý thư viện thế hệ mới. Được phát triển bởi tổ chức hợp tác thư viện thế giới OCLC và hiện đang được sử dụng tại trên 500 thư viện trên toàn thế giới. WMS là một giải pháp tổng thể phục vụ cho việc quản lý tài liệu truyền thống và tài liệu điện tử được phát triển dựa trên công nghệ điện toán đám mây. Phần mềm bao gồm các module “Bổ sung, lưu thông, Quản lý siêu dữ liệu thư mục, tra cứu tích hợp chuyển giao tài nguyên thông tin tập trung, mượn liên thư viện, báo cáo thống kê, quản lý tài liệu điện tử” với WMS các thư viện sẽ cùng được làm việc trên một nền tảng chung nhất với một quy trình đồng nhất

II. Các tính năng cơ bản của phần mềm Worldshare Management Services

2.1. Tìm kiếm tập trung trên Worldshare Management Services

Phần mềm đã Worldshare Management Services bao gồm Worldcat Discovery Services là một trong những giải pháp tìm kiếm tập trung lớn trên thế giới hiện nay tích hợp cho tài liệu in, tài liệu điện tử và tài liệu số, bạn đọc tra cứu trong Worldcat Discovery sẽ tra cứu được tất cả tài nguyên thư viện cũng như thư viện trên thế giới.

WorldCat Discovery Services là dịch vụ tìm kiếm tập trung có độ bao phủ về dữ liệu sâu nhất trong các dịch vụ tìm kiếm tập trung hiện nay. Trước hết, WCD bao gồm thông tin của các thư viện trên khắp thế giới, thứ hai vị trí của OCLC là một nhà cung cấp dịch vụ trung gian, nó có các bộ sưu tập của tất cả các nhà xuất bản điện tử lớn trên thế giới trong hệ thống chỉ mục trung tâm

Hệ thống chỉ mục trung tâm trong Worldcat là một siêu dữ liệu, của các bài báo, bài trích, tạp chí điện tử, tài nguyên số của các thư viện trên hế giới, Nguồn của các tài liệu trong hệ thống chỉ mục trung tâm bao gồm việc lập các chỉ mục cho CSDL dữ liệu hoàn chỉnh.

Hệ thống chỉ mục trung tâm bao gồm:

• Hơn 200 triệu biểu ghi bài viết từ các nguồn bao gồm HathiTrust, ArticleFirst, MEDLINE, ERIC, British Library, JSTOR, OAIster, Elsevier…
• Hơn 2.000 cơ sở dữ liệu được cấp phép từ các đối tác nội dung của OCLC như ProQuest, Gale, Springer và nhiều người khác.
• 13 cơ sở dữ liệu bao gồm Electronic Books, ArchiveGrid, ArticleFirst, CAMIO, OCLC FirstSearch Electronic Collection Online, OAIster, PapersFirst

WorldCat Discovery sử dụng Worldcat Knowledge Bases như một CSDL danh mục chia sẻ toàn cầu về truy cập mở và các bộ sưu tập được xuất bản trên thế giới, để kết hợp một dịch vụ OpenURL miễn phí cho thư viện. Chức năng này cho phép WorldCat Discovery đưa các liên kết 'View Online' trong các kết quả để truy cập vào tài liệu có sẵn trực tuyến và cho phép chức năng A-Z eResource.

Danh sách từ A đến Z được xây dựng từ Worldcat Knowledges Base của WorldCat cho phép người dùng tìm kiếm hoặc duyệt qua các tên tạp chí, tìm kiếm hoặc duyệt qua các tiêu đề sách điện tử, và tìm kiếm một trích dẫn nổi tiếng. Thư viện cũng có thể bổ sung các kho cho các bộ sưu tập tài liệu in của thư viện vào cơ sở tri thức và chúng được tích hợp với các tạp chí điện tử để tìm kiếm.

Danh sách A-Z cung cấp tính năng tìm duyệt theo tiêu đề, thứ tự bảng chữ cái cùng với nhiều tùy chọn khác để phát hiện trích dẫn và tìm duyệt qua các eResource bao gồm:

• Tìm kiếm bài báo
• Tìm kiếm sách điện tử
• Tìm kiếm trích dẫn sách điện tử (bao gồm các tùy chọn bổ sung như tìm kiếm các danh sách nhiều kì, nhà xuất bản, chương và các trang)
• Tìm kiếm tiêu đề tạp chí

Thông qua các đối tác cung cấp của OCLC, thư viện sẽ có được khả năng hiển thị trên Web tìm kiếm với các công cụ tìm kiếm hàng đầu và các trang web phổ biến khác để định hướng người dùng quay lại các nguồn tài nguyên của thư viện. Chức năng để định cấu hình nguồn thông tin điện tử được sử dụng trong Google Scholar cũng có sẵn và được đánh giá cao bởi các tổ chức giáo dục.

WorldCat Discovery cung cấp giao diện thiết kế đáp ứng tự động điều chỉnh cho máy tính để bàn, máy tính bảng và điện thoại di động. Người dùng thiết bị di động có thể sử dụng cùng một giao diện để truy cập tài nguyên thư viện từ máy tính bảng và điện thoại thông minh mà không phải tải xuống các ứng dụng hoặc điều hướng đến các trang web đặc biệt dành cho các thiết bị nhỏ hơn. Người dùng chỉ đơn giản có thể đánh dấu WorldCat Discovery URL để dễ dàng truy cập

2.2. Phân hệ biên mục trong phần mềm thư viện Worldshare Management Services

Công cụ và công nghệ biên mục được tích hợp với WorldShare, cung cấp quy trình biên mục linh hoạt với khả năng quản lý siêu dữ liệu hoàn chỉnh cho bộ sưu tập của người dùng. 

Phần mềm hỗ trợ đầy đủ tiêu chuẩn biên mục về RDA và AACR 2, hỗ trợ hoàn toàn khổ mẫu marc 21, hỗ trợ tạo các khung biên mục cho các loại hình định dạng tài liệu khác nhau.WMS hỗ trợ cho biên mục các loại hình định dạng tài liệu khác nhau trong môi trường biên mục marc truyền thống với trình xem text view editor cho các biểu ghi ko phải là marc

Kiểm soát thông tin tác giả được được thực hiện bởi một CSDL Authority Databases. Có nghĩa là tất cả thông tin trong NACO, LCSH và các tác giả báo, tạp chí khác đều có sẵn trong CSDL của WMS. 

Các thư viện sẽ được tự do trong việc xây dựng các tiêu đề tên tác giả bởi vì các tiêu đề đã được kiểm soát và duy trùy trong CSDL Worldcat cho rất nhiều các tài liệu đã được biên mục. một file OCLC Authority chứa các biểu ghi được thu thập từ thư viện quốc hội hoa kì và các biểu ghi được thêm vào từ NACO

Tiêu đề tác giả có thể dễ dàng thêm vào biểu ghi bằng cách copy đường link tên tác giả đấy vào các biểu ghi thư mục. một option nữa cho thư viện là có thể kích hoạt tính năng gợi ý Auto Suggest for LC Names

WorldCat là CSDL mục lục liên hợp lớn nhất thế giới và là nền tảng của WMS. Vì vậy, nó cung cấp cho các thư viện quyền truy cập trực tiếp vào tất cả các biểu ghi thư mục của WorldCat từ bên trong WMS. Record Manager là công cụ biên mục chính của WMS và có thể truy cập trực tiếp các biểu ghi trong WorldCat để biên mục, loại bỏ sự cần thiết phải nhập các biểu ghi vào ILS, đồng thời cung cấp phương tiện để biên mục trực tiếp vào WorldCat từ bên trong WMS.

Tìm kiếm biểu ghi trong Record Manager được hỗ trợ với các tìm kiếm từ khóa cơ bản, nâng cao hoặc chuyên gia, tìm kiếm sử dụng các chỉ mục WorldCat, ví dụ: Su = Violin Music ADN mt: sco AND yr: 1929. Nhân viên của Thư viện có thể chọn tìm kiếm trên My Library Holdings (Các tài liệu trong thư viện của tôi), All WorldCat (và Browse), Các biểu ghi LHR của thư viện (Local Holding Records), LC Authorities và MeSH Authorities. Các tìm kiếm này có các tuỳ chọn thả xuống khác để hỗ trợ tìm kiếm. Cài đặt ưu tiên cho phép cài đặt mặc định phạm vi, chỉ mục và phương pháp phân loại để đáp ứng các lựa chọn phổ biến nhất cho một nhân viên cụ thể để sắp xếp các quy trình công việc. Để tiếp tục hỗ trợ nhân viên thư viện, các khía cạnh có sẵn để tinh chỉnh các tìm kiếm và sau đó có thể được ẩn để cho phép có nhiều không gian làm việc hơn. Biểu tượng thông tin màu xanh cung cấp một cái nhìn mở rộng về hồ sơ thư mục cho một tài liệu tham khảo nhanh và nhân viên thư viện được cảnh báo rõ ràng với các tài nguyên đã được tổ chức hoặc được đặt hàng.

Công cụ Records Managers cho phép nhân viên truy cập vào chế độ MARC View hoặc TEXT view của các biểu ghi. Các tiêu chuẩn AACR2 và RDA đều được hỗ trợ đầy đủ trong các ứng dụng biên mục của OCLC để biên mục các bản sao và tạo biểu ghi mới. Để biên mục ban đầu, Record Manager cung cấp tùy chọn để tạo các bản ghi mới trong nhiều định dạng sử dụng các mẫu AACR2 hoặc RDA. Trợ giúp trường MARC, Nhãn công cụ MARC, Bộ công cụ RDA (để đăng ký thư viện), một bộ chọn Chữ nổi là tất cả các công cụ có sẵn trong giao diện biên mục để hỗ trợ biên mục.

Các công cụ khác trong Record manager hộ trợ cho các cán bộ thư viện giảm bớt các quy trình lặp đi lặp lại. Bao gồm khả năng tạo ra các khổ mẫu cho cả biểu ghi thư mục và biểu ghi đầu mục. Các trường hoặc các đoạn kí tự. Các chỉ thị của biểu ghi được sử dụng đơn giả trong quy trình biên mục từ danh sách đã lưu trong Record manager. Các tùy chọn dựng các dữ liệu Constant Data cho phép các cán bộ dễ dàng tạo các khổ mẫu cho biểu ghi thư mục

Do tính chất của các biểu ghi thư mục WorldCat không thể cập nhật bằng cách sử dụng các thay đổi hàng loạt. Phần mềm có sẵn các tùy chọn cho bản cập nhật hàng loạt để thay đổi các mã xếp giá, số bản, và cập nhật tài nguyên điện tử. Các tùy chọn thay đổi dữ liệu, cập nhật hàng loạt đang được phát triển thêm.

Trình quản lý hồ sơ cung cấp thao tác Bulk WorldCat để loại bỏ WorldCat holdings và các biểu ghi của thư viện có liên quan, trong khi đó Circulation and Acquisitions cho phép nhân viên thư viện thực hiện thay đổi hàng loạt theo vị trí. Các hành động hàng loạt cho công việc dự án có thể được quản lý bởi đơn vị Dịch vụ Batch Services của OCLC.

Các tệp được quản lý trong Knowledge Bases là các tệp KBART. Các biểu ghi có thể được quản lý riêng lẻ trong Collection Manager lý hoặc tệp KBART có thể được tải xuống để được thao tác với Excel trước khi được tải lên với phiên bản đã chỉnh sửa.

Record Manager có đầy đủ các tính năng về tạo lập, chỉnh sửa, cập nhật các biểu ghi thư mục, các dữ liệu biểu ghi của thư viện. cán bộ thư viện có thể dễ dàng thêm các biểu ghi thông tin tác giả Authority Records, tiêu đề chủ đề, và xác thực trên các biểu ghi. Hệ thống có các công cụ để hỗ trợ các cán bộ nghiệp vụ biên mục như các tính năng xây dựng các khổ mẫu, bảng mã, kiểm tra từ xa. 

Các biểu ghi có thể lưu lại tiến trình xử lý hiện tại để review và các biểu ghi trong Worldcat có thể bị khóa ko cho người khác update trong khi sử dụng. Phần mềm hỗ trợ cho các cán bộ thư viện xuất các báo biên mục của thư viện, các báo cáo thư viện có thể xuất dữ liệu ra bao gồm:

• Dữ liệu biên mục cập nhật mới nhất
• Thông tin về số lượng biểu ghi
• Số lượng vị trí, mã xếp giá
• Số lượng nhan đề mới được xử lý
• Các nhan đề tài liệu, biểu ghi dưới các định dạng khác nhau

2.3. Phân hệ liên thư viện trong Worldshare Management Services

Mượn liên thư viện là một tùy chọn được tích hợp vào phần mềm, nếu như thư viện có nhu cầu chia sẻ tài nguyên trong thư viện mình với các thư viện khác trên thế giới và có nhu cầu mượn tài nguyên từ các thư viện trên thế giới có thể cân nhắc sử dụng module Interlibrary Loan trong phần mềm quản lý thư viện thế hệ mới Worldshare Management Services

Module Interlibrary Loan được phát triển từ dịch vụ mượn liên thư viện toàn cầu của OCLC với hơn 9000 thư viện trên thế giới đang sử dụng dịch vụ, là một trong những dịch vụ mượn liên thư viện lớn nhất thế giới. Thư viện tham gia sử dụng dịch vụ sẽ được quyền thiết lập các chính sách cho mượn của thư viện sao cho tiện lợi nhất góp phần tạo ra giá trị gia tăng trong hoạt động của thư viện

Hệ thống sẽ tự động gửi yêu cầu mượn tài liệu từ thư viện đến các thư viện khác trên thế giới, với mỗi yêu cầu mượn liên thư viện hệ thống sẽ tự động gửi đến tối đa là 15 thư viện trên thế giới trong một lần và sẽ tự động dừng gửi thông tin cho đến khi nhận được phản hồi từ các thư viện.

Hệ thống hỗ trợ mượn cho các loại hình tài liệu truyền thống, tài liệu điện tử và tài liệu số. Với yêu cầu mượn tài liệu điện tử, tài liệu số phần mềm cung cấp tính năng Article Exchange, tính năng này cung cấp một không gian lưu trữ có độ bảo mật cao, các thư viện cho mượn tài liệu số sẽ tải các file mà mình cho thư viện có yêu cầu mượn vào không gian được cung cấp và chỉ có thư viện đưa ra yêu cầu mượn tài liệu đó mới có quyền truy cập và sử dụng tài liệu số đã được tải lên. Tính năng Article Exchange bên cạnh hỗ trợ tốt cho các file văn bản còn hỗ trợ cho các loại hình tài liệu hình ảnh, nghe nhìn,v.v.. Bên cạnh đó, tính năng cho mượn tài liệu số cho phép thư viện có thể cho mượn tối đa lên đến 1000 file/ngày với dung lượng tối đa lên đến 60 MB

Với các tài liệu số đặc biệt bị giới hạn chia sẻ mà những thông tin biểu ghi về các tài liệu đó có trên Worldcat Knowledge Base, thư viện có thể yêu cầu một quyền truy cập được cung cấp để bạn đọc của thư viện mình có quyền truy cập, sử dụng được những tài liệu số của các thư viện khác trong một thời gian nhất định.

2.4. Phân hệ quản lý cơ sở dữ liệu trong Worldshare Management Services

Phân hệ License Manager, giúp cho thư viện có thể lưu trữ, chia sẻ và quản lý quyền truy cập vào những CSDL điện tử của thư viện một cách nhanh chóng, đồng thời có thể nhanh chóng tìm thấy những thông tin về các CSDL của những nhà xuất bản điện tử lớn trên thế giới.

Với thư viện có số lượng bộ sưu tập số đồ sộ, module cung cấp cho thư viện khả năng chia sẻ bộ sưu tập số của thư viện mình tới các thư viện trên toàn cầu, thư viện sẽ có thể trở thành một nhà cung cấp tài nguyên số và có thể tự động cài đặt các chính sách riêng để các thư viện khác truy cập vào CSDL của thư viện mình.

Phân hệ cung cấp một hệ thống cảnh báo, báo cáo thống kê được xuất dữ liệu dựa trên quy trình quản lý của thư viện. Các dữ liệu báo cáo thống kê được cung cấp sẽ giúp cho thư viện có dữ liệu để có thể đàm phán với những nhà xuất bản điện tử để lựa chọn những CSDL điện tử mà thư viện mình sẽ bổ sung.

Trên đây là những tính năng của phần mềm thư viện thế hệ mới Worldcat Management Services. Đây có thể nói là 1 trong những phần mềm được nhiều thư viện lớn trên thế giới sử dụng bởi những tính năng vượt trội giúp khai thác hiệu quả được nguồn tài liệu trong thư viện và ngoài thư viện.

IDT Vietnam hiện đang là đơn vị đại diện của mạng lưới thư viện toàn cầu tại Việt Nam. Quý Thư viện có nhu cầu tham gia mạng lưới có thể liên lạc IDT để được tư vấn và hướng dẫn chi tiết.