Phần mềm Koha - Giải pháp quản lý thư viện

1. Phần mềm  Koha là gì ? 

Koha là một hệ thống thư viện tích hợp mã nguồn mở (ILS) đầu tiên trên thế giới được sử dụng trên toàn thế giới bởi các thư viện công cộng, trường học và các thư viện đặc biệt. Một trong những phần mềm quản lý thư viện truyền thống phổ biến hiện nay. Phần mềm quản lý thư viện Koha áp dụng cho hơn 4.600 thư viện trên toàn thế giới. Được phát triển lần đầu tiên bởi Katipo Communications và thư viện Trust năm 2001.Tại Việt Nam, Koha đã được Việt hóa và đang phát triển bởi nhóm Koha Việt Nam.

2. Tính năng phần mềm thư viện Koha

Phần mềm mã nguồn mở Koha có đầy đủ tính năng của một ILS hiện đại, phù hợp với mọi loại hình thư viện như thư viện trường học, thư viện công cộng, thư viện các viện nghiên cứu,... và được quản trị bởi hệ quản trị cơ sở dữ liệu MySQL nên về mặt lưu trữ và xử lý dữ liệu không thua kém bất kỳ một hệ quản trị cơ sở dữ liệu nào khác như MSSQL, Oracle hay Postgres.

Về mặt nghiệp vụ, phần mềm quản lý thư viện Koha được xây dựng dựa trên các chuẩn chung của hệ thống thư viện thế giới và sử dụng giao diện web nên đảm bảo khả năng tương tác, tương thích giữa Koha và các hệ thống khác một cách dễ dàng. Koha bao gồm các phân hệ OPAC, lưu thông, biên mục, bổ sung, ấn phẩm định kỳ, bạn đọc, thiết lập hệ thống, các mối quan hệ chi nhánh và đặc biệt chức năng thống kê, báo cáo hết sức mềm dẻo, tùy biến dễ dàng đã đưa Koha trở thành Hệ quản trị thư viện tích hợp mã mở nổi tiếng, được nhiều thư viện lớn nhỏ trên thế giới sử dụng.

3. Ứng dụng  phần mềm Koha vào trong thư viện 

Phần mềm mã nguồn mở Koha được ứng dụng vào trong thư viện bao gồm 7 phân hệ

​

3.1.  Phân hệ Web - OPAC trong Koha

• Koha cho phép người dùng có thể đăng nhập và quản lý các thông tin cá nhân
• Phần mềm quản lý thư viện Koha cho phép người dùng tìm kiếm tài liệu với nhiều tiêu chí khác nhau (hầu hết tất cả các trường thông tin của tài liệu). Có thể sắp xếp tìm kiếm theo các tiêu chí ưu tiên

• Người dùng có thể đặt mượn tài liệu từ giao diện OPAC và theo dõi các đặt mượn, các giao dịch lưu thông với thư viện. Cho phép người dùng gửi tới thư viện các đề xuất bổ sung tài liệu. Khi đề xuất được tiếp nhận hay các tài liệu đã được bổ sung, Koha sẽ thông báo đến người gửi đề xuất

• Giá sách ảo: Bạn đọc đã đăng nhập được quyền lưu lại các thông tin tìm kiếm từ OPAC.
• Bạn đọc cũng có thể in hoặc gửi danh sách này qua email dưới định dạng IS02709. 
• Cho phép người dùng bình luận, đánh giá trên từng tài liệu. 

3.2. Phân hệ bạn đọc

- Koha cho phép thư viện quản lí từng cá nhân người dùng hoặc quản lí bạn đọc theo nhóm. 

- Phân loại bạn đọc theo nhóm dựa vào các tiêu chí: số tuổi tối thiểu/tối đa, số tiền cần để có thể đặt mượn sách, các chính sách trong phân hệ lưu thông, ...

- Phần mềm  phép nhân viên thư viện quản lý toàn bộ các thông tin và giao dịch mượn trả của bạn đọc: Ảnh cá nhân, số tiền đặt mượn (phạt/nợ), thông tin đặt mượn và thiết lập chính sách lưu thông riêng cho bạn đọc.

- Hỗ trợ nhập bạn đọc theo lô

3.3. Phân hệ biên mục

- Cho phép thư viện tạo nhiều khung biên mục mẫu phù hợp với các định dạng tài liệu: sách giáo khoa, sách giáo trình, sách tham khảo, luận văn luận án, ấn phẩm định kỳ...

- Cho phép thư viện nhập/xuất bản ghi biên mục dưới định dạng IS02709 và qua giao thức Z39.50.

- Sao lưu biên mục: Sao chép dữ liệu biên mục của biểu ghi

- Biên mục nhanh: Kết nối với các máy chủ Z39.50 để truy xuất dữ liệu biên mục.

- Dữ liệu có thể được hiển thị dưới nhiều định dạng khác nhau như dạng thông thường, dạng MARC, dạng nhãn MARC và định dạng ISBD

- Cho phép tìm kiếm bằng bất kì trường nào trong biểu ghi MARC, kết hợp nhiều tiêu chí để tìm kiếm nâng cao.

- Cho phép nhập dữ liệu theo lô

- Cho phép cán bộ thư viện khai báo các trường bắt buộc phải nhập, các giá trị mặc định

- Quản lý tính nhất quán trong thư viện 

3.4. Phân hệ lưu thông

- Phần mềm thư viện Koha có thể được thiết lập chi tiết theo 3 tiêu chí khác nhau: kiểu bạn đọc, dạng tài liệu, kho tài liệu

- Với mỗi chính sách lưu thông, có thể thiết lập mặc định số thời gian mượn tối đa cho người dùng (bao nhiêu ngày kể từ khi mượn), số tài liệu được mượn và được đặt mượn tối đa...

- Việc trả tài liệu dễ dàng: chỉ cần quét mã vạch của tài liệu được trả (cần máy đọc mã vạch)

- Cho phép bạn đọc đặt mượn từ giao diện OPAC

- Có chức năng mượn sách liên thư viện.

- Bạn đọc có thể trả sách ở bất kì thư viện chi nhánh nào thùy theo chính sách lưu thông của từng thư viện.

3.5. Phân hệ quản lý ấn phẩm định kỳ

- Đăng kí theo dõi và đánh giá ấn phẩm, có thể đặt mượn khi thư viện cập nhật tài liệu.

- Koha có thể quản lí ấn phẩm đến muộn so với lịch đặt mua và gửi thông báo tới nhà cung cấp.

- Quản lí được nhiều dạng APDK: nhật báo, tuần san, ấn phẩm hàng năm...

- Hiển thị trạng thái ấn phẩm trên giao diện web.

- Có thể hiển thị trạng thái APDK theo nhiều kiểu khác nhau trong giao diện OPAC/ Intranet

3.6. Phân hệ bổ sung

• Quản lý các nguồn ngân sách và quỹ
• Quản lí nhà cung cấp.
• Quản lí tài liệu.
• Quản lí khiếu nại.
• Quản lý các đề xuất mua tài liệu của bạn đọc

3.7. Phân hệ quản trị

• Cho phép cấu hình thông số cho toàn bộ các phân hệ trong hệ thống
• Cho phép phân một hoặc nhiều quyền cho từng kiểu thành viên:

+ Quản trị viên: Có thể truy cập tất cả các chức năng, thiết lập và thay đổi hệ thống. Phân quyền cho từng đối tượng sử dụng thư viện.

+ Nhân viên thư viện: Tuỳ thuộc vào công việc có thể phân công quản lí 1 hoặc nhiều phân hệ.

+ Bạn đọc: thiết lập quyền tìm kiếm, xem các dữ liệu, đặt mượn, đặt mua, bình luận, ...

• Phần mềm Koha cho phép tạo lập các báo cáo, thống kê.

Phần mềm quản lý thư viện Koha đang là phần mềm quản lý thư viện hàng đầu đang được sử dụng rộng rãi trong các thư viện.